С 30 августа 2020 года для налогоплательщиков действуют новые правила обмена электронными документами с ФНС. Они введены приказом ФНС от 16 июля 2020 года № ЕД-7-2/448.
Что регулирует приказ
Раньше действовали несколько приказов, устанавливающих правила для обмена разными видами электронных документов:
- порядок передачи акта совместной сверки расчётов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утверждённый приказом от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@;
- порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа, утверждённый приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;
- порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, утверждённый приказом ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@;
- порядок представления заявлений, уведомлений и запросов в налоговые органы в электронном виде для целей учёта в налоговых органах организаций и физических лиц, утверждённый приказом от 07.11.2011 N ММВ-7-6/735@.
Новый документ объединил все актуальные требования и правила. Теперь налогоплательщикам не придётся разбираться во множестве нормативных актов, чтобы понять, как им нужно работать.
Документ закрепляет правила отправки и получения электронных документов, а также порядок предоставления документов по требованию налоговой.
Правила обмена электронными документами с ФНС
Электронные документы можно подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Утверждён список технологических электронных документов, которые сопровождают основной документ:
- подтверждение даты отправки;
- квитанция о приёме;
- уведомление об отказе в приёме;
- извещение о получении, которое формируется на каждый документ, в том числе технологический;
- информационное сообщение о представительстве в налоговых отношениях — направляется в том случае, если основной документ подписан представителем плательщика.
Участники электронного документооборота обязаны хранить все эти документы, за исключением извещений о получении, а также квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи.
Датой направления документов в налоговые органы считается та, которая закреплена в подтверждении даты отправки. Дата принятия фиксируется в квитанции о приёме.
Кроме этого, в приказе прописан алгоритм отправки электронных документов через оператора ЭДО.
- Отправитель заполняет документ в электронной форме, подписывает его своей УКЭП и отправляет оператору ЭДО, отметив при этом дату отправки.
- Оператор ЭДО в течение часа направляет ответное извещение о получении документа, а затем, не позднее следующего рабочего дня — подтверждение даты отправки. Отправитель, получив подтверждение, направляет оператору извещение о получении электронного документа.
- Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня отправляет получателю основной документ и подтверждение даты отправки, подписанное своей УКЭП. Получатель в течение часа должен прислать ему извещения о получении обоих документов.
- Получатель проверяет документ и формирует квитанцию о приёме или, если есть основания, уведомление об отказе в приёме, подписывает своей УКЭП и в течение шести рабочих дней после приёма отправляет оператору ЭДО.
- Оператор ЭДО в течение часа направляет получателю извещение о получении электронного документа. Не позднее следующего рабочего дня он направляет документ, полученный от получателя, отправителю. Отправитель в течение часа направляет оператору извещение о получении электронного документа.
Отказать в приёме могут в трёх случаях:
- документ направлен не тому получателю;
- у отправителя нет УКЭП или сертификат не соответствует ключу;
- документ составлен не по утверждённому ФНС формату.
Если документ не приняли, отправитель должен исправить ошибки и повторить весь алгоритм отправки.
Если получатель не отправил квитанцию о приёме, он отправляет бумажный документ. Но есть три документа, которые налоговая никогда не отправляет на бумаге:
- требования о представлении документов;
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о вызове в налоговый орган.
Эти документы направляются налогоплательщику, который не сдал налоговую декларацию в электронном виде.