Чем старше сотрудники в компании, тем прочнее их любовь к разным документам. Любой «чих» сопровождается бумажным доказательством. Особенно крепка любовь в таких коллективах к служебным запискам. А так ли они нужны сегодня? И можно ли их перевести в цифру?
Для чего нужны служебные записки
Обычно этот вид документа используют во внутренней переписке между сотрудниками и отделами в компаниях. Служебная записка фиксирует какой-либо результат такого взаимодействия или факт, а также дату. Именно поэтому документ активно используют в управленческой деятельности.
Как обычно работают со служебной запиской в крупной компании:
- готовится текст в Word или другом текстовом редакторе (регламентов оформления у служебной записки нет, хотя правила делопроизводства относят их к типовым документам и указывают сроки хранения);
- документ распечатывают и передают на подпись руководителю;
- регистрируют – делопроизводитель вносит в «шапку» дату регистрации и регистрационный номер;
- передают в другое подразделение – там его принимает следующий делопроизводитель и передаёт руководителю;
- руководитель накладывает на служебную записку резолюцию и отправляет её на исполнение ответственному сотруднику.
На протяжении всего этого процесса инициатор постоянно заглядывает в канцелярию, чтобы выяснить: подписана ли заявка, кому именно и с каким сроком она передана в работу и т.д. Но даже при такой бумажной волоките всем понятно – кто, почему и когда исполняет поручение.
Можно ли отказаться от служебных записок полностью?
Да. Современные компании ускоряют работу со служебными записками, используя цифровые решения. Причём это никак не противоречит стандартам делопроизводства.
Часто служебная записка заменяется задачей в информационной системе. Там же сохраняется вся необходимая информация, а именно: кто, по чьему поручению, когда и какие действия выполняет. И этого достаточно для полноценной работы всей компании.
А если сотрудники или руководство не готовы к переменам?
Действительно, бывают ситуации, когда пользователи не могут отказаться от традиционного процесса полностью – им нужны служебные записки, пусть и в виде электронных документов. Но даже в этом случае работать становится намного приятнее и проще:
- растёт скорость – документ не нужно распечатывать и доставлять до нужного стола;
- выше управляемость процессами и взаимодействием между подразделениями, сотрудниками – в системе легко отследить, где именно и на какой стадии находится служебная записка, что уже сделано по поручению и т.д.;
- легко оформлять – не приходится искать предыдущие служебные записки в качестве примера, под рукой всегда есть готовые электронные шаблоны;
- можно быстро найти что-то по тексту документа – достаточно просто использовать F4 или кнопку поиска;
- документ регистрируется автоматически – делопроизводитель не тратит на это свое драгоценное время;
- рассматривать служебные записки можно хоть дома – у информационных систем обычно есть веб-доступ, мобильные приложения и другие решения для удалённого доступа.