Сводные таблицы Excel - очень удобный и гибкий инструмент, позволяющий быстро сгруппировать данные нужным образом. И вот пять настроек, которые позволят вам использовать этот инструмент максимально эффективно.
Макет сводной таблицы
Часто приходится создавать однотипные сводные таблицы и затем для каждой из них настраивать внешний вид, например, изменять макет отчета, добавлять пустые и итоговые строки.
Получившийся макет можно установить в качестве настройки по умолчанию и он будет использоваться при создании новых сводных таблиц.
Через меню Файл заходим в Параметры Excel, раздел Данные и нажимаем на Изменить макет по умолчанию.
Здесь можно выбрать нужные настройки с помощью выпадающих меню и чек-боксов (1, см.рис.ниже), либо произвести импорт настроек (3), указав на листе (2) подходящую сводную таблицу.
После применения изменений все новые сводные таблицы будут использовать этот макет.
Объединение ячеек
Если сводная таблица используется в качестве готового отчета, то возникает желание привести ее вид к более привычному, например, объединить ячейки некоторых полей.
Стандартными средствами Excel сделать это не получится, но через контекстное меню обратимся к параметрам сводной таблицы.
Выбираем пункт, который позволит объединить и выровнять по центру ячейки с подписями полей. Останется лишь задать для них подходящее форматирование - шрифт, его размер, начертание и т.д.
Изменение ширины столбцов
По умолчанию сводная таблица подстраивается под данные, которые в ней выводятся, поэтому при обновлении сводной таблицы может измениться и ширина столбцов, что не всегда удобно.
Например, такое может случиться при использовании фильтров. Так как сам фильтр находится над сводной таблицей, то его значение будет определять ширину ячейки фильтра, а значит и ширину всего столбца листа, в том числе и сводной таблицы.
Кроме этого, и текст в заголовках таблицы определят ширину соответствующих столбцов, а значит каждый раз поле обновления таблицы будут «слетать» и произведенные вами настройки.
Зафиксировать ширину столбцов можно через параметры сводной таблицы. Здесь на вкладке Макет и формат снимаем флажок с параметра Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
После применения настроек ширина столбцов при обновлении сводной таблицы изменяться не будет.
Автообновление
Сводную таблицу можно построить на основе данных из внешнего источника, например, из другого документа.
Если данные в источнике изменятся, то сводную таблицу нужно будет обновлять вручную. Но можно облегчить задачу, включив в параметрах сводной обновление при открытии файла.
Теперь данные в сводной таблице будет автоматически обновляться каждый раз при открытии файла, в котором она содержится.
Фильтры
Ну и в заключение расскажу о решении проблемы, с которой можно столкнуться при использовании фильтров.
Проблема заключается в том, что после обновления сводной таблицы в фильтре остаются значения, которые уже были удалены из источника данных.
Например, есть сводная со списком товаров.
Все товары отображаются в фильтре.
Но если один из товаров удалить из исходных данных, а затем обновить сводную, то в фильтре он по-прежнему будет фигурировать.
Решается это снова в параметрах сводной таблицы. На вкладке Данные обратимся к пункту Сохранять элементы, удаленные из источника данных и изменим параметр с Авто на Нет.
После обновления сводной таблицы фильтр также изменится.
Ну а узнать больше о сводных таблицах можно из моего видеокурса "СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ"
Нажмите на эту ссылку, чтобы перейти на страницу курса >>
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм