Что такое задача в Битрикс24.CRM?
Это формализованное указание, распоряжение, приказ сотруднику компании обязательный для исполнения.
По нашему мнению и опыту, Задачи в Битрикс24.CRM - являются основным элементом планирования деятельности, контроля исполнения каждого сотрудника и компании в целом.
Модуль задачи это – многофункциональный инструмент, который позволяет оценить деятельность каждого сотрудника, отдела, участка, контролировать эффективность работы и управлять компанией любого масштаба.
Где в портале живут задачи?
- Везде, во всех сущностях.
- Во вкладке столбике левого главного меню.
Как отображаются задачи на экране?
- В режиме «Мой план» (старое название «Канбан»).
- В виде «Списка» (удобной электронной таблицы особенно ценится руководителями отделов и оперативного звена).
- В виде таблицы «Ганд» (особенно ценится руководителями производственных, проектных, конструкторских и логистических отделов, так как она ярко демонстрирует связанные между собой задачи в рамках общих проектов и является удобным инструментом планирования в привязке в временным рамкам).
- В виде стандартного «Календаря» с расстановкой задач по крайнему сроку и с выводом на экран одного рабочего дня, недели или месяца.
- В виде прямой ссылки в любом лиде, сделке или заказе.
Правила работы с задачами:
- Нужно один раз настроить фильтры с параметрами вывода задач на экран, потом всегда при необходимости можно будет поправить. Обычно на экран выводят задачи сразу на рабочую неделю, но это дело не только вкуса, но и практичности и личного комфорта. Штатные фильтры всем предлагают по умолчанию варианты: задачи в работе, отложенные, просроченные, почти просроченные или завершенные. Более тонкая настройка осуществляется пользователями под себя любимого.
- Рабочий день сотрудника начинается с ознакомления с планом задач на сегодня, на завтра и текущую неделю.
- В первую очередь необходимо приступить к исполнению задач на сегодня, к просроченным задачам и задачам, имеющим фиксированный крайний срок.
- Если задачи нет в Битрикс24.CRM, то ее можно не делать!
- Если у задачи нет крайнего срока, про нее можно забыть!
- У каждой задачи должен быть исполнитель - ответственный за результат!
- При работе над задачей каждый ответственный обязан включать таймер учета рабочего времени. Если работа над задачей прерывается, то нужно не забыть перевести эту задачу на паузу.
- У одного сотрудника не может быть больше одной задачи в работе одновременно.
- Непосредственный руководитель сотрудника всегда четко в курсе чем в это время занимается его подчиненный.
- Статистика выполнения реальных типовых задач является важным фактором при планировании, распределении работы в компании и разработки ценовых тарифов за услуги клиентам.
- Если таймер задачи во время работы над ней не включается, то исполнитель сделает такую задачу для клиента бесплатно, ведь счет на оплату клиенту начисляется по затраченному времени и коэффициенту квалификационной классности специалиста. По отчету всем будет ясно что вместо работы над задачей сотрудник как бы ничего не делал, ну а потом по подвигу и заработная плата будет ему начислена как исполнителю.
- Каждая задача должна быть выполнена в срок!
- Если задача не может быть выполнена в срок, то исполнитель обязан оставить краткий мотивированный комментарий и если крайний срок не зафиксирован, то изменить срок на реальный.
- Если задача не может быть выполнена в срок, а крайний срок у задачи фиксированный, то исполнитель обязан незамедлительно информировать всеми доступными способами постановщика задачи о происшествии и оставить мотивированный комментарий.
Кто ставит задачи сотрудникам?
- Сами себе сотрудники.
- Непосредственные руководители.
- Коллеги.
- Сотрудники компании при планировании общих пересекающихся дел.
- Внешние обработчики или приложения.
Нужно ли боятся писать комментарии информировать постановщика о нарушении сроков?
- Нет, ведь причины могут быть объективными и не зависящими от желания исполнителя. Клиент может просто попросить передвинуть срок, поставщик может сорвать график поставки…
- На сотрудника может быть переведено задач больше, чем он физически выполнить.
- Не соблюдение сроков — это отдельный повод для руководителей и технологов, для разбора полетов и устранения условий и причин, которые влияют на сроки. Возможно просто нужно увеличить штат сотрудников или применить новые технологии.
Видит ли непосредственный начальник количество задач у подчиненных и их статусы?
- Да, видит.
- На то он и начальник, чтобы держать ситуацию под контролем, вовремя помочь советом, действием или ресурсами.
- Задачи сотрудников могут видеть и специально назначенные сотрудники с соответствующими полномочиями и правами.
Как в CRM живут задачи?
