Однако на практике зачастую компания ставит перед собой несколько целей одновременно. Это может быть желание сделать проект как можно быстрее (например, невыполнение работ в срок приводит к срыву графика реализации заказа в целом), рыночная необходимость, стремление получить максимальную прибыль, но чаще всего это приводит к увеличению сроков выполнения проекта. Ускорение выполнения работ при слишком долгом сроке исполнения приводит к непродуктивной работе, к потере времени, денежных средств, снижению качества и количества выполняемых работ и, как следствие, к снижению стоимости проекта.
Прежде чем начать проект, менеджеру необходимо оценить, насколько привлекательной и целесообразной является предполагаемая сумма затрат. Результаты этой оценки можно сравнить с другими проектными бюджетами, оценить, соответствует ли смета проекту. Кроме того, руководители проекта должны представить все возможные риски проекта. С большей вероятностью это будут нефинансовые риски, такие как материальные затраты (например потери важных документов), или риски, связанные с человеческим фактором, такие, как злоупотребление властью со стороны руководства проекта. При составлении сметы и бюджетов важно определить как общие затраты проекта (прибыль на вложенный капитал, зарплату сотрудников), так и затраты, связанные со сроками выполнения проекта (включая сроки реализации проекта). Данные затраты должны быть соразмерны текущей ожидаемой прибыли. Если предполагается работать по какому-либо проекту много лет, весьма вероятно, что необходимо обосновывать денежные затраты на его реализацию, стараясь свести риски проекта к минимуму.
Сегодняшний, насыщенный глобальными проблемами, мир не соответствует трудовым ресурсам: сегодня для обеспечения одной работы требуется больше людей, чем когда-либо. В результате, компании сталкиваются с возрастающими требованиями по качеству и количеству работ. Следовательно, на их предприятии необходимо обеспечить контроль и исполнение процесса управления проектами.
Рекрутинговые агентства должны обеспечивать надлежащую подготовку сотрудников, которые будут работать в проекте. Это не только подготовит сотрудников к работе в проекте, но и создаст хороший стартовый уровень для будущих профессиональных результатов.
Как организовать процесс планирования и контроля проекта, как выбрать ключевых сотрудников и как эффективно их обучать? В своей книге «Управляя проектами» А. Скиллинг выдвигает на первый план определение ключевых компонентов проекта, которые, по его мнению, должны быть вложены в первую очередь.
А теперь попробуем вместе разобраться в вопросе планирования, контроля и обучения персонала для этого проекта. Следуя изначальным и очень важным принципам структурирования, приведу пример.
Суть планирования заключается в предоставлении руководителю проекта и ключевым сотрудникам полной информации о проекте. С этой информацией они могут работать в течении всей жизни проекта.