Как и всем профессионалам в сфере ИТ, вам приходится поддерживать быстрый темп цифровой трансформации в условиях сокращения бюджета из-за падения доходов в 2020 году.
Теперь менеджеры и директора по информационным технологиям вынуждены критически оценивать свои технологические решения и задаваться вопросом, являются ли они максимально эффективными. Согласно ежегодному отчету State of the Cloud компании Flexera, более 35 % инвестиций в облачные технологии расходуются впустую из-за неэффективного использования ресурсов. В этой статье мы рассмотрим пять способов максимально эффективного расходования ИТ-бюджета на 2021 год, не упуская из виду рациональное использование уже вложенных средств.
1. Избавьтесь от теневых ИТ
Теневые ИТ не только создают серьезную угрозу безопасности вашей организации, но и подрывают ее финансовое благосостояние. Недавние исследования компании Gartner показали, что от 30 до 40 % расходов на информационные технологии в крупных предприятиях поглощаются теневыми ИТ. По мнению Everest Group, этот показатель ближе к 50 %. Как правило, наиболее значительные риски возникновения теневых ИТ существуют в отделах маркетинга и подбора персонала, сотрудники которых более склонны к использованию сомнительных методов для достижения желаемых результатов. Несмотря на особую уязвимость этих отделов, для решения проблемы теневых ИТ необходима полная инвентаризация использования программного обеспечения в организации.
Для проведения общего аудита существует простой способ: воспользоваться специальным инструментом для сканирования программных активов. Такой инструмент выявит все случаи использования сотрудниками ПО, не разрешенного службой ИТ, и позволит искоренить это явление. Вдобавок к прочим преимуществам, вы сможете консолидировать пользовательские данные, добиться соответствия требованиям и повысить уровень безопасности.
Зачастую теневые ИТ возникают из-за проблем коммуникации. Сотрудник, скачивающий приложение, может не знать о том, что вы предусмотрели другое решение для выполнения данной задачи. В конечном итоге выявление теневых ИТ может способствовать цифровой трансформации организации и улучшению обмена информацией между службой ИТ и другими отделами.
2. Оптимизируйте лицензионные соглашения и обновление лицензий
Как и в случае с теневыми ИТ, неэффективное управление соглашениями о предоставлении облачных услуг способно подорвать ваш ИТ-бюджет. Большинство компаний переходят в облачную среду в погоне за большей ценностью. Тогда почему многие предприятия не в полной мере используют возможности, предусмотренные соответствующими соглашениями?
Ответ на этот вопрос кроется в быстром распространении облачных услуг, особенно за прошедший год, и в том, насколько все это усложнило ландшафт ИТ. Лучший способ разобраться в вопросе — обратиться к экспертам по управлению жизненным циклом программного обеспечения (Software Lifecycle Management, SLM). Они предоставят вам действенные рекомендации о том, как оптимизировать имеющиеся облачные соглашения, в том числе:
- как согласовать вашу дорожную карту в сфере ИТ с технологическими и лицензионными возможностями поставщика облачных услуг и использовать только те решения, которые вам действительно необходимы;
- как определить и учесть потребности пользователей в технологиях при обсуждении условий соглашения;
- как проанализировать расходы на лицензирование и выбрать наиболее эффективное решение, получив представление о текущей ситуации и возможностях экономии;
- как выработать оптимальные условия соглашений, начав с подготовки идеальных спецификаций вашими сотрудниками;
- как провести переговоры с поставщиком облачных услуг, точно и убедительно изложить свою позицию и получить преимущество при обсуждении условий соглашений.
Благодаря этим действиям SLM-эксперт поможет вам составить лицензионные соглашения и управлять ими наиболее эффективным образом. SoftwareONE — консалтинговый сервис Microsoft — поможет найти нужного специалиста в зависимости от вашей отрасли и потребностей. Помимо практических рекомендаций, SLM-эксперт SoftwareONE поможет выработать оценочную шкалу инвестиций в Microsoft 365 для последовательного роста ценности и экономии затрат в течение жизненного цикла облачных услуг.
3. Реализуйте программу возврата инвестиций в ИТ
Еще один способ оптимизировать вложения в ИТ — внедрить программу возврата неиспользованных инвестиций. При таком подходе расходы на технологии распределяются по внутренним организационным единицам (их потребителям) вместо их передачи на счет центрального офиса. Программа возврата инвестиций в ИТ поможет получить более точную картину того, где и как используются технологические ресурсы организации. Эти действия также помогут лучше скоординировать бизнес-операции и устранить непрозрачность накладных расходов на ИТ.
