Многие компании только сейчас начинают переходить на электронный документооборот и иногда случается так, что не всегда руководители компаний знают, что при отправке документов в электронном формате, да и при их получении нужен особый формат. Именно с такой ситуацией я столкнулась совсем недавно.
Наверное такая ситуация возможна в маленьких компаниях с небольшим документооборотом, но все же. Руководитель компании самостоятельно выгрузил акт и счет-фактуру в pdf формате и собрался ее отправить по электронным каналам связи контрагенту. Хорошо, что удалось своевременно узнать об этой операции и предупредить о последствиях.
Счет-фактуру в электронном виде можно выслать только в xml-формате. О том, что форматы электронной счет-фактуры должны быть утверждены, указано в статье 169 НК РФ. Действующий формат счета-фактуры в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.
А что с актом? Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ утвержден формат акта в электронной форме и предусмотрен xml-формат электронного документа для предоставления документов в ИФНС, однако, ни в ФЗ 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ни в НК РФ нет обязанности обмениваться электронными актами именно в таком формате xml. Практически, можно обмениваться актами в формате и pdf, при этом, в случае отправки документов в ИФНС на проверку, например, не удастся его отправить в электронном виде (так как не утвержденный формат). Придется акт предоставлять лично на бумажном носителе, заверив копию документа и указав, что акт подписан ЭЦП. Т.е. электронный формат xml не обязателен при обмене контрагентами, но желательно обмениваться в формате, определенным налоговой, чтобы в случае проверки было удобно предоставить в налоговую файлы в электронном виде.
Таким образом, чтобы избежать таких нюансов, акт также лучше принимать и отправлять контрагенту в формате xml.
Если перешли на электронный документооборот с поставщиком и сами решили отправлять документов в электронном виде, проверьте, что счета-фактуры и акты отправляете и получаете в xml формате.