Многозадачность: успеть сделать всё и немного больше

Многозадачность – что это такое и почему о ней так много говорят, попробуем разобрать здесь. Это способность качественно выполнять несколько дел одновременно, периодически переключаясь с одной задачи на другую. Такое умение считается одним из ключевых софт-скилов маркетолога. И это не удивительно: специалисту по маркетингу для достижения KPI необходимо выполнять массу задач и вписываться в жесткие дедлайны. Вот, например, лишь несколько дел из ежедневной рутины емейл-маркетолога: подготовить рассылку, протестировать письмо, настроить сценарии, проанализировать отчеты и т. д.

На первый взгляд, ничего сложного в многозадачности нет: просто берешь и делаешь все и сразу. Тем не менее, вместо ожидаемого повышения результативности труда можно на выходе получить снижение продуктивности. Почему так может произойти?

Если сотрудник начнет все дела сразу, есть вероятность, что все они или хотя бы их часть останутся незавершенными. Результатом будут зря потраченные ресурсы и существенно сниженная мотивация к продолжению работы, поскольку в ней далеко до финала. Это может вызвать сильный стресс у неподготовленного исполнителя.

Виды многозадачности

Их всего два:

• Параллельная многозадачность – выполнение нескольких действий одновременно. Результат зависит от физических и психических особенностей человека, его темперамента, интеллекта, опыта, а также многих других факторов.
• Последовательная многозадачность – ее суть заключается в том, что человек переходит к новому делу после завершения старого или после окончания какой-либо части предыдущей задачи.

Режим многозадачности в работе

Понятие “многозадачность” в сферу управления персоналом пришло из программирования. Уже там было понятно, что справиться сразу с несколькими задачами нелегко. Попробуйте представить компьютер, на котором запущено большое количество различных приложений и процессов, и поймете, в чем суть. Но корректировка алгоритмов помогла в решении этой проблемы.

Для людей, желающих освоить навык многозадачности, таже были разработаны некоторые советы. Следуйте им, и мультизадачность станет вашим коньком:

• Планируйте загрузку наперед. Пусть в вашем календаре будут расписаны задачи не только на следующий день, но и на неделю, а то и месяц. Есть опасность запланировать слишком большой объем работ и потом страдать от прокрастинации, поскольку список дел покажется невыполнимым. Поэтому нужен взвешенный подход для реальной оценки своих сил. Глобальные задачи важно разбивать на промежуточные, выполнимые в 1-2 этапа.
• Приоритизируйте дела. Определите важность задач в вашем плане. Разделите их на 4 категории: важное и срочное, важное и несрочное, срочное и неважное, несрочное и неважное. Затем просто выполняйте первоочередное с утра. Если останутся дела в категории “несрочное и неважное”, то их легко можно перенести на следующий период, а то и вычеркнуть из плана без ущерба для общей эффективности. С большой вероятностью принцип Парето сработает и 20% выполненных дел дадут 80% результата.
• Попробуйте метод помидора. Эта техника помогает сознательно концентрироваться на задаче в определенный отрезок времени. Популярное решение – 25 минут уделить одной задаче, а следующие 3-5 минут позволить себе отвлекаться на почту, звонки и даже соцсети. Такое переключение помогает мозгу отдыхать и работать дальше результативно. Чтобы пользоваться этим методом, можно установить расширение Focus To-Do: Pomodoro Timer. Больше полезных расширений для Chrome можно подсмотреть здесь.
• Уберите отвлекающие факторы. Хотите сосредоточиться на деле – минимизируйте влияние тех вещей, которые могут отвлечь ваше внимание. Избегайте того, что пожирает время: скроллинга ленты новостей, заглядывания в почтовый ящик, ожидания ответов на сообщения.
• Разводите по времени не сильно отличающиеся друг от друга дела. Иначе потеряете концентрацию и у вас повысится доля ошибок. Это связано с особенностями мозга: ему необходимо улавливать отличия или все будет воспринято как одна задача.
• Слушайте музыку. Удивительно, но негромкая мелодия во время работы способствует концентрации, а не выступает отвлекающим фактором.
• Отмечайте прогресс. Например, то, что уже не потребует вашего внимания, перенесите в раздел “готово” в своем планировщике. Фиксация результата позволяет увидеть, сколько было сделано и насколько ближе стал финиш.
• Пользуйтесь сервисами для планирования времени. Они помогают повысить личную эффективность. Применяйте напоминалки, чтобы дедлайн не наступил неожиданно.
• Выполняйте задачи последовательно. Это означает, что способностью работать в многозадачном режиме стоит пользоваться только при крайней необходимости, поскольку для мозга это очень ресурсозатратный процесс.
• Отдыхайте качественно. Производительность человека зависит от разнообразности и качества досуга. Поэтому лучше предпочитать выходным на диване поездку на природу или встречу с друзьями: получив новые эмоции и сменив картинку, вы отдохнете лучше.

Достоинства и недостатки

Какие преимущества дает мультитаскинг:

• Возможность эффективного выполнения нескольких дел в определенных временных рамках.
• Возможность выдавать необходимый уровень качества в работе даже в ситуациях форс-мажора за счет умения концентрироваться.
• Развитие стратегического мышления и комплексной оценки ситуации в проекте.
• Развитие гибкости мышления, способности к приоритизации и быстрому принятию решений.

Недостатки:

• Сложно глубоко вникнуть в суть процессов, когда приходится часто переключаться.
• Задачи выполняются поверхностно. На первое место ставится скорость, а не качество.
• Ошибки случаются чаще. Это происходит из-за недостаточной концентрации и рассеивания внимания.
• Требуется больше энергии. Многозадачность человека утомляет: сотрудники, работающие в таком режиме, быстрее устают и не всегда поддерживают продуктивность на достаточно высоком уровне.
• Появляется риск выгорания. Выполнение нескольких дел одновременно повышает когнитивную нагрузку. За счет этого тратится больше ресурсов, чем при последовательном выполнении дел. При этом снижается критическое восприятие своих возможностей, из-за чего человек планирует выполнить больше, чем в его силах. Незавершенные проекты растут как снежный ком. Все это вызывает фрустрацию и приводит к негативным последствиям и потере радости и смысла в работе.
• Снижается возможность концентрировать внимания на деле, выполняемом здесь и сейчас. Поэтому к мультизадачности относятся с опасением в тех сферах, где велика цена ошибки и необходимо полное вовлечение ввиду сложности используемых технологий (в частности, в науке и Software Development).
• Многозадачность может быть опасной. Есть дела, во время которых переключаться категорически нельзя. Например, во время медицинских процедур или за рулем транспортного средства.

Теперь вы знаете больше про многозадачность: что это такое явление, которое может быть использовано во благо, а может быть и опасным.

Работа в режиме многозадачности подойдет тем, кому свойственны аналитическое мышление, системность и высокая степень организованности. Даже если вы не считаете эти свойства своими врожденными чертами, их можно развить с практикой. Тогда многозадачность перестанет быть пугающей и изматывающей, а превратится в союзника и фактор роста эффективности.