В этой статье мы поговорим о том, как поменялись сроки хранения кадровых документов в 2021 году.
Многие кадровики хранят документы по старым срокам. Оцените, на сколько вы хорошо разбираетесь в сроках хранения кадровых документов, и определите, что делать с номенклатурой дел, срок хранения которых поменялся.
Новые сроки хранения ввел Росархив в приказе от 20.12.2019 № 236. Сроки хранения кадровых документов не менялись 10 лет, поэтому не все кадровики привыкли к новым правилам.
Для каких документов срок хранения уменьшили
Вы работаете в компании, где труд отдельных сотрудников травмоопасен? Тогда вы точно знаете, что до февраля 2020 года хранить книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве нужно было в прямом смысле целую вечность. Эти документы запрещалось утилизировать.
Теперь стало проще: ведомство в своем приказе разрешило хранить акты о несчастных случаях и авариях на производстве 45 лет, а не постоянно.
Кроме этого, уменьшили срок для хранения:
- документов о дисциплинарных взысканиях – с пяти лет до трех;
- заявок о потребности в иностранцах – с пяти лет до года;
- документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – до пяти лет, вместо бессрочного хранения.
Но это не все. Согласие на обработку персональных данных нужно будет хранить не 75 лет, как раньше, а всего три года после истечения срока его действия.
А еще Росархив учел положения Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле. Ведомство закрепило, что трудовые договоры и документы по личному составу, делопроизводство по которым закончилось до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а по которым делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года — 50 лет.
Для каких документов срок хранения увеличили
Перечень этих документов не такой уж большой и касается только документов об отпусках. Ведомство установило два новых срока. Так, теперь графики отпусков не утилизируйте через 1 год, а храните 3 года. А вот книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков положите на полочку для хранения на 5 лет вместо 3-х.
Для каких документов установили специальный срок хранения
Росархив не только внес изменения, но для некоторых документов впервые установил срок хранения. Так, например, заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, а также их копии придется беречь 1 год. Уведомления и предупреждения работников храните 3 года.
45 лет не выкидывайте и бережно храните журналы и книги учета инструктажа по охране труда. Причем это правило касается как вводного инструктажа, так и того, что проводят на рабочем месте.
Вот и все изменения по срокам хранения документов.
Что поменять в номенклатуре дел и как быть, если ее нет. Не удивляйтесь, если впервые слышите про номенклатуру. У некоторых номенклатуры дел нет просто-напросто потому, что закон не обязывает коммерческие компании ее вести.
Если это как раз про организацию, в которой вы работаете, то достаточно подправить заголовки и сроки хранения у дел, у которых они изменились в Перечне.
Но если в вашей компании заведено вести номенклатуру, то внести изменения придется. Для этого подготовьте проект приказа об изменении номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня управленческих документов.
После того как руководитель компании ее утвердит своим приказом, кадровик должен будет исправить на обложках дел заголовки, сроки хранения и номера статей.
Жестких сроков, чтобы внести изменения, нет, так как закрывать дела будете только в конце года. Но рекомендуем как минимум завести папки для новых дел, например, для заявлений работников о выдаче копий документов о работе, чтобы в конце года их не потерять.
Кроме того, пересмотрите другие локальные нормативные акты компании, в которых упоминаются сроки хранения документов, например, положение об архиве, чтобы внести в них изменения.