В конце ноября 2021 года вступили в силу статьи 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ, которые дали возможность организациям и ИП с работниками вести кадровый документооборот только в электронном виде, без бумажных распечаток.
Пока что внедрение электронного кадрового документооборота в организации — дело сугубо добровольное. Но это лишь вопрос времени. Есть все предпосылки, что в недалёкой перспективе кадровый ЭДО станет обязательным. Поэтому уже сейчас работодателям надо быть в курсе основных моментов.
Какие кадровые документы могут быть электронными
Да практически все: локальные нормативные акты, договоры (трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности), приказы работодателя, различные заявления, уведомления, извещения и объяснения, график отпусков и так далее. Проще сказать, что должно остаться на бумаге:
- трудовые книжки, если работник не перешёл на электронную книжку (напомним, что у тех, кто сейчас впервые устраивается на работу, трудовая книжка может быть только электронной);
- СТД-Р, если работник хочет получить бумажную форму;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда;
- акты о несчастных случаях на производстве по форме Н-1.
Электронные кадровые документы и работодатель и работник должны подписывать электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о материальной ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится квалифицированная подпись, работнику — неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, а работнику — простой. Сотрудникам, у которых нет электронной подписи, её должен оформить работодатель за свой счёт.
Техническая сторона вопроса
В настоящее время КЭДО можно вести только с помощью вашей учётной программы, которая его поддерживает. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретённый у стороннего разработчика. Например, вы можете использовать облачный сервис кадрового делопроизводства iКЭДО, с помощью которого внедрите полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.
Участие в тестировании КЭДО
Во втором квартале 2022 года открывается предзапись на внедрение продукта iКЭДО по минимальному тарифу.
Есть и альтернативный вариант — бесплатная система на портале «Работа в России» с авторизацией работодателя и работника через Госуслуги, но пока что сервис практически недоступен.
Почему внедрение кадрового электронного документооборота актуально уже сейчас
Сейчас власти не требуют в обязательном порядке переходить на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Внедрить систему электронного документооборота в кадровое делопроизводство можно потом, но на самом деле лучше уже сейчас. И вот почему.
В первую очередь необходимо учесть все практические преимущества внедрения электронного документооборота:
- Экономия времени.
Обмен электронными документами происходит практически моментально.
- Минимизация ошибок в документах.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать ошибок, поскольку во многих сервисах есть функция «умного редактора».
- Контроль за процессом обмена документацией.
В любой момент можно узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.
- Освобождение помещений, выделенных под архив.
Если организовать архив в электронном формате, это не только позволит освободить место в офисе, но и обеспечить сохранность документов, а также удобный доступ к ним.
Внедрение ЭДО позволяет сэкономить не только время, но и средства. Если наладить электронный документооборот в компании, это весомо сократит затраты на бумагу и копировальные расходники, а также на услуги курьерской службы.
Таким образом, за счёт внедрения КЭДО можно не только оптимизировать внутренний документооборот в компании, но и в значительной степени улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик и отслеживать их статус.
Как работодателю перейти на КЭДО
Вот пошаговый алгоритм.
Шаг 1. Разработайте и примите локальный акт об электронном кадровом документообороте. Его можно оформить в виде положения или в виде приказа. В ЛНА обязательно нужно прописать вот что:
- какая информационная система будет использоваться для электронного документооборота;
- перечень электронных документов и категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Кстати, работодатель вправе перевести на КЭДО не всю компанию, а лишь какие-то отделы или, например, только дистанционных сотрудников;
- с какой даты вводится КЭДО и в какой срок работники должны быть уведомлены о переходе на электронный документооборот. Тут всё полностью на усмотрение работодателя, закон не устанавливает никаких дат или периодов для таких действий.
В Положении о КЭДО можно также закрепить условия, описывающие порядок доступа работодателя к информационной системе, но это по желанию.
Скачать образец приказа о КЭДО
Шаг 2. Составьте и утвердите порядок ведения КЭДО. В Трудовом кодексе говорится, что это должен быть отдельный документ. Дублировать в нём положения из ЛНА ни к чему, а вот эти три момента урегулировать надо:
- в какие сроки работники должны подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. В ТК РФ никаких ориентиров нет, поэтому работодатель вправе установить сроки, что называется, «под себя»;
- кто из персонала и как инструктирует работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО. Как правило, ответственным за инструктаж назначают руководителя отдела кадров;
- в каких исключительных случаях документы, в отношении которых ведётся КЭДО, могут быть оформлены на бумаге. Пример такого случая — сбой в работе информационной системы, которая используется для КЭДО.
Скачать образец Порядка ведения КЭДО
Шаг 3. Направьте всем сотрудникам уведомление о внедрении КЭДО и получите их письменное согласие. С теми работниками, которые не дали согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. У работников, которые в 2022 году впервые официально устраиваются на работу, не надо получать согласие. С ними можно сразу вести КЭДО.
Скачать образец уведомления о переходе на КЭДО
В заключение напомним: сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как и у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении должны храниться 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — три года.