Ребята, всем привет! 👋 В прошлом уроке мы разобрали как осуществлять отбор строк базы данных, значения которых удовлетворяют выбранным условиям в столбцах (в полях базы данных) с помощью фильтрации данных. Но зачастую одной лишь фильтрации для полноценного анализа базы данных не достаточно. А поэтому сегодня рассмотрим еще один из способов обработки и анализа базы данных который состоит в подведении различных итогов.
✨ А прежде, чем мы начнем 📣 напомню, теперь все видео 📽 предыдущих уроков доступны в 👉 одном месте.
Итоги – это быстрый способ вставки функций в определенные столбцы таблицы с группировкой данных в столбце, по которому подводятся итоги.
Ранее мы уже сталкивались с темой вычисления итогов когда рассматривали вычисления в таблицах Excel.
Сегодня более подробно рассмотрим настройку промежуточных итогов для диапазона данных.
⏩ Как настроить промежуточные итоги
⚠️ Обратите внимание! Не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применять к ним функцию промежуточных итогов.
🔔 К главным условиям, позволяющим настроить промежуточные итоги, относят следующие:
- шапка таблицы должна состоять из одной строки и размещаться на первой строке листа;
- в таблице не должно быть строк с незаполненными данными.
👉 Если Ваша таблица отвечает вышеперечисленным условиям можем приступать к настройке промежуточных итогов.
📝 Для того чтобы настроить промежуточные итоги следует:
- Отсортировать таблицу по полю (столбцу), для которого нужно подвести итог. Выделить любую ячейку таблицы:
- На вкладке Данные [Data], в группе Структура [Outline], выбрать Промежуточный итог [Subtotal].
- В поле При каждом изменении в [At each change in] выбрать поле (столбец), который сортировали, например Наименование товара:
- В поле Операция [Use function] выбрать нужную функцию, например сумма:
- В окне Добавить итоги по: [Add subtotal to] поставить флажки для тех полей, к которым будет применена операция, например кол-во на складе, шт:
- Жмем 🆗. И в условиях данного примера получаем той результат:
🔔 Теперь слева от таблицы будет отображаться ее структура.
Разберем подробнее, что означает каждый элемент.
⏩ Элементы управления
В разделе структуры имеются элементы управления 3 (трех) типов:
- Кнопки Скрыть детали [Hide Detail]
- Кнопки Отобразить детали [Show Detail]
- Кнопки уровня.
▶️ Кнопки Скрыть детали [Hide Detail] .
Когда строки в группе отображаются, рядом с группой появляется кнопка Скрыть детали:
▶️ Кнопки Отобразить детали [Show Detail] .
Когда группа строк скрыта, кнопка рядом с группой становится кнопкой Отобразить детали.
Нажав кнопку Отобразить детали, можно просмотреть строки таблицы данной группы.
▶️ Кнопки уровня.
Каждая из пронумерованных кнопок уровня (максимум 8) представляет уровень организации в таблице.
Нажав кнопку уровня, можно скрыть все уровни деталей, относящихся к нажатой кнопке.
В рассматриваемом примере:
🔔 Если к одним итогам добавляются другие, то при добавлении новых итогов нужно снять флажок Заменить текущие итоги [Replace current subtotals].
🔔 Для удаления итогов с листа выбрать в окне Промежуточные итоги [Subtotals] команду Убрать все [Remove All].
⏩ Команда Промежуточный итог
Команда Промежуточный итог [Subtotal] вставляет в таблицу новые строки, содержащие специальную функцию.
В отличие от отдельных функций – сумма, среднее, минимум и проч., команда Промежуточный итог [Subtotal] позволяет вычислить нужную функцию без вставки дополнительных формул.
📚 Синтаксис функции:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(Номер_функции; Ссылка [SUBTOTAL(Function_num; Ref)].
Описание аргументов:
- Номер_функции [Function_num] – это число от 1 до 11, которое указывает, какая функция использована при вычислении итогов внутри списка (в рассмотренном примере - это сумма)
- Ссылка [Ref]- это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.
⏩ Многоуровневые итоги
Многоуровневые итоги используют если необходимо подвести итоги по нескольким полям.
Алгоритм действий:
- определится с первым полем сортировки (например, сортировка по фирме производителю). В окне Промежуточные итоги [Subtotal] подвести итоги по данному полю сортировки:
▶️ Получаем результат:
- далее, определится со следующим полем сортировки (например, Кол-во на складе, шт и Продано, за месяц) и подвести итоги по данным полям сортировки, при этом обязательно снять флажок Заменить промежуточные итоги [Replace current subtotals]:
▶️ Получаем результат:
А на этом сегодня все. Теперь Вы можете с легкостью настроить подведение промежуточных итогов в своих таблицах Excel 👏
Продолжение следует...
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel. Следите за нашими новостями и вы узнаете больше о VBA и Excel в частности.
В следующих уроках более подробно рассмотрим:
☑ консолидацию данных
☑ анализ данных с помощью сводных таблиц, включая:
- создание и преобразование сводных таблиц;
- фильтры, срезы, временные шкалы в сводных таблицах;
- настройку полей сводной таблицы
и др.
За лайк 👍 и репост 🔁 данного поста благодарочка 💖 и респект 🤝 каждому!
#анализ базы данных в excel #обработка данных в excel #промежуточные итоги #многоуровневые итоги #отбор записи в excel #обучение excel #фишки excel #быстрый анализ в excel #таблицы excel #Как сделать анализ базы данных в Excel