- Персонально (задачи которые сам себе ставит сотрудник, планируя работу).
- В привязке к рабочим группам CRM, проектам, отделам, цехам, офисам, лидам, заказам и сделкам.
Как в случае чего найти неактивную задачу?
- Оперирую штатным инструментом Битрикс24.CRM строка глобального поиска по названию или фрагментам слов.
- Используя фильтр модуля задачи.
Кто отправляет сотруднику уведомления о том, что сроки поставленных ему задачи истекают?
- Штатное программное обеспечение Битрикс24.CRM волнуется и пишет напоминания в чат и мобильные PUSH уведомления вежливо напоминая на то, что надо не сплоховать и уложиться в поставленные сроки.
- Роботы и бизнес-процесс если об этом заранее позаботились начальники и администраторы портала.
- Если задач у исполнителя не очень много, то такие напоминания идут на пользу и сильно не раздражают, а если задач в производстве очень много – десятки и сотни, то уведомления пролетают мимо внимания и исполнителю лучше самому ориентироваться на крайние сроки и спасать свою репутацию.
- При больших информационных потоках можно и нужно попросить администратора портала отключить мешающие уведомления.
- Каждый сотрудник в личном кабинете может отключить отправку PUSH уведомлений о задачах, которые через 24 часа могут перейти в категорию просроченных.
Зачем нужны счетчики?
- Счетчики помогают ориентироваться в потоке, видеть новые, находящиеся в работе и просроченные задачи, определять приоритеты, координировать рабочие планы и концентрировать внимание на основной работе.
- Оперативно выделять поступившие комментарии по незакрытым задачам и отвечать на них коллегам.
- Выполнять основную цель каждого рабочего дня – достигнуть победы над счетчиками и все их закрыть.
- По счетчикам система автоматически определяет насколько эффективно работает сотрудник.
Из каких обязательных полей и условий состоят задачи?
- Тестового описания условий, параметров, действий, ссылок и вложений к описанию.
- Постановщика – задачи.
- Ответственного – исполнителя задачи.
- Крайнего срока с фиксированным или не фиксированным значением.
- Поля для записи комментариев.
Какие дополнительные поля, лайфхаков и возможности есть у задачи?
- История работы над задачей.
- Журнал времени (Время) работы над задачей.
- Вкладка для вложения файлов (Win + Shift + S) прямое копирование скриншот выбранной области экрана и вставка экрана.
- Возможность и скрытие набора полей задач на экране.
- Есть возможность, группировки, синхронизации, импорта и экспорта.
- Прикрепить чек-листы к задачам.
- Создавать неограниченное количество подзадач для основной задачи.
Как оценивать эффективности сотрудников по работе с задачами?
- Можно строить общие типовые отчеты с применением штатного модуля Битрикс24.CRM «Эффективность».
- Готовый шаблон типового отчета выводит на экран общую информацию о процентом соотношении и количестве задач, находящихся в работе, о завершенных и о задачах с замечаниями и динамику за интересующий срок с разбивкой по дням.
- Можно отнестись к оценке работы над задачами профессионально и строить детальные отчеты с применением внешнего приложения «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]» разработанного Лабораторией автоматизации «LOG [IN] OFF».
- Отчеты приложения «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]» позволяют анализировать в режиме реального времени работу по задачам по всем параметрам каждого сотрудника, группы специалистов, отдела, офиса или подразделения.
- Доступы к отчетам по задачам предоставляется персонально сотрудникам, их руководителям, аналитикам, технологам, начальникам производств.
- Готовые постоянно обновляющиеся отчеты могут выводится на общие офисные или производственные экраны и табло.
Особая фишка информация и отчеты:
- О незакрытых задачах, уволенных или выведенных за штат сотрудников.
- Себестоимость задач (автоматически пополняемая информационная база для расчета оплаты заработной платы, оценки квалификационных качеств специалистов и выставления реальных счетов для клиентов).
- Пульс задач.
- Задачи, закрытые по истечении сроков.
- Задачи, не имеющие сроков.
- Задачи согласования, по сделкам, по лидам, по сбору обратной связи от клиентов.
О приложении:
- Приложение «Статистика компании» работает в любой версии «Облака» и «Коробки» Битрикс24.CRM и распространяется по подписке Битрикс24.Маркет.
- Установка приложения бесплатная если у Вас оформлена и действует подписка на Маркет24.
- Если подписка на Маркет24 не оформлена, то ее цена опубликована на официальном сайте Битрикс24.CRM и зависит от вашего используемого вами тарифа и стоимости лицензии https://www.bitrix24.ru/prices/.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
