Здравствуйте, дорогие мои подписчики и гости моего канала!
Ведение делопроизводства в СНТ закреплено статьей 21 217-ФЗ.
"Порядок ведения делопроизводства в товариществе, в том числе порядок передачи документов в связи с переизбранием, отстранением от должности лиц, избранных в органы товарищества, определяется уставом товарищества."
Ответственным за ведение делопроизводства является председатель.
Думаю, что моих читателей, помимо знаний того, какие документы вообще должны быть в товариществе, интересует и то, как именно эти документы получить для ознакомления.
Сразу скажу, что все переписывания с председателем в вацапе, отправление электронных писем и смс - все это не является юридически грамотным запросом для выдачи вам документов.
Поэтому, если вы написали смс, что хотите получить протокол последнего ОС, например, но не получили ответ, виноваты вы сами. Председатель имеет право не реагировать на такое сообщение.
Для того, чтобы у него появилась такая обязанность - он должен получить ваше заявление, доставленное в правление. При этом обязательно позаботьтесь о том, чтобы это заявление было в 2-х экземплярах. И на том, который останется у вас обязательно должна стоять дата принятия, должность и фамилия принявшего это заявление.
Также заявление считается юридически значимым, если вы отправите его по почте на юридический адрес вашего СНТ.
При этом, ссылка СНТ, что они не получают писем, которые направляются на юрадрес, так как у них не налажена такая связь - это проблемы самого товарищества.
Для того, чтобы товарищество могло получать письма на фактический адрес нахождения, а не на юридический, заключается договор переадресации. И письма будут приходить на тот адрес, который председатель укажет в таком договоре.
Также возможна аренда почтовой ячейки, куда будут складываться все письма, которые приходят на юрадрес.
Вся переписка с садоводами или госорганами, если она производится посредством почты, обязательна должна иметь Опись, в которой перечисляется все, что вы отправляете этим письмом.
В идеале в СНТ должен быть журнал входящих-исходящих писем.
Ревизионная комиссия имеет право проверять, как товарищество отвечает на заявления садоводов, поэтому лучше, чтобы такой журнал был.
Перечень документов, копии которых может получить по заявлению член товарищества указаны в п.3 статьи 11 217-ФЗ. Вы легко найдете эту информацию самостоятельно.
Сколько времени должны храниться документы товарищества?
Бухгалтерские документы должны хранится не менее 5 лет.
Годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно.
Книга учетов дохода и расхода - постоянно.
Налоговые декларация также хранятся 5 лет.
Лицевые карточки, счета работников - 75 лет.
А вот протоколы общих собраний и протоколы заседаний правления должны хранится не менее 49 лет.
Это установлено п. 6 статьи 21 217-ФЗ.
Где должно размещаться такое количество документов, учитывая, что обычно в СНТ правление располагается в маленькой сторожке - не понятно.
Поэтому и хранятся все эти документы в разных местах - у бухгалтера, кассира, председателя.
Все документы СНТ можно условно разделить на несколько групп.
1) Уставные документы (учредительные).
2) Правоустанавливающие (территория товарищества, ЗОП)
3) Протоколы ОС, правления, отчеты ревизионной комиссии.
4) Реестр членов.
5) Переписка (заявления членов, ответы, запросы Госорганов, ответы на них).
6) Все, что касается финансовой и бухгалтерской отчетности.
Какие документы относятся к Учредительным (уставным) документам?
1) Устав (все редакции);
2) Свидетельство ИНН;
3) Свидетельство ОГРН;
4) Свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
5) Протокол о создании СНТ (2002-2004)
6) Документы о создании СТ (до 2002).
Какие документы являются правоустанавливающими документами?
1) Постановление о выделении земли товариществу;
2) Постановление об утверждении границ территории товарищества
3) Свидетельство на ЗУ
4) Генплан.
Протоколы общих собраний и протоколы заседаний правления должны быть и хранится с приложениями к ним.
Что это за приложения?
Это документы на которые ссылается правление и председатель при проведении ОС - это приходно-расходная смета, отчет ревизионной комиссии, ФЭО, листы регистрации, бюллетени и так далее.
Заседания правления должны проводиться, конечно, по наиболее важным и серьезным поводам. Например, когда планируется заключить какой-либо договор, произвести ремонт и т.д.
Смету, ФЭО составляет не один председатель, здесь участвует все правление. Поэтому обязательно хранить все протоколы и решения этих собраний.
Также необходимо хранить Протоколы заседаний ревизионной комиссии или Решение ревизора, если он в единственном числе, как, например, в нашем СНТ.
Эти Протоколы (Решение) должны содержать информацию о том, какие документы должны быть предоставлены для ознакомления, в какой срок они должны быть предоставлены, в течение какого времени будет проводиться проверка.
Этот Протокол или Решение должно быть направлено в правление официально - либо на юридический адрес, либо под роспись.
Конечно же после проведения проверки ревизионной комиссией (ревизором) должен составляться Отчет.
П. 17 статьи 17 "Компетенция общего собрания членов товарищества"217-ФЗ регламентирует, что правление товарищества обязано обеспечить возможность ознакомления с проектами документов, которые будут рассматриваться на общем собрании не менее чем за 7 дней до даты проведения ОС.
Что касается суммы оплаты за копии документов, с которыми вы хотите ознакомиться, то п. 4 статьи 11 "Права и обязанности члена товарищества" 217-ФЗ говорит, что плата за предоставление копий документов не может превышать затраты на их изготовление.
И здесь сумма может разнится в разных СНТ. У кого-то есть принтер в правлении и здесь сумма будет меньше, чем в том СНТ, где его нет, так как сюда может быть включена сумма на такси до места, где будут делать копии.
Что касается срока предоставления копий, то 217-ФЗ он не установлен.
Но есть статья 12 "Сроки рассмотрения письменного обращения" федерального закона № 59 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
И этот срок определяется "в течение 30 дней".
Спасибо, что дочитали до конца!
Ставьте лайк и подписывайтесь на мой канал!
.
