Мы в Интерлогике часто работаем с так называемыми «красными строками» или с отрицательными остатками. Они влияют на порядок в учёте, на точность расчёта себестоимости, на ценообразование, а ещё на пополнение запасов. В общем, если в бизнесе есть «минуса», узнать финрезультат не получится! Разбираемся, что с этим делать!
👋Привет, это Алексей Баранов! Я руковожу Интерлогикой и отвечаю за стратегию в проектах автоматизации. В общем, делаю так, чтобы проекты реализовались и были выгодны!
Если вам некогда читать статью или смотреть видео, то приходите к нам на консультацию — у нас классные специалисты и финансисты, которые уберут минусы и наведут порядок!
Что такое «отрицательные остатки»
Отрицательные остатки — это запись в товароучётной программе со знаком минус.
Программа показывает, что на складе осталось, например, «−10 пачек сахара».
В природе не может быть такого «минус сколько-то товара на складе». Но в учёте бывают такие записи, только значат они совсем другое. Чуть позже я объясню настоящее значение отрицательных остатков!
Красные строки существуют в программах из-за того, что в какой-то момент разрешили продавать в минус. По умолчанию все товароучётки работают с натуральными цифрами. Это настройку иногда отключают. Например, на кассе стоит клиент, держит в руках сахар, который взял с полки. Кассир не может пробить товар, так как по программе товара не существует. Это бред, с точки зрения продаж! Вот он сахар, вот клиент с деньгами. Поэтому часто отключают настройку и разрешают продажу в минус. Но оставлять это нельзя, я бы даже рекомендовал «как только разрешили продажу в минус, запускаем частичную инвентаризацию».
Как работает идеальный склад и почему в нём нет отрицательных остатков
Идеальный склад автоматизирован, все процессы прописаны и любой человек со стороны может за 10-15 минут найти любой товар. Для этого нужно автоматизировать учёт, если что, то за этим к нам мы работаем с 2003 и знаем, как должен работать учёт практически в любом бизнесе!
Рассмотрим идеальный процесс приёмки. Поставщик привозит 5 коробок с сахаром. Кладовщик проверяет документы и пересчитывает товар, если всё сходится — подписывает товарную накладную. Её заносит в товароучётку и записывает на какую полку, какого шкафа поместил коробку.
На идеальном складе Илона Маска товар пересчитывают роботы со сканерами штрихкодов, и нейросети компьютерного зрения, а товарная накладная отправляется по ЭДО. Ошибки из-за невнимательности — невозможны, а скорость процессов возрастает в десятки раз.
👉 А ещё на идеальном складе каждый квартал проводят инвентаризацию. Но у них не бывает расхождений, это лишь регламентная процедура.
А теперь спустимся в реальный мир. Коробку с сахаром привозят в 5 утра, ленивый и сонный кладовщик хочет побыстрее избавиться от бумажной работы, а не считать пачки сахара или перепроверять цифры номенклатуры.
Как работает реальный склад и откуда берутся отрицательные остатки
Поставщик ранним утром привозит на склад 5 коробок товара. Кладовщик работает с этим водителем уже третий год и доверяет ему, поэтому быстро принимает документы и коробки, не пересчитывает и отпускает его.
—У вас бухгалтерия правильно документы выписала?
—Конечно! Нам можно доверять!
—Ок!
В общем, такое «доверие» приводит к проблемам. Например, по невнимательности, какой-то листочек улетает. Какая-то коробка путается, например, сгущёнка «Рогачевъ» путается со сгущёнкой «Главпродукт». Или в документах написано «сахар белый», а был заказан и оплачен «сахар тростниковый». Сахар и сахар, чего разбираться?
Собственно, возникает пересортица. Одного товара фактически больше, другого меньше. Похожая ситуация может возникнуть и на кассе, особенно если она не автоматизирована, покупатель заказывает батон нарезной, а ему продали нарезной с изюмом. Теперь фактические цифры на полках одни, а в программе другие.
8 причин появления отрицательных остатков
Попробую собрать причины появления отрицательных остатков в списочек и объясню их природу:
- Ошибки в процессах приёмки товара. Кладовщик принял один товар, когда надо было принять другой или не пересчитал его, например, заказывали 240 булочек, а привезли 230.
- Ошибки в документообороте. Частный случай предыдущей проблемы, но может быть такая ситуация, товар пересчитали, на месте договорились, что поставщик переотправит документы с правильными цифрами, и забыли об этом.
- Потери физических документов. Удивительно, но это действительно происходит часто, водитель привозит файлик документов, кладовщик берёт, а какой-нибудь листик останется лежать в ящике стола и так на пару месяцев. В результате его не занесли в товароучётку, а работа идёт.
- Занесение данных задним числом. Частный случай потерь. По какой-то причине, некогда было или документ вот только нашёлся, данные начинают вноситься и как-будто задним числом.
- Пересорт на кассе. Обыкновенная невнимательность, когда на самом деле продают сгущёнку «Рогачев», а по программе пробили «Главпродукт».
- Ошибка в маркировке весового товара. Магазин закупил 20 головок сыра «Российский». Пока продавец нарезал на кусочки, которые купит потребитель — что-то «теряется», в конце концов упаковка тоже вес имеет! Но фактические цифры опять же отличаются от реальных.
