На стыке двух проблем: с одной стороны огромной конкуренции на рынке труда среди тендерных специалистов просто по факту их большой численности, а с другой отсутствие у их нанимателей представления каким же должен быть этот спец, что он может и какую пользу приносит.
Главный вопрос: Что оценивать?
Плохие вопросы при отборе тендерного специалиста:
«На какую сумму был самый дорогой контракт, который вы выигрывали?»
Вам любой ответ не скажет ничего. У разных ниш разные средние чеки, разные себестоимости, оборачиваемости товара. Корректно ли сравнивать по одним лишь суммам. Что такое контракт на строительство суммой 5 млн или контракт на поставку хлеба на 5 млн.
«Сколько лет у вас опыт работы?»
Длительность работы никак не характеризует спеца. Можно иметь 10-летний стаж и все эти годы готовить только один вид тендерной документации.
«В скольких тендерах вы участвовали? Назовите число»
Это вообще не так работает. Я понимаю, да, вам нужна какая-то метрика чтобы оценить, но это не та метрика, которая вам о чем-то скажет. У каждой компании своя активность, что подходит одним, не подходит другим, очевидно. Допустим я отвечу: 100 тендеров. Какие они? 100 тендеров по 44-ФЗ, где из всей подготовки документации требуется лишь согласие на оказание услуги? 100 тендеров для Газпрома? Может быть, таких было 50/50. Но о чем вам это скажет и подходит ли это вам? Вы хотите определить, как быстро работает специалист? Хорошо, тогда на собеседовании покажите ему тендер и спросите, как быстро он его сможет подготовить.
У меня могло проходить на одной работе 70 тендеров в день и это было хорошо, а на другой один в день и это был результат, превосходящий ожидания, потому что компании занимались разным и были про разное.
Хорошие вопросы:
«Какими навыками вы стали обладать за все время работы?»
Сразу понятно насколько быстро человек усваивает информацию и стремится к ее усвоению. Как он понимает, какие навыки ему нужны для работы и как приходит к ним.
«Как вы видите свою профессию в будущем?»
Тоже про способность оценивать объективно текущую ситуацию, понимать тренды своей ниши и потребности рынка труда в будущем, чтобы оставаться всегда релевантным специалистом.
«С какими товарами/услугами вы работали? С какими заказчиками? На каких площадках?»
И вот опыт спеца для вас раскрывается на глазах. Чем больше он перечисляет, тем больше очков зарабатывает. Вы поймёте на сколько быстро он вливается в нишу, как осваивает новое, как ориентируется.
«Расскажите на сколько выросли продажи посредством вашей деятельности на предыдущем месте работы?»
Ответ даст вам понять, насколько расторопен интервьюируемый и его эффективные навыки в целом. Есть спецы, которые залезут в любую дырку, будут находить и участвовать во всех возможных тендерах, общаться с заказчиками. Деятельность такого сразу видно.
Так какую метрику использовать?
Показателем эффективности работы тендерного специалиста будет так называемое "До/после": как изменились показатели до приема на работу тендерного специалиста и после.
- Суммы договоров, рентабельность договоров, количество договоров – это важные показатели и на результат влияет не только непосредственная ответственность тендерного специалиста, но еще и совокупность факторов - ценовая политика компании, системы менеджмента, настройка коммуникации внутри компании.
- Количество найденных целевых тендеров, количество участий – это про активность действий, и она уже полностью зависит от специалиста, а результаты описанной в предыдущем пункте метрики зависят от настоящей.
Готово, вы восхитительны! Но еще немного информации все о том же.