Если обратиться к директорам по ИТ с вопросом о расходах и планировании бюджета, большинство из них признает наличие нескольких проблемных мест и очень большое число заявок в службу поддержки. Так как же быстро, легко и даже амбициозно реализовать программу возврата инвестиций в ИТ для всей организации?
Один из способов — обратиться к поставщику услуг управления программными активами (SAM) и узнать, что можно предпринять в отношении текущих инвестиций. Лучше всего, если поставщик услуг SAM будет сертифицирован FinOps. Это означает, что поставщик соответствует отраслевым стандартам в сфере финансовой отчетности по облачным инвестициям. Недавно сертификацию FinOps прошли сервис SoftwareONE и платформа PyraCloud, которые обеспечивают директорам ИТ и финансовым менеджерам прозрачность, прогнозируемость и средства контроля, необходимые им для эффективного финансового управления облаком.
Сделать это в рамках всей организации не так сложно, как кажется. Когда отделы с большей ответственностью относятся к своим расходам на ИТ, у них появляется дополнительный стимул к эффективному использованию ресурсов и сокращению потребления услуг ИТ во всей организации. Многие организации отмечают повышение удовлетворенности своих сотрудников в результате более слаженной работы службы ИТ и других отделов над вопросами анализа и повышения эффективности.
4. Оптимизируйте закупки в рамках цифровой цепочки поставок
Процессы закупок могут становиться причиной значительных проблем эффективности в тех организациях, которые используют устаревшие процедуры размещения заказов. Сегодня как никогда важно наладить цифровую цепочку поставок (Digital Supply Chain, DSC). DSC означает применение электронных технологий в каждом аспекте цепочки поставок. Для многих организаций пандемия коронавируса привела к сокращению временных рамок цифровой трансформации с нескольких лет до нескольких месяцев. DSC позволяет автоматизировать регулярно выполняемые задачи, предоставляет участникам процесса аналитические данные в режиме реального времени, дает возможность достичь наилучшего соотношения затрат и выгод, а также приводит к значимому повышению доходности.
Первым шагом на пути к внедрению DSC является комплексная оценка портфеля программного обеспечения. Если ее не провести, возникает риск расхода денежных средств на ненужное ПО. С помощью DSC можно выявить устаревшее, неиспользуемое или несанкционированное программное обеспечение. Располагая централизованным глобальным каталогом ПО, вы сможете регулярно отслеживать программные ресурсы и иметь под рукой актуальные данные о ценах на них в разных валютах.
DSC должна представлять собой органичное и интегрированное решение, обслуживающее весь процесс — от спроса до поставки продуктов. Благодаря автоматизации устраняется необходимость в трудоемком ручном вводе данных, при котором также возможны ошибки операторов. Преобразование цепочки поставок из программной в цифровую, наряду с дальнейшей оптимизацией, обеспечит вашим отделам закупок и ИТ универсальность, быстроту и гибкость, необходимые в конкурентной борьбе. В конечном счете, DSC обеспечит прозрачность расходов на программное обеспечение, сократит количество ежегодных транзакций и операционных расходов, связанных с процессом закупок, что, безусловно, порадует вашего финансового директора.
5. Избавьтесь от рутинных задач
Необходимость обеспечить эффективность и конкурентоспособность организации повышает нагрузку на ее ИТ-специалистов. Оценивая приоритеты на 2021 год, предложите каждому члену команды определить две-три задачи, которые вполне можно перепоручить другому отделу или не выполнять вовсе. Избыток рутинных задач снижает эффективность работы команды. Устранив рутину, нужную только «для галочки», вы дадите специалистам возможность сосредоточиться на более важных задачах, таких как инновации и преобразование.
Привлечение надежного поставщика управляемых услуг — еще один действенный способ выделить больше времени на трансформацию бизнеса, интеллектуальную автоматизацию и новые бизнес-возможности. Недавнее исследование компании Dynatrace показало, что ИТ-специалисты тратят 29 % своего времени на устранение неполадок и решение проблем, связанных со сложной ИТ-структурой, и обходится это организациям в 2,5 миллиона долларов ежегодно. С помощью управляемых услуг можно снизить эти затраты и помочь специалистам по информационным технологиям достигнуть упрощения труда. Добейтесь снижения количества заявок об инцидентах в ИТ-отдел и сконцентрируйтесь на инновациях.
Возьмите ситуацию под контроль прямо сейчас!
Благодаря устранению теневых ИТ, оптимизации лицензионных соглашений, организации цифровой цепочки поставок и возврату непродуктивных инвестиций в ИТ, а также избавлению от рутинных задач с помощью управляемых услуг вы сможете добиться максимально эффективного использования бюджета. Зачастую труднее всего определить приоритеты и решить, с чего начать. Сделайте первый шаг к максимальной отдаче от инвестиций в технологии!
