Для грамотной организации рабочего процесса необходимо выработать привычку сохранять любой документ на специальных платформах. Это поможет сэкономить время, нервы, наладить совместную работу над проектами и повысить продуктивность. В этом материале мы рассмотрим сервисы, которые помогут собрать воедино ваши достижения, не потеряв ни одного документа.
Чтобы упорядочить материалы, нужно:
✍️ Составить список всех работ, которые вы хотите сохранить. Для удобства можно сделать таблицу. В нее следует внести название проекта (оно должно быть легким для поиска), тип работы, дату публикации или создания и другие важные детали.
🗂 Распределить их по тематическим папкам.
📂 Дать файлам понятные названия, чтобы даже спустя годы вы легко могли понять, что именно было в этом проекте.
👩💻 Выбрать платформу, на которой планируете хранить файлы.
Электронное портфолио и облачные хранилища
Taplink
Изначально Taplink был задуман как мультиссылка для Инстаграма, но со временем контент-мейкеры стали использовать его как электронное портфолио. Суть приложения проста: оно позволяет собрать в одном месте ссылки на все ранее опубликованные тексты, фото- и видеоматериалы, сайты и прочее, чтобы весь этот багаж было проще показывать заказчику или потенциальному работодателю.
Удобство очевидно: собеседнику можно прислать не десять ссылок, а всего одну, по которой ему откроется красиво оформленный и понятный список. Например, так выглядит Таплинк автора этого материала.
TeraBox
Облачное хранилище, где вы можете хранить бесплатно до одного терабайта информации. Аналогичные сервисы предлагают куда меньше места. Если вам и этого мало, купите премиум-аккаунт за 4400 рублей в год — будет 2 терабайта. Особенно оценят TeraBox фотографы и видеографы — больше нет нужды хранить гигабайты неактуальных файлов на компьютере.
Яндекс.Диск
Если у вас есть почта на Яндексе, то вам автоматически предоставляется 10 Гб на Яндекс.Диске. За 1119 рублей можно получить терабайт памяти сроком на один год, а за 2319 рублей — три терабайта. Есть и более доступный тариф: 100 Гб за 399 рублей в год.
У Яндекс Диска удобный интерфейс: боковое меню слева позволяет сортировать загруженные файлы по папкам, архивам, альбомам, можно также распределить файлы по времени загрузки. Есть приложения для ПК и мобильного телефона, которые синхронизируются между собой, при этом Яндекс.Диск может работать и из браузера.
WinRAR
Прежде чем загружать файлы в облако, лучше их заархивировать. Это нужно, чтобы уменьшить их размер, а также защитить — на архивы можно устанавливать пароли на случай, если ваше облачное хранилище или компьютер взломают.
Помимо прочего, в архивы можно объединять файлы по какому-то единому признаку (например, «Анапа, все фото»), а также ими удобно делиться по электронной почте или в мессенджерах. Лучше всего использовать именно WinRAR — несомненно, самый популярный архиватор, который можно легально и бесплатно скачать на официальном сайте.
Коллективный планировщик задач
Trello
Если вы работаете над блогом не в одиночку, то вам точно понадобится удобный планировщик. Trello — это доска для постановки задач, где на одном экране видно, кто, что и когда должен сделать: сдать текст, нарисовать инфографику или изображения.
Впрочем, даже если вы работаете в одиночку, Trello будет полезен: создавая карточки-задачи и распределяя их их по датам, вы точно ничего не забудете и сможете контролировать дедлайны.
В Trello есть бесплатная версия и несколько версий премиум-подписок (от 5 долларов в месяц), где предлагается расширенный функционал вроде неограниченного количества досок, хранилища, куда можно загружать файлы до 250 Гб, приоритета техподдержки и другое.
Альтернатива Microsoft Office
Google Документы
Мы настолько привыкли к программам Microsoft Office, что готовы мириться с их недостатками — когда невозможно открыть файл или слетела кодировка и так далее. Между тем всего этого можно избежать, если пользоваться Google Документами. Сервис позволяет коллективно вычитывать и править тексты в режиме реального времени, для этого достаточно открыть файл для редактирования и поделиться ссылкой с коллегой. Кроме того, Google Документы — это еще и облако: все ваши даже самые старые работы сохранятся надолго.
Dropbox Paper
Dropbox — это не только облачное хранилище, но и альтернатива Google Документам. Функционал идентичен: можно работать с текстом прямо в окне браузера — отправить ссылку коллеге и трудиться над материалом совместно. Старые тексты можно отправлять в архив, который всегда доступен. Важный нюанс: Dropbox Paper позволяет работать только с текстами, так что если вам нужно, например, создать презентацию или таблицу, то придется все же использовать гуглдоки.
Виртуальные заметки
Evernote
Сервис для создания заметок. Позволяет составлять различные списки, ставить задачи и назначать на них людей, сортировать заметки по блокнотам (группам), оставлять к ним комментарии, чтобы их было проще искать. Все это удобно отображается на одном экране.У сервиса подписочная модель (от 219 рублей в месяц), есть мобильное приложение.
Сервис для тех, кто вечно сохраняет ссылки на «почитать позже». Встроен в Firefox, для других браузеров существует в виде расширения, также есть мобильное приложение. Pocket поддерживает мультиплатформенность, то есть можно сохранить ссылки с компьютера, а затем открыть их с телефона. Контент по ссылкам будет доступен, даже если вы в офлайне (если только это не запрещено самим сайтом, как, например, в случае с Ютубом).
Визуализация
Figma
Сервис незаменим, если вы много работаете с инфографикой или какими-либо шаблонами для создания визуала блога. Проекты шаблонов можно один раз загрузить в программу или сделать с нуля и использовать с любого компьютера.
Figma отлично работает из браузера, автоматически подтягивает нужные шрифты, даже если они не установлены на компьютере, и моментально сохраняет все изменения. В приложении можно совместно работать над одним проектом, достаточно послать коллеге нужную ссылку. Кроме того, это еще и облачный сервис для хранения старых шаблонов, к которым можно вернуться в любой момент.
Бесплатный тариф Figma предоставляет достаточно широкий функционал, но если чего-то не хватает, то можно купить подписку (от 12 долларов в месяц), которая позволит создавать неограниченное количество файлов, вести приватные проекты, общаться с коллегами в аудиочате и пользоваться плагинами.
***
Автоматизировать любой процесс сложно, однако, если вы хотите правильно организовать свою работу и сэкономить время, при этом ничего не теряя, не забывая о дедлайнах и четко структурируя свои проекты, лучше потратить немного времени и сделать это. Все должно быть под рукой, а для этого нужен порядок, который помогут навести перечисленные выше сервисы.
А какими приложениями пользуетесь вы? Расскажите в комментариях, какие сервисы оказались полезными и удобными для работы.
Подготовил Алексей Нимандов
