В системе электронного документооборота, также, как и в традиционной системе, основным носителем информации является документ. В случае с СЭД – электронный документ.
Система предоставляет все необходимые функции, чтобы работа с документами была не только безопасна и надежна, но и максимально удобна. Если сравнивать с традиционным местом хранения документов – архивом, то можно отметить некоторые схожие особенности. К примеру, в архиве для удобства поиска информации, документы сортируют по типам и направленности (приказы хранятся в одном месте, отчеты – в другом).
В системе электронного документооборота этот процесс реализован несколько иначе. Для удобства в работе было предусмотрено несколько видов документов. При этом для каждого вида предусмотрен свой набор реквизитов, который, конечно, при желании может редактироваться. Это значительно упрощает процесс создания документа и минимизирует риск допущения ошибки в оформлении реквизитов.
Так какие же операции с документами позволяет выполнять СЭД?
- Создание документов;
- Утверждение и согласование документов;
- Передача документов;
- И масса других операций, которые проводятся с документами.
СЭД никоим образом не ограничивает процесс документооборота в организации. Наоборот – он делает его более удобным и функциональным.
К примеру, процесс согласования документов с помощью СЭД проходит гораздо быстрее и качественнее. Если раньше при утверждении электронного документа приходилось поддерживать коммуникацию сразу с несколькими сотрудниками, отслеживать, кем и когда были внесены правки, каждый раз заново отправлять документ на утверждение, то сейчас весь этот процесс автоматизирован.
Вы входите в программу под своей учетной записью и сразу же получаете список документов, к которым вам открыт доступ. Если документ требует согласования, то он будет перенесен в специальный раздел. А сам процесс согласования четко отслеживается программой. Поэтому, если вам нужно будет узнать, кто внес правки или кто еще не согласовал документ, то сделать это можно будет в пару кликов!
СЭД также значительно упрощает процесс обмена документами. Рассмотрим этот процесс на прошлом примере – если раньше приходилось постоянно отправлять друг другу новые копии документа, то сейчас документ хранится на сервере в единственном экземпляре (за исключением резервной копии для надежности), а доступ к нему имеют сразу несколько человек. Все правки вносятся в режиме реального времени, а человек, внесший их, конечно же, регистрируется программой.
Для того, чтобы отправить документ коллеге, вовсе не нужно относить ему лично или отправлять файл на электронную почту, а затем постоянно проверять ее в ожидании ответа. В системе этот процесс максимально упрощен – вам нужно лишь предоставить определенному пользователю доступ к документу, и он сможет не только ознакомиться с ним и при необходимости утвердить, но также у него будет возможность внести правки в документ в режиме реального времени.
Процесс работы с документами в СЭД прост и интуитивно понятен. А при использовании такой системы пользователь практически не сталкивается с трудностями. Как правило, все процессы автоматизированы, и все, что нужно пользователю – это выбрать определенную функцию: «Подписать документ», «Отправить на согласование» и так далее.
