Мы живем в нескончаемом потоке информации. На работе, в офисе, мой день ежедневно начинается с просмотра электронной почты. В день я получаю от 60 писем. Отправляю – примерно в 2 раза больше. И так все!
Мы обмениваемся электронными сообщениями по рабочим вопросам с коллегами, с руководством, с клиентами, с контрагентами. Многие недооценивают важность оформления и структурирования такого сообщения, якобы это отнимает дополнительное время, которого и так в обрез. Что совсем наоборот.
От того, насколько качественно проработаны и оформлены деловые письма, зависит восприятие в них написанного, а далее – эффективность совместной работы и решения рабочих вопросов.
У меня на работе был проведён опрос, результатом которого стало выявление самых часто раздражаемых ошибок в деловой переписке.
Я вам о них сейчас расскажу.
Пойдем от анти-популярности
(1) У письма нет темы или она не определена.
Есть одно простое правило – из темы письма должно быть четко понятно, о чем в нем пойдёт речь. Как думаете, можно ли догадаться о сути из темы: «ВАЖНО!», «!СРОЧНО!», «FW: Ответ» и проч.? Я думаю, что нет.
Такое письмо очень легко не заметить. И искать его потом придётся по отправителю.
(2) Нет приветствия в письме.
Многим кажется, что это просто формальность. Однако, опрос реальных сотрудников показал, что отсутствие элементарного приветствия в начале письма воспринимаемся как неуважение, пренебрежение, невежество. Поэтому не забывайте здороваться!
Можно пользоваться универсальной фразой: «Добрый день!». Можно заменять её на «Доброе утро/ Добрый день/ вечер». Но не стоит использовать «Доброго времени суток!» – это выражение находится вне делового поля.
(3) Отсутствие необходимых вложений (прикреплённых к письму).
Часто мы пишем: «Прилагаю файл такой-то» или «См. вложение». А сами – жмём отправить, не прикрепив файлы. Лучше не торопиться, проверить наличие прикреплённых вложений ещё до отправки, ведь наш оппонент очень огорчается, когда файл какой-то «прилагался», а найти и посмотреть его невозможно.
Также не забывайте при выборе наименования файла пользоваться все тем же правилом – по наименованию должно быть понятно, что внутри. А не “Scan1”, “Scan 7m”, “Doc from Den” и др.
(4) Легко пропустить главное.
Такое случается, если текст идёт «сплошняком» – не разделён на абзацы.
Есть одна фишка: один абзац = одна мысль.
Желательно также выделить жирным срок, сумму, дату, проценты и др. важные детали. Но не нужно всё выделять жирным или ВСЁ ПИСАТЬ CAPSLOOK.
(5) Излишнее преображение письма.
Как раз затронула этот пункт в конце предыдущего. Не читаемо письмо, от которого рябит в глазах. Это раздражает. Когда выделено ВСЁ, не знаешь, куда смотреть и что тут важнее. Плюс действительно теряется смысл – оформление текста отвлекает.
Такое письмо сразу выделяет человека, не знакомого с правилами этикета деловой переписки.
Есть универсальное правило: не более 3-х стилей в одном тексте. Лучше конечно даже 2: основной текст и 2 варианта его модификации (например, жирный и выделение цветом).
(6) Непонятна суть письма.
Есть такие письма. Вот они чаще всего формальные. Куча текста, официальных обращений, примечаний, отсылок, за которыми теряется главная мысль. Обычно такие письма приходят из Гос. органов, приближенных бюрократизированных организаций или просто от гуманитариев:)
Избежать этого очень непросто. Человек не замечает, что он так пишет. Я советую почитать книгу: «Пиши и сокращай».
Плюс есть приёмчик. Если вы видите, что ваше письмо – ОГРОМНОЕ. Распечатайте. Возьмите ручку. Вычёркивайте все не главные, сопутствующие слова и фразы, пока не дойдёте до основной мысли. Если вы вычеркнули все – то у вас не письмо, у вас вода. Вас могут не понять. Зато вы можете писать дипломы за деньги:)(
(7) В письме не указан срок.
Если в письме вы ставите задачу, но не пишете срок...задача в 79% будет не выполнена. Срок по ней будет установлен по умолчанию – бессрочный.
Мои сотрудники, к примеру, наоборот – бросят все свои дела и ринутся выполнять то, что написано в моём письме. Поскольку сочтут это СРОЧНО-ВАЖНЫМ. Сама впопыхах допускала такую ошибку. Теперь пристально слежу за этим, потому что действительно важные задачи были отодвинуты, а этого я в виду не имела тем письмом.
Начальству сроки ставить не принято, обратите на это внимание.
Всем остальным корректно будет указать срок вот так: «к 20.08.2022», «не позднее 09.30 13.03.2025», «до 14.07.2023г.».
Это были семь ярких недочетов, допускаемых в написании обычного письма из деловой переписки
Теперь вы знаете, на что обратить внимание и как писать с пользой для содействия повышению эффективности вашей деятельности. Если придерживаться этим нехитрым правилам, вам будут чаще отвечать:)
Спасибо, что читаете♥️
Если вам понравился рассказ, ставьте лайк, мне будет приятно:) и подписывайтесь на КаНаЛ:)
Искренне ваша, Лена Карьергайд ✍️
