Каждый месяц в Точке проходит несколько тысяч встреч: между сотрудниками, партнёрами и с клиентами. Поэтому мы нашли несколько лайфхаков, как проводить встречи эффективнее и достигать результата.
Лизавета Тодрик — фасилитатор в Точке, она занимается организацией и проведением встреч. Мы поговорили с ней и узнали, как не потратить время впустую и какие фасилитаторские приёмы могут использовать все, кто проводит рабочие встречи и собрания.
А ещё мы подготовили чек-лист — он поможет убедиться, что вы ничего не упустили. Сохраняйте чек-лист в смартфон, чтобы быстро отмечать выполненные пункты.
Перед встречей
Для начала решите, нужна ли вам встреча. Отрывать коллег и партнёров по бизнесу от работы и назначать встречу стоит в том случае, если вы понимаете, что общение голосом будет более продуктивным и быстрым, чем переписка по почте или в мессенджерах.
Следующий шаг — подготовка к встрече. Она поможет провести собрание эффективнее.
Что такое Айджаил и Скрайм
Сформулируйте тему и план встречи. У любой встречи должна быть тема, которая понятна всем участникам, а также повестка — это план встречи, который поможет в обсуждении не перескакивать на вопросы, которые не касаются главной темы.
Решите, сколько будет длиться встреча. Согласно одному исследованию, оптимальная продолжительность встречи — 37,5 минут. Однако в каждом отдельном случае длительность зависит от цели встречи, количества участников и других факторов.
Составьте список участников. Иногда на встречи приходят, чтобы ничего не упустить, но не понимают своей роли в обсуждении. Это плохая причина для встречи. Оптимальное количество участников встречи — не больше шести-семи человек.
Максимальное количество участников продуктивной встречи — до десяти человек. Если участников больше четырёх, нужен фасилитатор, который поможет остаться в повестке.
Отправьте участникам материалы, которые следует изучить до обсуждения. Это лучше делать за два-три дня до встречи, но не позднее 24 часов до обсуждения. Так у всех участников будет время, чтобы лучше войти в курс дела, понять тему и повестку встречи, подготовить вопросы и предложения. Отправляя материалы, позаботьтесь о том, чтобы все смогли их посмотреть, то есть выбирайте самые популярные программы, а не новые инструменты.
На встрече
Встретившись с коллегами, распределите роли, начните встречу, проведите обсуждение и будьте готовы к любому развитию событий.
Распределение ролей
Чтобы встреча прошла эффективно, на ней должны присутствовать фасилитатор, хранитель времени и секретарь. Все роли распределяются по желанию, и выполнять каждую из них может любой член команды. При этом ролями можно и нужно меняться, чтобы участники могли легко подменять друг друга. Если на встрече мало участников, эти роли может совмещать один человек.
Фасилитатор — человек, который ведёт встречу. Он помогает собрать всех вместе, организовать доверительную атмосферу, определить, что будет считаться итогом встречи, сконцентрировать внимание участников на обсуждении. Фасилитатора ещё иногда называют дирижёром, архитектором или модератором.
Фасилитация — сопровождающая профессия. Фасилитатор сопровождает не людей, а процесс. Поэтому от фасилитатора не зависит результат встречи.
Хранитель времени — человек, который следит за таймингом. Он проверяет, чтобы каждый этап обсуждения укладывался в отведённое для него время. Если обсуждение вот-вот выбьется из тайминга, хранитель времени предупредит об этом остальных участников. Обязанности хранителя времени может выполнять фасилитатор.
Секретарь фиксирует ход встречи текстом в документе, составляет протокол встречи, отправляет его участникам в рабочем чате или по почте. Функции секретаря может выполнять фасилитатор или другой человек из команды.
Начало встречи или раунд входа
Раунд входа — это буфер между рутинной работой или предыдущей встречей и новой встречей, в которую участникам надо погрузиться. Он может быть полезным даже на коротких встречах. Главное правило раунда входа — каждый из участников по очереди выступает, а остальные присутствующие не могут перебить его или прокомментировать ответ.
