Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выполнения работ и последующем сравнении фактических данных с плановыми. Могут отслеживаться календарный, бюджетный и ресурсный планы проекта. Выполнение календарного плана, расход средств, загрузка ресурсов.
Чтобы отслеживание было возможно, перед началом выполнения работ проекта, утверждается и фиксируется Базовый план проекта, с которым в дальнейшем сравнивается фактическое состояние проекта.
В зависимости от того какие аспекты плана проекта (календарный, бюджетный, ресурсный) в первую очередь будут контролироваться, зависит выбор методики отслеживания.
В MS Project имеется разнообразный функционал для разных вариантов отслеживания хода выполнения проекта.
Могут отслеживаться различные фактические показатели о ходе выполнения работ по проекту:
· Ввод дат фактического начала и/или завершения задач;
· Ввод фактической длительности;
· Указание степени завершения задач;
· Ввод фактических трудозатрат;
· Ввод фактической работы ресурсов по времени;
· Ввод фактических затрат.
Методы и способы отслеживания
При отслеживании необходимо определять, и для задач, и для проекта в целом, какая часть от запланированной работы выполнена и сколько еще осталось сделать, и сколько еще надо времени, чтобы выполнить всю работу.
В Microsoft Project существует два варианта ввода информации о ходе исполнения проекта
1. Ввод информации о ходе исполнения задач.
2. Ввод информации о фактических трудозатратах ресурсов
Можно выделить 3 метода ввода этой информации, различающиеся по степени точности и затрачиваемому времени.
1. Самый простой и наименее точный метод отслеживания работ — ввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае MS Project автоматически рассчитает объем осуществленных и оставшихся трудозатрат и сроки выполнения задач.
2. Метод, требующий немного больше времени и дающий большую точность, заключается во вводе в план проекта информации о фактической длительности задачи или о времени, через которое ожидается завершение задачи. При вводе одного из этих параметров MS Project автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи. Или можно вводить даты фактического начала и завершения задач. При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы оставшиеся трудозатраты задачи соответствовали оставшейся длительности. Аналогично можно ввести данные о фактических и оставшихся трудозатратах. При этом MS Project определит процент завершения задачи по трудозатратам и рассчитает фактическую и оставшуюся длительности и процент завершения.
3. Наконец, наиболее точным методом является ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи за каждый из дней работы. Естественно, использование этого метода требует больше всего времени.
Ввод информации о ходе выполнения задач
Для отслеживания удобно пользоваться представлением Диаграмма Ганта с отслеживанием.
Если нужно просто ввести процент выполнения задачи можно воспользоваться кнопками, расположенными на ленте меню на вкладке Задача в группе Планирование.
Для ввода различных фактических параметров задач можно воспользоваться окном Обновление задач
Команды
Задача - Планирование – По графику▼ – Обновить задачи
Можно вводить один или сразу несколько параметров. Если ввели один параметр, то другие зависящие от введенного, MS Project рассчитает сам.
Для отслеживания хода выполнения задач в MS Project используются следующие показатели:
1. Фактическая длительность– время, прошедшее с фактического начала выполнения задачи.
2. Оставшаяся длительность– объем времени, который необходимо затратить для выполнения задачи. Оставшаяся длительность связана с фактической длительностью уравнением:
Оставшаяся длительность = Длительность – Фактическая длительность
3. % завершения – отношение фактической длительности к плановой длительности. Вычисляется по формуле:
% завершения = Фактическая длительность / Длительность
4. Фактические трудозатраты – объем работы, выраженный во времени, выполненный по задаче
5. Оставшиеся трудозатраты – объем работы, выраженный во времени, который еще необходимо выполнить для завершения задачи. Оставшиеся трудозатраты связаны с фактическими трудозатратами уравнением:
Оставшиеся трудозатраты = Трудозатраты – Фактические трудозатраты
6. % завершения по трудозатратам – отношение фактических трудозатрат к запланированным трудозатратам. Вычисляется по формуле:
% завершения по трудозатратам = Фактические трудозатраты / Трудозатраты
Фактическая и оставшаяся длительность
Когда Вы указываете фактическую длительность задачи, MS Project автоматически рассчитывает процент завершения и оставшуюся длительность.
Если Вы назначили ресурсы на задачи с фиксированным объемом работ, то при вводе фактических данных можно вводить фактические трудозатраты, а не фактическую длительность. Если Вы введете фактические трудозатраты, превышающие запланированную длительность задачи, MS Project установит запланированную длительность равной фактической длительности, оставшуюся длительность равной нулю и пометит задачу как полностью выполненную.
Если Вы считаете, что задача закончится раньше или позже, чем это было запланировано, Вы можете ввести новое значение в поле Ост. Длительность. Когда Вы указываете новое значение для оставшейся длительности MS Project пересчитает плановую длительность задачи и степень завершения задачи.
Процент завершения задачи
Для отслеживания прогресса Вы также можете обновлять информацию о проценте завершения. При указании нового значения MS Project пересчитывает фактическую и оставшуюся длительность задач. По умолчанию MS Project отображает степень завершения задачи при помощи тонкой черной линии, помещаемой на прямоугольник задачи на диаграмме Ганта.
Фактические и оставшиеся трудозатраты
Когда Вы указываете фактические трудозатраты, MS Project вычисляет процент выполнения работы и оставшиеся трудозатраты. Фактические трудозатраты можно вводить через таблицу Отслеживание. Вызов таблицы Командами
Вид – Данные – Таблицы▼ - Отслеживание
Или через столбец Фактические трудозатраты, вставленный в любую другую таблицу.