- Не проводятся инвентаризации или проводятся некорректно.
- Воровство. По понятной причине предприниматели предпочитают игнорировать эту причину, но на практике, это популярная причина возникновения отрицательных остатков, наряду с пересортом.
👉 Отмечу, что подобное происходит не только в продуктовых магазинах «у дома». В строительных магазинах часто закупают большой ящик гвоздей, который после распаковывается на более мелкую упаковку. Секонхэнды вообще закупают одежду мешками по 100-200 кг, а продают поштучно. Это всё «узкие» места учёта, которые могут привести к отрицательным остаткам.
Почему нельзя игнорировать отрицательные остатки
Отрицательные остатки — тревожный сигнал о беспорядке в бизнес-процессах, на складе, в учёте, в документообороте или с поставщиками. Это приводит к воровству ТМЦ, к кривым отчётам и невозможности узнать финрезультат или себестоимость.
Воровство. Сотрудники крадут товары, когда знают, что не попадутся или никто не будет проводить проверки. Причём видеонаблюдение не помогает, все понимают, что 24/7 никто в камеры не смотрит. Смотрят, только если случилось чего. А с момента кражи может произойти много времени. А вот если сотрудники знают, что на складе строгий учёт, как только находят недостачу — проводят инвентаризацию, а сотрудники материально ответственны» — кражи почти невозможны.
Кривые отчёты. Для расчёта себестоимости нужно делить на товар, в том числе на остатки. Делить на ноль — нельзя. Уже этого достаточно, чтобы понять, что отчёты будут неверными. Будут ошибки в товарных отчётах, в финансовых — прощай финансовый результат, прибыль, рентабельность компании. Отчёт о прибылях и убытках тоже неизвестен.
Ошибки в документообороте — одна из частых проблем возникновения отрицательных остатков! Например, поставщик на склад привозит товар, отдаёт документы, кладовщик не глядя принимает товар и документы. Часть документов теряется, и данные не заносятся. Из-за этого возникает куча проблем: новый товар не вносится в учёт, себестоимость сбилась и так далее. Велика вероятность, что подобные ошибки происходят и на других участках учёта.
«Страдает» маркетинг и товарная аналитика. Маркетинг опирается на данные товарной аналитики: какой товар популярный, какой «застоялся», на какой товар можно запустить акцию. Какой товар маржинальный и его бы пора пополнить?
👉 В торговле с партионным учётом, серийными номерами или со скоропортящимся товаром — всё становится сложнее, а ошибки больнее.
Методы контроля отрицательных остатков
Каждый день нужно формировать отчётность по товарам с отрицательным остатком и по последнему чеку, находя товар, который давно не продавался.
Отчёт по отрицательным остатком подтолкнёт к поиску пересортицы. Например, найдя «минус 10 батонов нарезных с изюмом», мы логически додумаем, что вместо него продавали просто «нарезные батоны».
Последние продажи подталкивают к поиску товаров, который по учёту есть, а в реальности нет. Это косвенный показатель отрицательных остатков, возникших из-за пересортицы.
Как убрать отрицательные остатки
Если вы дочитали до этого места и поняли, что вам нужна помощь, чтобы избавиться от отрицательных остатков в учёте — зовите нас, мы с радостью поможем, можете оставить заявку в низу страницы!
Что нужно, чтобы выровнять минусовые остатки? Провести инвентаризацию! Да, это болезненный и неприятный шаг для любого бизнеса. В крайнем случае можно провести частичную инвентаризацию, но нужно помнить о пересортице! Если вы нашли отрицательные остатки по одной сгущёнке, скорее всего, другой сгущёнки должно быть больше, поэтому пересчитывать придётся всю молочку.
Но, в целом важнее не просто исправить красные строки, а создать систему, которая исправит всю ситуацию и не допустит возникновения подобных ситуаций. Мы разработали подробный чек-лист «для исправления минусов», готовы им поделиться!
👉 Забрать чек-лист исправления отрицательных остатков
Вкратце он выглядит так:
- Разобраться в бизнес-процессах, из-за чего возникают ошибки. Не разобрались, приходите к нам.
- Назначить и обучить МОЛов.
- Навести порядок в приёмке и отгрузке.
- Обучить персонал.
- Правильно контролировать и мотивировать сотрудников.
- Провести инвентаризацию, привести учёт к реальным цифрам.
Пожалуй, это всё что нужно знать, чтобы получить порядок на складе и в отчётах. Если учёт товаров на складе и в программе совпадают, то в 1С или другой системе можно автоматически сформировать отчёты о себестоимости, о прибылях и убытках, рассчитать рентабельность.
👉 Если есть вопросы или нужна помощь, приходите к нам на консультацию. У нас классные специалисты, которые за 1 час помогут избавиться от отрицательных остатков.
Эти ссылки для дополнительного чтения, мы отобрали вручную:
— Кражи в торговле, кто виноват
— Что нужно знать, при автоматизации склада
— Видеонаблюдение увеличило продажи на 7%
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Запишитесь на бесплатный курс «Финансовые и торговые отчёты»
Спасибо экспертам Интерлогики, за материал «Отрицательные остатки на складе»
