Недавно к нам обратилась компания, которая занимается сдачей автомобилей в аренду под такси. Большая часть автомобилей инвесторские. У компании возникла распространенная проблема - приходилось собирать данные из различных программ, таких как 1С, Автодилер и др, и вручную переносить их в таблицы. Это занимало очень много времени и сил. Поэтому решили автоматизировать свои отчеты в таблицах.
Далее мы подробно расскажем о задачах, которые перед нами стояли, и о том, как именно мы автоматизировали систему таблиц.
Коротко о задаче:
Инвестор покупает машины и сдает их в аренду, но не занимается организацией процесса. Условная компания (назовем ее Таксопарк) предоставляет возможность сдавать машины в аренду, берет на себя все обязанности по поиску арендаторов, обслуживанию, ремонту и расчетам. Чтобы снизить риски отдельно взятого инвестора, Таксопарк объединяет машины инвесторов в пулы (допустим по 30 машин).
Внутри пула суммируются все доходы и расходы, и рассчитываются выплаты инвесторам исходя из количества машин в пуле.
Выгрузка информации из программ, оформление расчетов и формирование отчетов и платежей происходили вручную и именно эти процессы необходимо было автоматизировать.
Решение
Для начала нам необходимо получить данные, с которыми мы будем работать
из программ “1C” и “Автодилер”. Для этого мы настроили скрипты для выгрузки данных на листы Google Sheets. Теперь выставив месяц и год, при нажатии кнопки на листе мы получаем данные из этих программ.
Лист 1С:
Лист Автодилер:
Теперь данных достаточно, чтобы сделать подробный отчет по каждой машине.
В отчете мы увидим доход по каждой машине за каждый день, выставив интересующий нас месяц и год.
Здесь мы видим уже усредненную информацию по доходам и расходам, комиссию Таксопарка и сумму, которую необходимо выплатить инвестору.
На этом листе мы настроили скрипт для отправки отчета через телеграм-бот для инвесторов. Отчеты формируются и отправляются автоматически по каждой машине после нажатия одной кнопки на листе, что экономит немало времени. Пример отчета :
Также можно сформировать один отчет по отдельной машине и отправить только его. На этом же листе для удобства клиента мы создали еще один скрипт. При нажатии одной кнопки в банковском приложении автоматически создаются платежки для отправки средств инвесторам.
По желанию клиента мы создали лист для аналитики пулов, чтобы отслеживать необходимые данные по месяцам и по годам. Лист похож на описанный выше отчет по машинам, в нем собирается вся информация по каждому пулу. Отдельно ведется лог данных старых отчетов и выплат.
То немногое, что клиенту нужно будет сделать вручную - это распределить машины по классам, определить к какому пулу эти машины принадлежат и кто владелец машины. Также присвоить ID пользователя Telegram (для отправки отчета инвестору) и ввести банковские реквизиты счетов инвесторов (по которым будут создаваться платёжки).
Данный кейс всего лишь пример, как с помощью формул и скриптов можно сэкономить огромное количество рабочего времени. Надеемся с помощью этого и других наших кейсов вы найдете новые идеи для оптимизации и своего бизнеса.
Если статья была вам интересна, оставляйте комментарии. Для нас очень важна обратная связь, ведь с помощью нее мы делаем наш продукт лучше.
Если у вас возникли вопросы по кейсу или необходимо разработать собственную систему учета, пишите в наш Telegram-чат.