Какова структура подбора и какие задачи стоят на каждом этапе:
Интернет-отбор. Начнем с того, что вы создали вакансию на условном хэдхантере, в короткие сроки на вас обрушится многочисленные отклики специалистов, в таком большом потоке сложно выбрать того самого и уже на этом этапе стоит отсеять ненужных. Как это сделать:
1. Если вы ищете опытного: Тестовое задание: прямо в описании вакансии попросите их найти тендеры под ваши товары/услуги и дать вам обратную связь удобным для вас способом. Не стоит бояться, что с тестовым заданием откликов не будет – их будет мало, но целевых. И скажу как тендерный специалист – это занимает немного времени. Специалисты даже не имеющие в доступе поисковые системы знают, как найти тендеры и без них. Если вам откликнутся такие значит вы закрыли как минимум три свои потребности – человек опытен, человек ищет нестандартные решения, и он действительно заинтересован в вашей вакансии.
2. Если вы ищете без опыта, но с начальным пониманием, что такое тендеры: прикрепите ссылку на тест. Вопросы будут зависеть от ваших требований к уровню подготовленности кандидата. Лучше если тест содержит способность оценивать как софт-скиллы, так и применимые непосредственно к работе.
Примеры вопросов для кандидатов без опыта:
- Как вы понимаете, что такое тендеры?
- В чем отличие запроса котировок от аукциона?
- Как поступите, если увидите интересный тендер, но с таким коротким сроком подачи заявок, что возможно вы не успеете принять участие?
- Какая примерная структура у договора?
- В каких случаях вы будете звонить заказчику?
- Какими законами регулируются публичные закупки? И в чем их отличие друг от друга?
- Что такое банковская гарантия?
- Как вы понимаете фразу: «предложение участника не должно содержать двусмысленных толкований»?
- Какие ваши действия в случае отклонения заявки?
- На какие ключевые параметры тендера вы будете обращать свое внимание при чтении тендерной документации?
Это базовые вопросы для понимания, что кандидат обладает теоретическими знаниями и способен анализировать свои действия. Этого достаточно для кандидата без опыта. Норма для такого теста 10–20 вопросов.
Портрет человека без опыта: мог работать в договорном или юридическом отделе, отделе продаж или клиентского сервиса. Необходимо оценить его способность учиться, для этого можно просто спросить его о вашей компании. Во-первых, если он даст развернутый значит он готовился к собеседованию, а еще он запомнил, то есть когнитивные навыки работают хорошо. Также можно спросить о его интересах. Человек может не проходить бесконечные обучения и последний раз он учился в университете в 2010 году, но он изучает в настоящий момент общественно-политическую ситуацию или выращивание овощей в домашних условиях – для этого тоже нужна способность воспринимать, обрабатывать и применять информацию.
Воронка откликов сузится примерно на 70%.
Будут откликаться на полную занятость те, кто будет предлагать вам удаленку. Важно их исключить если для вас такой формат не приемлем.
Телефонное интервью. Тут обычно выясняют цели поиска работы, уточняются условия. Работодатель четко обозначает свои пожелания, соискатель либо отвечает на это положительно, либо отрицательно – от этого зависит будет ли назначено собеседование. У нас все еще задача отсеять неподходящих и это можно сделать на этапе телефонного интервью. Какие вопросы можно задать?
В первом случае, где мы давали тестовое задание опытному специалисту, можно спросить следующее:
- Сколько времени у вас ушло на выполнение задания?
- С какими трудностями вы столкнулись?
- Как вы оцениваете тендерную активность в нашей сфере?
- Есть ли что-то, на что вы еще обратили внимание? Может быть, вы заметили % снижения?
- Если ваша компания первый раз нанимает специалиста и ранее не участвовала в торгах стоит спросить:
- Был ли опыт выведения на тендерный рынок компании с нуля?
- Как думаете за сколько времени можно полностью подготовить нашу компанию к тендерам?
- Во втором случае, если кандидат без опыта спрашиваем:
- Как вы думаете, как ваш прошлый опыт работы может помочь вам в работе с тендерным направлением?
Тут должна отсеяться еще половина оставшихся.