Отслеживание и контроль расписания проекта
Когда Вы создаете базовый план и затем отслеживаете расписание (текущий план) проекта, Вы получаете возможность сравнения данных базового плана с фактическими данными. Различия между этими планами указывают на то, что часть задач Вашего проекта выполняется не так, как это было запланировано. Вы можете отслеживать следующие различия:
1. Задачи, которые несвоевременно заканчиваются или начинаются
2. Задачи, которые не выполняются по плану
3. Задачи, которые требуют больше или меньше работы, чем это планировалось
По ходу выполнения проекта Вы можете определить различия по стоимости, сравнивая затраты согласно базовому плану с затратами согласно текущему плану. Затраты согласно текущему плану отражают самую свежую картину затрат по проекту. Эта информация поможет Вам предотвратить крупный перерасход средств.
При обнаружении различий в расписании Вы можете:
1. Выверить зависимости между задачами
2. Выделить дополнительные ресурсы для выполнения задач
3. Изменить назначения ресурсов
4. Удалить или объединить некоторые задачи
5. Изменить бюджет
6. Увеличить длительность задач
7. Отложить предельные сроки
Задание текущей или отчетной даты проекта
При вводе фактических данных Вы должны «проинформировать» MS Project о дате, на которую вводимая Вами информация является актуальной. Вы можете контролировать расписание либо за текущую дату проекта, либо за отчетную дату проекта.
Дата отчета задается командами
Проект – Свойства – Сведения о проекте – Дата отчета – ОК
Например установим Дату отчета 17.12.2020
Отображение линий хода выполнения на диаграмме
Если Вы хотите визуально отобразить ход выполнения в Вашем проекте, Вы можете отобразить линии хода выполнения на Диаграмме Ганта. Для указанной степени выполнения задачи MS Project отображает вертикальную линию, которая соединяет выполняющиеся задачи и фактически представляет собой график. На этом графике пики, направленные влево, показывают задачи, которые выполняются с опозданием от расписания. Расстояние от крайней точки пика до вертикальной линии пропорциональны степени соответствия задачи расписанию.
Установим в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием показ линии Даты отчета командами
Формат диаграммы Ганта – Формат – Сетка ▼ – Линии хода выполнения – Даты и интервалы – Показывать – На дату отчета о состоянии проекта
Пример файла проекта с линией хода выполнения
Ввод информации о фактических трудозатратах ресурсов
Ввод данных о фактической работе ресурсов назначенных на задачу
Вы можете отслеживать количество работы, выполненной каждым ресурсом с момента начала задачи. Так же как для фактической работы по задаче, при указании фактической работы по назначению, MS Project вычисляет степень выполнения работы и оставшуюся работу, но только для назначения.
Чтобы указать фактическое количество работы, выполненной по назначению:
Перейдите в представление Использование задач.
Можно выбрать таблицу Трудозатраты командами
Вид – Данные – Таблицы - Трудозатраты
Укажите Фактические трудозатраты по назначениям.
Можно в любую другую таблицу добавить столбец Фактические трудозатраты
Ввод данных о распределении фактической работы ресурсов по времени
Вы можете отслеживать количество работы, выполненной каждым ресурсом за определенный промежуток времени. Для этого Вы можете вводить данные о распределении по времени фактической работы ресурса. При вводе значений по отдельным дням MS Project обновляет данные о фактических трудозатратах по назначению и, следовательно, о фактических трудозатратах по задаче.
Чтобы ввести данные о распределении фактических трудозатрат ресурсов по времени:
Перейдите в представление Использование задач. В правой части окна в столбце Подробности задайте список параметров проекта, которые хотите отслеживать или вводить. В нашем случае выполните команды
Формат использования задач – Подробности – Базовые трудозатраты – Трудозатраты – Фактические трудозатраты
В поле Факт. труд. в правой части представления введите фактические трудозатраты за временной интервал для назначений, данные по которым Вы хотите обновить.
Масштабируя временную шкалу, Вы можете указывать данные о фактических трудозатратах за разные интервалы времени: час, день, неделя, месяц и т.д.
Различия между запланированной и фактической работой
Вы можете отслеживать различия между запланированной и фактической работой ресурса. Эта информация помогает оценить, насколько скорость выполнения проекта соответствует Вашим планам. Вы можете отслеживать и сравнивать различные параметры трудозатрат: текущие, базовые, фактические, сверхурочные, оставшиеся. Использовать для этого таблицу Трудозатраты, или столбец Подробности в правой части представления Использование задач.
На этом Часть 1. Урока 12. Учебного курса «В MS Project научись работать» закончим.
Продолжение Урока 12 на следующих страницах канала.
MS Project. Урок 12. Часть 2. Отслеживание выполнения проекта. Ввод информации о выполнении задачи.
MS Project. Урок 12. Часть 3. Отслеживание выполнения проекта. Ввод информации о фактических трудозатратах ресурсов.
Ставьте лайки. Подписывайтесь на канал. Делайте комментарии. Давайте оценки содержанию и качеству канала. Давайте советы и рекомендации, помогайте улучшить канал, сделать его более понятным и полезным. Обсуждайте содержание канала с коллегами по работе и учебе. Если что-то непонятно, задавайте вопросы.
Моя почта msproject.edu@yandex.ru
Уважаемые коллеги! В Дзене появилась функция Поддержать. Для поддержки развития канала можно вносить на счет канала произвольную сумму денег (от 100 рублей). Для этого в конце текста статьи появилась кнопка «Поддержать». Если у вас есть желание и возможность поддержать развитие и совершенствование канала, то сделайте это. (Поможете появлению новых статей 😊).
Каналу нужна ваша помощь. Поддержите канал.
Ищу работу:
- Администратор проекта в MS Project
- Преподаватель MS Project
- Консультант по MS Project
- Преподаватель Word, Excel
Сайт и почта рекламодателя
Сайт: ditperm.ru e-mail: liana@rmc.edu.ru
