Из-за дефицита чековой ленты ФНС временно не штрафовала за невыдачу бумажного чека. Но теперь все регионы обеспечены лентой, и злоупотребления, связанные с невыдачей кассовых чеков пользователями ККТ, будут рассматриваться ФНС России как нарушение законодательства о применении ККТ. Об этом ФНС сообщила в письме от 28 апреля 2022 года № АБ-4-20/5290@. Чтобы не зависеть от бумаги и экономить на ленте вместо бумажных можно выдавать электронные чеки. Рассказываем, как это делается.
Что такое электронный чек
Электронный чек направляют покупателю на его электронную почту или по СМС. Он имеет такую же юридическую силу, что и бумажный. По нему можно вернуть товар, при необходимости распечатать и приложить к претензии или судебному иску, к налоговой декларации, договору и т.д.
В электронном чеке обязательно должны быть:
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники,
- сумма;
- дата и время расчёта;
- фискальный признак документа;
- номер телефона и адрес электронной почты покупателя и продавца;
- код маркировки, код GTIN и серийный номер (для маркированных товаров).
Чтобы кассир смог отправить электронный чек, покупатель должен предоставить свой номер телефона или адрес электронной почты. Касса должна быть подключена к интернету, иначе документ не отправится.
По умолчанию опция отправки чеков на e-mail подключена у всех операторов ОФД, потому что она бесплатна. А пакет СМС может входить в купленный тариф. В некоторых случаях его нужно покупать отдельно. Чем больше пакет, тем дешевле выходит каждый чек. В среднем около 2 рублей за СМС-сообщение.
С электронными чеками вы экономите на расходниках, можете менять шаблоны, делать их брендированными, добавлять рекламу, акции или важную информацию для клиентов.
Но будьте готовы к тому, что клиент откажется предоставить номер телефона или e-mail. Потребуется время на объяснение, зачем это нужно, и на то, чтобы ввести полученные данные в кассу. Если у магазина большой трафик, это неудобно и тормозит очередь.
Как отправлять электронные чеки
Шаг №1. Настройте отправку чеков в личном кабинете ОФД
Рассмотрим как это сделать на примере «Платформа ОФД»:
- Кликните по разделу «Лицевой счёт» и в открывшемся списке выберите «Электронные чеки».
- Переведите в активное положение тумблеры отправки электронных чеков на номер телефона и по e-mail.
Перезагрузите страницу и убедитесь, что тумблеры остались в активном положении.
При необходимости вы можете настроить дополнительные опции: сделать чек именным или добавить в него логотип компании, рекламу и т.д.
Шаг №2. Отключите функцию печати бумажных чеков на кассе
Если этого не сделать, то касса по-прежнему будет подавать команду печати на принтер чеков, и вы не сможете завершить операцию продажи. Даже если укажете, что нужно отправить электронный чек. При отключении функции касса успешно закроет продажу, а документ будет сформирован только в электронном виде.
Перед отключением уточните у поставщика оборудования, поддерживает ли прошивка кассы сохранение чека в фискальном накопителе без его печати.
Вариантов отключения печати может быть несколько:
- Отключение печати в настройках аппарата. Например, на кассах Атол Sigma для этого в «Настройках» нужно выбрать раздел «Принтер чеков». Затем отключить параметры «Печать чеков при продаже» и «Печать чеков при возврате».
- Активация запрета при продаже. При этом заранее заходить в настройки и отключать печать не нужно. Такую возможность поддерживают кассы aQsi.
- Через сторонние решения. Например, на кассах Эвотор настроить отправку чеков можно через приложения «Отправка чеков на e-mail» или «Отправка чеков по SMS со смарт-терминала». Там можно настроить, чтобы касса всегда отправляла только электронные чеки без печати бумажного или каждый раз запрашивала, нужно ли печатать чек. В последнем случае вам не придётся каждый раз идти в настройки, чтобы отключить или включить функцию печати.
