Клиент: ООО «Сеть партнерств» разрабатывает продуктовые, технологические и маркетинговые решения для объединения независимых партнеров на основе аналитики лучших мировых практик и больших данных. Флагманский продукт ООО «Сеть партнерств» - партнерская подписка «Огонь», первый российский мультибрендовый сервис подписки, объединяющий специальные предложения крупных игроков рынка, не связанных единой экосистемой. Главное отличие проекта от существующих сервисов подписок — принцип децентрализованного равноправного партнерства. В настоящее время в единую подписку «Огонь» входят дополнительные привилегии от группы Ренессанс Страхование, Газпромбанка, Ленты, Ситилинка, Инвитро, АЗС Газпромнефть, Рив Гош, СОГАЗ, подписки VK Combo и др.
Описание проблемы: Создание, согласование и хранение документов происходило в Microsoft Teams согласно внутренним процедурам Компании.
Основные сложности при обработке документов:
- длительность согласования;
- сложность поиска истории согласования;
- отсутствие возможности формирования отчетов;
- отсутствие разграничения прав доступа к файлу, в связи с чем нет гарантии, что на подписание передается последняя версия документа со всеми правками;
- отсутствие возможности гибкого быстрого поиска документов.
Компании требовалась продуманная система электронного документооборота для автоматизации всех бизнес-процессов, связанных с документацией, которая бы сократила время согласования документов и позволила отслеживать историю согласования на всех этапах работы с ними.
ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ КЕЙСА
В результате проведения обследования текущей ситуации делопроизводства компании и систематизации требований к существующим бизнес-процессам была установлена и настроена система 1С:Документооборот версии 2.1. Также компанией "RG-Soft" был осуществлен ряд доработок системы под текущие задачи компании.
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ?
Работа с договорными документами
- В 1С:Документооборот договорная работа компании была настроена по ряду направлений деятельности с учетом проведения всех необходимых процедур по одобрению и согласованию сделок.
- Настроены вариации маршрутов прохождения документов в рамках одной сделки. Ряд доработок в реквизитах документов и досье контрагентов позволил связать воедино все документы и процессы по сделкам и составить единые тематические блоки
- По желанию заказчика были реализованы параллельная работа с одним и тем же файлом в системе, изменение сроков и прочих настроек для правильной работы с документами в соответствии со спецификой работы организации
- За счет настройки связей и условий создания документов по сделке и создания маршрута прохождения документов для согласования была решена проблема с потерей и некорректным согласованием договоров и сопутствующих документов.
- Была реализована доработка нового вида задачи - визирование, а также добавлены новые печатные формы.
- Был создан чек-бокс для проверки перечня всех необходимых документов по сделке.
- У Заказчика появилась новая вкладке в договорном документе, в которой отмечаются и создаются связи с различными заключениями по проверке благонадежности контрагента.
- Также были настроены отложенные задачи, которые появляются в ходе согласования документа. На этапах согласования сделки, юристы создают заключения о рисках и вносят дополнительные задачи. Таким образом у исполнителя автоматически появляется ряд задач с отложенным началом. Это работает так: через заданное в системе время, исполнитель получит автоматическое напоминание о необходимости совершить дополнительные действия по сделке.
- Настроена электронная цифровая подпись документов
- В маршрутах согласования учтены различные варианты движения и подписания документов со стороны организации и контрагента
Работа с тендерными документами
- Была реализован блок по тендерным документам, за счет которого специалист по закупкам на основе заявок по различным видам тендеров может составлять отдельный маршрут согласования по каждой заявке со списком уполномоченных лиц. На основе этих заявок специалист по закупкам создает протокол, который проходит одобрение, и все документы, связанные между собой на конечном этапе проходят одобрение гендиректором, после чего передаются в работу.
- Также установлен контроль сроков выполнения и возможность внесения изменений в отдельные заявки с последующим автоматическим согласованием изменений в протоколе.
- Была проведена доработка карточки документа заявки на закупку. Добавлены различные виды заявок на закупку.
- Настроена возможность просмотра и мониторинга истории одобрения по каждой сделке. В ней отражается вся маршрутизация, например, можно посмотреть контрагентов, увидеть, какие проводились процедуры и результат одобрения сделки.
Какой итог внедрения?
Внедренная в компании система 1С:Документооборот превысила эффективность и скорость работы с:
- договорными документами;
- тендерными документами;
- организационно-распорядительными,
- входящими и исходящими документами
- и всем делопроизводством в целом.
Особое внимание мы уделили блокам работы с договорами и тендерными документами, поскольку того требовала специфика бизнес-процессов компании.
За счет реализации нового функционала были решены проблемы, которые стояли у заказчика: было организовано централизованное хранение всех документов, соответственно решена проблема с отслеживанием сроков выполнения и контроля исполнения сотрудниками их задач. Помимо основного процесса согласования пользователями, в системе 1С была настроена возможность общаться в чате по каждому текущему договорному документу, что также повлияло на скорость обработки документов.
Была разработана система классификации договорных документов по их тематике, соответственно договорные документы по основной деятельности предполагали сложный маршрут согласования с учетом большого количества сопутствующих документов, начиная от коммерческого предложения, заканчивая актом о предоставлении услуг и закрывающих документов.
Система настроена таким образом, что все документы связаны между собой , что позволяет легко проводить мониторинг различных этапов сделок и соответсnвенно упрощает работу сотрудников, а руководители могут просматривать текущие дела и согласования и составлять отчет на основе полученных данных.