Собеседование. Зачем приходить с пустыми руками на деловую встречу, так ведь? Я за то, чтобы говорить на собеседовании предметно. Вы уже выбрали нескольких реальных кандидатов для потенциального трудоустройства. Пусть они подготовятся, а вы более реально будете представлять картину дальнейшей работы. Я бы предлагала этим кандидатам представить анализ вашей ниши с точки зрения развития в тендерах. Дайте им ИНН ваших компаний от которых вы принимаете участие (это подойдет, если у вас в основном государственные закупки) или перед собеседованием расскажите подробнее о вашей деятельности и вашем запросе , это поможет кандидату проанализировать нынешнюю ситуации в компании, ее активность в тендерах и ее потенциал – т.е. реален ли резкий рост продаж через тендеры или будет стоять задача поддержание настоящего уровня с небольшим ростом.
Этот подход подойдет как к кандидатам с опытом, так и без. В случае, если вы ищете самостоятельную единицу, способную брать ответственность за это направление и вести его.
Попросите портфолио или рекомендательные письма. Люди, заботящиеся о своем рабочем имидже, собирают такие. С ними снижается вероятность, что человек говорил неправду при отборе.
К последнему этапу – выбора кандидата руководством - у вас должно остаться не больше 4, с психологической точки зрения так легче выбирать и оставшиеся уже точно вам подходят.
И еще немного из возможного полезного:
Какими навыками может обладать тендерный специалист и в чем выгода может быть для вас:
Базово функционал тендерного специалиста – продавать через тендеры. Это значит искать их, готовить правильно документацию для участия и непосредственно участвовать в переторжках. Есть и дополнительные функции, без обладания которых тендерный специалист не перестает быть тендерным специалистом, но обладание которыми добавляет ему очков и зарплаты, а вам расширенный функционал в одном лице.
1. Работа с ФАС – может пригодиться в разных ситуациях: от незаконного отклонения заявки до оспаривания ограничения конкуренции в тендере. Нанимая человека с таким навыком как минимум, вы решаете заведомо проблемы, связанные с нарушением ваших прав в части быстрого реагирования специалиста на начальном этапе решения вопроса с поиском аутсорсера, который будет представлять вас в ФАС, если навыки спеца не отвечают этому уровню. Такого специалиста стоит нанимать, если заведомо известно, что обращений будет мало. Если работа с ФАС привычная для вашей компании, то стоит нанять спеца с уже отточенными навыками в этом вопросе.
2. Навыки пользователя ПК – в плане настроить ключ для работы, настроить браузер для считывания ЭЦП или для регистрации на площадках, где требуется дополнительная настройка рабочего места самостоятельно. Во-первых, вам не придется тратить деньги на помощь сторонней организации, это важно если вы маленькая компания. Во-вторых, это сэкономит время на решение вопроса, если вдруг средство криптографии слетело, например заявка не подписывается, а ваш спец сам в моменте решил эту проблему, вы даже можете о ней не узнать. Это важно, если в вашей компании ценится эффективный менеджмент. К тому же некорректная работа технических штук может стать причиной неподанной заявки/неподписанного договора со всеми вытекающими.
3. Английский язык – потребуется при работе с международными тендерами в части поиска тендеров на английском, чтения документации и подготовки тендерной заявки до проведения переговоров с потенциальными клиентами.
4. Юридические навыки – под этим термином имею ввиду знание законодательной базы – это не просто тендерный специалист, который занимается поиском тендеров и формирует документацию для участия, то есть он понимает юридические основы, ответственность, знает систему в целом и понимает, как она работает и за счет этого может маневрировать в разных нестандартных ситуациях. Ему можно задавать вопросы по теме: будут ли правовые последствия для нас если мы откажемся от заключения договора? Можем ли мы расторгнуть договор? Мы не успели выпустить банковскую гарантию, что можно сделать? И т. д. Такой подход заранее исключает риск замедленного принятия решений.
Конец.
