В системах электронного документооборота с каждым годом все более востребованными становятся инструменты и утилиты для проектного управления. Причина проста – организации, занимающиеся коммерческой или некоммерческой деятельностью, нередко сталкиваются с необходимостью выполнения целой цепочки деловых задач. При этом нередко за задачи в этой цепочки ответственны разные люди.
Для того, чтобы коммуникация между ними была максимально проста, а выполнение каждой задачи было легко контролировать, в системах электронного документооборота предусмотрены модули для управления проектами. Именно о них поговорим сегодня в статье.
Особенности проектов
Главной характерной чертой работы над проектом является наличие большого объема контента. Имеется ввиду не только документы (как в электронном, так и традиционном формате), но и переписки по электронной почте и в мессенджерах, касающиеся проекта, а также изображения, видеозаписи, аудиозаписи и другие медиафайлы.
Для заказчика же главное в проектном управлении – это не только возможность собрать весь контент по проекту в одном месте, но также обеспечить грамотный и качественный контроль за исполнением проекта. Важно предоставить участникам и руководителю проекта всю релевантную и актуальную информацию по проекту: сроки исполнения, описание цели кейса, обсуждение задач, бюджеты на каждый этап работы, доступные и необходимые ресурсы и так далее.
Как СЭД обеспечивает проектное управление?
Электронный документооборот предоставляет функционал по автоматизации процессов по управлению проектной деятельностью, а также обеспечивает повышенную прозрачность этих процессов.
Система по управлению проектами направлена на выполнение следующих основных задач:
- Обеспечить грамотное документационное сопровождение проекта;
- Поддержка электронного документооборота, как в рамках проекта, так и во всей организации;
- Возможность обсуждения и распределения задач, грамотная коммуникация внутри проекта;
- Оптимизация процесса работы над проектом с целью сокращения финансовых и временных затрат;
- Ведение архива проекта.
Важным преимуществом системы проектного управления является интуитивно понятный интерфейс, благодаря чему любой участник проекта, знакомый со спецификой работы с СЭД, сможет самостоятельно разобраться с данной системой и максимально быстро адаптироваться к новым условиям.
Управление проектом
Вернемся к пользе данной системы непосредственно для руководителя проекта. Первым и самым очевидным преимуществом является возможность отслеживания статуса исполнения каждой конкретной задачи, а также функционал, позволяющий назначить ответственного за исполнение задачи, при необходимости узнать его контактные данные.
Процесс распределения задач очень прост – достаточно закрепить задачу за конкретным пользователем. И данный пользователь увидит новую задачу в своем интерфейсе, в том числе получит всю необходимую информацию о сроках сдачи проекта, его бюджете и другие данные.
Для обсуждения задачи между участниками проекта предусмотрен специальный функционал. Иными словами – пользователям не нужно переходить в сторонние программы или утилиты, обсудить все возникшие вопросы можно внутри СЭД.
Таким образом мы получаем систему, в которой максимально оптимизирован процесс работы над кейсом для всех участников проектной деятельности.
Анна Манжиева, системный аналитик