Задача раунда входа — выдернуть человека из рутины и погрузить во встречу.
Раундом входа может быть:
- предложение поделиться своим настроением, ожиданиями от встречи, уровнем подготовки;
- можно поделиться личными обстоятельствами, например, если вы ждёте важный звонок, предупредите об этом остальных;
- фасилитатор может рассказать участникам об организационных моментах;
- также фасилитатор может начать какое-то абстрактное обсуждение, которое поможет отвлечься от других задач и настроиться на встречу, таким вопросом может быть «Как вы провели выходные?» или «Какой фильм вы недавно посмотрели?».
Обсуждение
Чтобы обсуждение было эффективным, следуйте заранее продуманному плану. Это поможет в любой момент встречи понимать, что будет дальше, и подготовить к этому собравшихся.
Во время обсуждения придерживайтесь следующих правил:
- Не начинайте встречу со сложного вопроса. Выстройте сценарий так: в начале — пара лёгких вопросов, в середине — непростой основной вопрос, в конце — вопросы, которые можно обсудить на следующей встрече или в рабочем чате, если все уже устали.
- Не оставляйте плохое на потом. Например, если вам надо подвести итоги и вы понимаете, что они будут неутешительными, не оставляйте подведение итогов напоследок. Проговорите это в середине встречи, а в финале поделитесь планами. Так участники выйдут со встречи в приподнятом настроении и продолжат нормально работать.
- Если на встрече что-то пошло совсем не так, как вы планировали, не паникуйте. Самое плохое, что может сделать организатор встречи в такой ситуации, — это пытаться поставить встречу на изначальные рельсы и пробовать поломать ход обсуждения в угоду плану в своей голове. В экстренной ситуации сохраняйте спокойствие и подстраивайтесь под новые обстоятельства.
Завершение встречи или раунд выхода
Раунд выхода проводят на встречах от получаса. Раунд выхода — это такое же безопасное пространство, как и раунд входа. У каждого участника есть несколько минут, когда он может выступить, не опасаясь, что его будут прерывать или перебивать.
На раунде выхода могут проявить себя те, кто не особо высказывался по ходу встречи, потому что не чувствовал себя достаточно уверенно.
Бывает, именно на раунде выхода один из участников говорит то, что в корне меняет взгляд на проблему или результат встречи.
Оставьте 10−15 минут в конце встречи для обсуждения результатов встречи и раунда выхода.
После встречи
Когда обсуждение закончилось, отправьте участникам протокол, который составлял секретарь по ходу обсуждения. Такой протокол поможет зафиксировать договорённости, чтобы потом превратить их в задачи и контролировать их выполнение.
Как провести эффективную рабочую встречу: 5 советов от фасилитатора Лизаветы Тодрик
- Всегда пишите протоколы. Это уважительно к тем, кто не смог присутствовать на встрече. Также это экономит время на пересказ, если нужно погрузить в тему нового участника. А если проект не реализован, к нему можно будет вернуться позже и легко вспомнить, что обсуждали на встрече.
- Проверьте оборудование и программы для встречи заранее. Магнитная доска с маркерами, интернет, проектор, Зум, Трелло, Гугл Диск. У всех участников должен быть доступ к оборудованию, программам и материалам, которые понадобятся на встрече. Всё должно открываться, работать, соединяться.
- Готовьтесь. Собирайте аналитику, данные и факты, на основе которых вы делаете выводы и строите гипотезы. Отправляйте эту информацию коллегам заранее и акцентируйте внимание на прикреплённых материалах в письме. Так, участники придут на встречу подготовленными и вам не придётся тратить время на презентацию.
- Попробуйте новый тайминг. Например, если привыкли закладывать на встречу час, постарайтесь уложиться в 45 минут. Вот увидите, вы всё успеете, только будете меньше отвлекаться на посторонние темы.
- Не бойтесь отменять встречи. Если видите, что участники не готовы к обсуждению, лучше отменить встречу или перенести её на другое время. Так никто не потратит время впустую и не останется недоволен зря потраченным временем.
