Хотя удалённая работа и становится новой нормой, многие организации продолжают вкладывать средства в оснащение офисов, создавая условия для удобной гибридной работы присутствующих как лично, так и виртуально сотрудников. С удалёнкой пришла необходимость оптимизировать офисное пространство для совместной работы, для чего требуется продуманная, удобная для пользователя и простая в настройке, развёртывании, масштабировании и обслуживании технология видео-конференц-связи.
Но организации сталкиваются со сложностями при оптимизации офиса для совместной работы с использованием существующих технологий. Их внедрение и обслуживание могут стоить дорого и часто требуют специального оборудования и знаний, но вместо повышения эффективности работы получается ровно наоборот: проводятся обучение персонала, трудоёмкое техническое обслуживание и поддержка, но работники не спешат пользоваться предоставленными в их распоряжение инструментами.
Чтобы организация встреч обходилась без лишних сложностей
Создание среды, способствующей сотрудничеству, начинается вне стен конференц-зала. Ключевой момент — устранение лишних сложностей, то есть всего, что мешает коллегам взаимодействовать друг с другом и работать продуктивно. Примеры таких сложностей в офисе включают неспособность сотрудников найти подходящее место для встреч в нужное время или неумение пользоваться сложным оборудованием конференц-зала.
В идеале офис должен облегчать работу, а не мешать ей. Такие инструменты, как панели планирования, окажут здесь неоценимую помощь. Они могут легко и ненавязчиво:
- сообщать о доступности конференц-зала даже удалённо,
- помогать сотрудникам находить подходящее место для решения конкретных задач в нужное время,
- выводить на экран актуальную информацию, такую как тема и время встречи.
Использование таких панелей позволяет организовать полезную коммуникацию в реальном времени в стенах офиса и устранить связанные с организацией проблемы с минимальными усилиями.
В каждой комнате для собраний любой работник независимо от уровня технических знаний или опыта должен иметь возможность быстро и легко запускать сеансы видеосвязи на платформах типа Microsoft Teams, Zoom и др. Приобретение интуитивно понятных сенсорных контроллеров — один из способов обеспечить это. Такие контроллеры — беспроблемный и универсальный инструмент, который сокращает количество запросов в ИТ-отдел за поддержкой и облегчает работу сотрудников компании.
Чтобы инструменты были удобны для всех участников встречи
В изменившемся деловом мире мы проводим встречи всё чаще и с большим количеством людей, несмотря на увеличение количества физических преград. Ещё один пример возникающих при этом сложностей — неравные условия удалённых участников встреч по сравнению с теми, кто присутствует лично. Тут тоже незаменимы высококачественные системы для конференц-залов, помогающие обеспечить доступ для «удалёнщиков» и их вовлечение.
Организовывать встречи так, чтобы они были качественнее и удобнее для всех участников, проходили легко и начинались буквально автоматически, поможет реализация следующих условий:
- аудио- и видеооборудование должно быть оптимизировано под размер и расположение помещения,
- присутствующих лично и удалённых участников должно быть видно и слышно одинаково,
- присутствующие лично и удалённые участники должны видеть и слышать друг друга одинаково,
- удалённые участники должны иметь возможность в полной мере участвовать в совместной работе, например, с использованием интерактивной доски.
Оптимизация офиса для совместной и гибридной работы требует сочетания ряда факторов. Здесь необходим комплексный подход, учитывающий впечатления работников до, во время и после встречи. Также важно, подчёркивать равенство присутствующих лично и удалённых участников.
Результатом станет, с одной стороны, расширение набора инструментов работников, а с другой — возможность для ИТ-отделов и отделов обслуживания перейти от реагирования на вызовы к упреждающим действиям. Для технических команд это прекрасная возможность продемонстрировать своё видение, стать для организации более полезными и в полной мере проявить себя в меняющиеся времена.