Корпоративная почта и чат, это, конечно, хорошо, однако возможность общаться с глазу на глаз все равно дорогого стоит. Именно поэтому совещания никогда не потеряют свою актуальность в качестве эффективного способа коммуникации на всех уровнях. В сегодняшней статье рассказываем, как их проводить максимально эффективно!
Но для начала давайте выясним, почему совещания необходимы для нормальной деятельности компании. По мнению эксперта «Ритейл Навигатор», они важны, потому что:
1. Позволяют оперативно реагировать на любые изменения на предприятии, совместно искать решения в сложных и нестандартных ситуациях.
2. Дают возможность оценить работу тех или иных сотрудников в необычных условиях (особенно если речь идет о внеплановом собрании), их умение «собраться», активизироваться.
3. Поддерживают коллективный дух и дают сотрудникам чувствовать себя частью команды, знать, что их мнение учитывается и принимается во внимание при принятии решения, а это очень важно с точки зрения эмоциональной атмосферы. Совещания полезны даже одиночкам, которые предпочитают работать самостоятельно.
4. Сотрудники вовлекаются в принятие решения, происходит обмен опытом. Больший уровень вовлеченности в деятельность компании – больше сопричастности, повышение лояльности, равно как и чувства ответственности. Работник ощущает себя не просто маленьким «винтиком» в механизме компании, но полезной и значимой частью всей структуры предприятия.
Виды совещаний:
- плановые (короткие планерки, например, перед началом рабочего дня для его планирования и распределения задач) или еженедельные, ежемесячные, призванные провести «мозговой штурм» по важной теме или найти комплексный выход из какой-то ситуации;
- внеплановые, когда вдруг возникшая проблема требует безотлагательных мер и срочных решений.
Ошибки при организации совещаний, или что категорически не нужно делать
Правильная организация – залог продуктивного, хорошего совещания. Какие же ошибки могут снизить его эффективность:
1. Отсутствие подготовки к собранию. Собрание немотивированным не бывает, всегда должна быть определена повестка для обсуждения. Сотрудники делятся мнением, обсуждают важные вопросы, приходят к каким-то выводам по теме – значит, они должны уделить время на сбор информации и подготовку выступления.
2. Чрезмерная затянутость. Четкий тайминг и распределение выступлений по минутам оптимизирует временные ресурсы.
3. Отсутствие руководителя. «Бесхозное» совещание только потратит время сотрудников. Всегда должно быть ответственное и главное лицо, определяющее повестку, порядок выступления и подводящее итоги встречи.
4. Собрание не имеет цели и четкого плана. Общие обсуждения погоды и политической ситуации неуместны. Планерки должны иметь конкретную цель и тему, а также план выступлений, презентаций и пр.
5. Непродуманный состав участников. На совещании отсутствуют компетентные в вопросе и подготовленные сотрудники, непонятно, нужно ли звать начальников отделов или узких специалистов и т. д. Сотрудники, которых тема вообще не касается, лишь тратят свое время на совещание, хотя бы могли его использовать продуктивнее.
6. Не подведены итоги. После собрания сотрудники не получили ответы на вопросы, ответственные лица не назначены, равно как и сроки или конкретные задания.
А каковы же показатели эффективного совещания, чтобы оно принесло пользу и помогло решить проблемы компании:
1. Четкая цель собрания, хоть планового, хоть срочного. Собрание – это своеобразный инструмент, призванный решить некую задачу (распланировать дела, распределить поручения, подвести итоги, донести информацию, дать обратную связь). Лучше, если собрание посвящено одной какой-то теме, чтобы сконцентрироваться на ее решении, а не «распыляться».
2. Плановость. Стоит составить конкретный план, кто, когда и что будет говорить. Импровизация здесь не очень уместна. Плюс совещания не стоит переносить или отменять, а сотрудники должны иметь время на подготовку.
3. Конкретность участников. Заранее следует определить круг сопричастных и ответственных лиц, чтобы на собрании присутствовали вовлеченные в проект люди, и больше никаких сторонних персон.
4. Временные лимиты. Собрание больше часа тяжело воспринимается, концентрация падает. Поэтому все должно быть четко, кратко и по делу. На серьезных длительных совещаниях разумно делать небольшие «перекуры», чтобы освежить голову. Точно также собранию необходим тайминг – время начала и окончания, чтобы никто не опаздывал, и все могли планировать свой день.
5. Возможность участвующим высказать свое мнение. Собрание – это не монолог руководителя, А обмен мнениями и коллективный «мозговой штурм». Сотрудники должны иметь возможность свободно высказаться, без того, чтобы их перебивали.
6. Подведение итогов. Задачи определены, все поняли свои задания, тема не нуждается в дополнительном освещении. Стоит распечатать протокол совещания и раздать участникам.
Этапы эффективного совещания – не нарушайте их, и будет больше толку
Чтобы собрание с коллегами прошло с хорошими результатами, следует правильно организовать все его этапы, а их всего четыре.
Этап № 1 – Подготовка
На этом этапе:
- задаем цель совещания;
- предупреждаем всех участников;
- определяем повестку, время, дату и место;
- составляем план с вопросами, которые следует обсудить;
- подготавливаем материалы, информацию, отчеты и пр.
Этап № 2 – Проведение
Здесь учитываем следующие важные моменты:
1. Продолжительность. Специалисты рекомендуют так распределить время совещания: 60 % на обсуждение непосредственно главной темы, 40 % на вопросы, контраргументы, мнение сотрудников. Если совещание длится несколько часов, то тогда из 40 % времени, отведенного на вопросы и высказывание точки зрения, 20 % выделяют на перерывы.
2. Что касается повестки, то при проведении совещаний часто используется методика, называемая «Колокол Д. Е. Тропмана». По ней максимальной продуктивности и активности участники достигнут примерно на середине совещания, следовательно, тогда и обсуждаются самые сложные вопросы. Начинать следует с легко решаемых задач, а заканчивать мелкими текущими вопросами.
3. Простота. Меньше официоза и подготовительных рассуждений, лучше сразу приступать к делу для экономии времени. Такой подход лишний раз подтвердит, что руководство не тратит зря ни свое, ни чужое время.
4. В конце совещания нужно подписать и раздать всем участникам протокол, где следует указать перечень задач, исполнителей, сроки выполнения поручений.
Этап № 3 – Подведение итогов
По включенным в повестку совещания вопросам и проблемам нужно принять четкие и понятные решения, а итоги озвучить всем участникам. Также желательно еще раз уточнить, всё ли и всем понятно – это точно не будет лишним и исключит возможное недопонимание.
Этап № 4 – Контроль за исполнением
Чтобы принятые на совещании решения выполнить четко и быстро, нужно назначить не только исполнителей, но и лиц, которые будут осуществлять контроль. В противном случае результаты могут быть плачевными – что-то пойдет не так, и конечное задание так и не будет выполнено.
Заключение
И последнее – проводите совещания по действительно важным и животрепещущим темам. Если без них можно обойтись, просто информируйте сотрудников, используя методы внутренней коммуникации. Но когда нужно решить серьезный вопрос, когда требуется «коллективный разум», то без совещаний не обойтись!
А как вы относитесь к совещаниям – это пустая трата времени или, действительно, важное мероприятие? Высказывайте свое мнение в комментариях, подискутируем!
Ставьте лайки, если считаете контент полезным, и подписывайтесь на наш канал – впереди много ценных материалов, которые помогут вести бизнес продуктивно и обеспечить вашей компании процветание!