- Настройка в программах товароучёта. Если касса связана с товароучётной программой, например, 1С:Розница или 1С:Управление торговлей, то отключить печать бумажных чеков можно в разделе «НСИ». Там достаточно установить галочку «Не печатать чек в РМК» или «Не печатать чек ККТ при отправке электронного чека» соответственно.
Узнать, как отключить печать бумажных чеков на конкретной модели онлайн-кассы, можно в руководстве пользователя. Если его у вас нет, найти можно на официальном сайте производителя оборудования.
Если настроить кассу самостоятельно не получилось, обратитесь к специалистам техподдержки компании, предоставившей вам онлайн-кассу.
Шаг №3. Отправьте чек на кассе
Рассмотрим процесс на примере онлайн-касс разных производителей.
Эвотор 7.2. После того, как добавите товар в чек, нажмите «К оплате» и переведите тумблер в режим «Электронный чек». Выберите способ: «На эл.почту» или «По SMS», затем введите данные, которые продиктует клиент. Нажмите «Оплатить», выберите способ оплаты — наличными, картой, — и завершите операцию.
Атол Sigma 10. Добавьте в чек товар, нажмите «Оплатить». В открывшемся окне выборе способа оплаты нажмите «Данные для электронного чека». Затем выберите тип отправки, введите данные и нажмите «Готово». Завершите операцию.
Отправлять электронные чеки можно, если на кассе установлено ПО Frontol xPOS 3.0 и Frontol 6. Если на касса работает под управлением другой версии ПО, то его нужно переустановить.
МТС Касса 5. Сформируйте чек продажи и после выбора формы оплаты нажмите на иконку в виде конверта в правом верхнем углу. Укажите номер телефона или e-mail, кликните «Сохранить». Касса отправит чек клиенту после того, как вы нажмёте «Оплатить».
Вики Мини. Добавив товар в чек, нажмите «Добавить покупателя». Впишите адрес электронной почты или мобильный телефон клиента, затем включите тумблер «Отправить чек покупателю» и нажмите кнопку «Сохранить». Завершите операцию. Касса отправит электронный чек покупателю.
aQsi 5. Добавьте товары или услуги в чек и нажмите «Оформить чек». Затем нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Электронный чек». Укажите способ отправки и введите данные. Переведите тумблер в положение «Не печатать бумажный чек» и нажмите «Отправить чек». Завершите операцию, указав способ оплаты.
Что делать, если клиент не говорит свои данные, а чековой ленты нет
Вы можете создать отдельную почту, куда будете направлять электронные чеки, а затем распечатывать их на принтере и отдавать клиенту.
Еще один вариант — направлять чек на свой телефон, делать скрин и отправлять клиенту, например, через Bluetooth. Трудоемкий процесс, но если нет других вариантов, используйте этот.
Если в дальнейшем планируете масштабировать бизнес, то можно запустить собственную программу лояльности с дисконтными картами и создать приложение. В нём покупатель сам настроит получение электронных чеков вместо бумажных, и в момент расчёта система будет автоматически отправлять электронные чеки клиенту.
Главный плюс в том, что не нужно будет каждый раз запрашивать у покупателей номер или e-mail. Сейчас такое решение активно применяют в ритейле: Магнит, Пятёрочка, Ашан, Дикси и прочие.
Какие штрафы будут, если не отправить чек
Если продавец не отправит чек, то в соответствии с ч. 6 ст. 14.5 КоАП инспектор может вынести предупреждение или применить штраф в размере:
- 2 тыс. руб. — для продавца или ИП;
- 10 тыс. руб. — для организации.
Если в чеке отсутствуют номер телефона или e-mail, по пункту 4 той же статьи за это грозит предупреждение или штраф:
- для должностного лица и ИП — от 1,5 до 3 тыс. руб.;
- для организации — от 5 до 10 тыс. руб.
Если покупатель неверно указал данные, и электронный чек был отравлен не тому человеку, то в таком случае магазин не виноват. Продавец не обязан проверять подлинность полученных данных. Поэтому в таком случае штрафа не будет.
