Как раз в повествование об архивах уместно вклинить текст об общих принципах написания официальных запросов в эти учреждения. Оказывается, многие не знают принципов написания официальных запросов.
Вообще, требования к запросам универсальны и подходят к любому случаю: от жалобы в АП на распоясавшихся бояр, до запроса метрической записи в районном архиве. Для обращений есть пара особенностей, но они не такие уж и значительные.
Итак, первое, что нам нужно, это реквизиты. Мы указываем, кому направляется запрос: «В архивный отдел Утопического района Утопической области Республики Утопия». Затем перечисляем контактные данные учреждения: почтовый адрес с индексом, адрес электронной почти (при наличии), номер телефона (с кодом страны и региона). Где найти эти данные, я уже писал ранее.
Затем мы указываем, того, кто портит сотрудникам архивного учреждения день (то есть себя): ФИО, почтовый адрес проживания (ряд архивов посылают ответы Почтой России, так что правильно указывайте адрес и индекс), адрес электронной почты (вдруг нам повезло и наш архив уже дорос до XXI века), номер телефона (позвонят, если будут какие-то вопросы).
Переходим к основному тексту. Проявите свою воспитанность – поприветствуйте неизвестного сотрудника, который займётся исполнением вашего запроса. Чётко и максимально подробно опишите суть запроса: «Прошу найти метрическую запись о рождении Сергея Викторовича Пупкина, который родился в 1912 году в селе Утопичном». Если известны архивные реквизиты – указывайте. Можете упомянуть, что восстанавливаете историю семьи и на этот запрос вся надежда.
В конце не забудьте поставить дату написания запроса и оставить ФИО автора. Готово! Вы молодец.
#генеалогия_теория
