Собрали в одном чек-листе всё, о чём нужно помнить, принимая человека на работу. Посмотрим на процесс с юридической и с человеческой точки зрения.
Шаг первый — организовать удобное рабочее место
У каждого сотрудника должно быть свое рабочее место — говорит нам закон и здравый смысл. Нет смысла набирать людей на работу, если им негде и не на чем работать. Убедитесь, что у компании есть все необходимые для работы средства, техника, спецодежда, если нужно.
По закону:
- Место работы должно быть удобным и отвечать стандартам безопасности по ст. 212 ТК РФ.
Шаг второй — собрать все документы сотрудника
У нового сотрудника обязательно нужно спросить, какие документы у него есть и где он раньше работал. Если чего-то из списка ниже у человека нет — оформлять эти документы будете вы, как работодатель.
Вот перечень обязательных документов при приеме на работу для граждан РФ:
- Паспорт гражданина РФ или временное удостоверение личности по форме №2 — нужны всегда.
- Трудовая книжка — если человек устраивается на работу впервые, или старая книжка утеряна, оформить бланк трудовой книжки — ваша обязанность.
- Документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета налогоплательщика. Это СНИЛС или специальный документ нового образца, который можно скачать в личном кабинете налоговой. Если человек устраивается на работу в первый раз, зарегистрируйте его в системе учета.
- Медицинская книжка — если она необходима для вашего вида работ, например, вы продаете услуги населению, связаны с образованием или общественным питанием. По закону оплатить необходимые медицинские обследования должен работодатель.
Если книжка нужна, а у человека ее еще нет, вы не имеете права допустить его до работы.
- Справка о разрешении на новое место работы для государственных служащих — если ваш сотрудник работал на госслужбе в последние 2 года, вам потребуется письменное разрешение принять его к себе. Запросить этот документ нужно по предыдущему месту работы сотрудника. В противном случае можно получить штраф.
- Инвалидность — если у вашего нового сотрудника есть документы по инвалидности, вы обязаны их учесть при согласовании графика работы, тут будут ограничения.
Полный список документов, который вы можете запросить у нового сотрудника, при его оформлении можно посмотреть в этой статье.
Шаг третий — подписать всё, что нужно подписать
Трудовой договор. По закону трудовой договор необязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).
Именно этот документ будет регулировать ваши трудовые отношения: будет ли испытательный срок, какой у должности регламент, как происходит оплата труда — всё это прописывается в трудовом договоре.
Заключить трудовой договор лучше до того, как человек приступит к исполнению обязанностей, чтобы не возникло неоднозначных ситуаций.
Типовая форма договора утверждена постановлением Правительства РФ № 858.
Обязательно распечатайте два экземпляра, один должен быть у вас, второй у сотрудника. Договор не будет считаться действительным, если на нем нет подписей обеих сторон.
Согласие на обработку личных данных. Если зарплата сотрудника будет начисляться через банк, и вам необходимо передать персональные данные сотрудника третьим лицам — подпишите с сотрудником «Согласие на обработку персональных данных».
Договор о полной материальной ответственности потребуется, если сотрудник будет работать с финансами или кассой. (ст. 244 ТК РФ). Список должностей, для которых необходимо подписать этот документ можно найти в постановлении Министерства труда и социального развития № 85. Там же есть типовая форма договора.
Последний пункт на этом шаге: провести работнику вводный инструктаж по безопасности и сделать запись об этом в специальный журнал, обязательно с подписью сотрудника. После этого человек официально может приступить к работе.
Шаг четвертый — еще немного важных документов
- Приказ о зачислении на работу.
- Личная карточка служащего.
- Книга учета движения трудовых книжек.
Эти три документа остаются в папках отдела персонала. Типовые образцы приказов можно посмотреть здесь.
Затем необходимо внести запись в трудовую книжку сотрудника — вот инструкции, как это правильно делать. Книга учета движения трудовых книжек поможет сохранить всю необходимую информацию о сотрудниках даже после их увольнения.
Шаг пятый — проинформировать инстанции
Документы о том, что у вас теперь работает человек, необходимо подать в несколько инстанций:
- Пенсионный фонд — не позже 15-го числа следующего месяца, от момента приема на работу. Это нужно чтобы вашему сотруднику отчисляли пенсию.
- Если ваш сотрудник подлежит военному учету, необходимо сообщить о его зачислении в штат в военный комиссариат.
- Если сотрудник раньше работал в госструктурах, то о новой должности нужно сообщать на его предыдущее место работы.
- Если вы индивидуальный предприниматель и наняли своего первого сотрудника — в течение первых 30 рабочих дней встаньте на учет в ФСС. Как это сделать, можно прочитать здесь.
Наши опытные коллеги утверждают — по процессу стоит пройти 2–3 раза, и будет проще. Надеемся, ваши новобранцы будут довольны работой и останутся с вами надолго.
А если вы закрыли еще не все вакансии в вашей компании, попробуйте организовать подбор с помощью CRM-системы для рекрутера Talantix. Современные инструменты помогают ускорить найм, сократить расходы на поиск новых людей и избавить рекрутера от рутины.
