Продолжаю цикл статей, посвященных системам менеджмента качества.
Сегодня попробуем научиться управлять закупками, то есть процессами, продукцией и услугами, поставляемыми внешними поставщиками.
Управление закупками целесообразно определить как процесс и установить к нему соответствующие требования.
Банально, но - закупки чрезвычайно важны для любой организации: надлежащее производство продукции и оказание услуг невозможно без качественных сырья, материалов, комплектующих и услуг. Копеечная экономия на закупках неизбежно оборачивается серьёзными потерями: финансовыми, репутационными и др.
Для определения требований к процессу закупок, необходимо установить применим ли для Вашей организации Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Он, напомню, распространяется на организации, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования в совокупности превышает пятьдесят процентов.
Основной целью процесса «Управление закупками», как правило, является обеспечение процессов СМК и деятельности Вашей организации необходимыми ресурсами (оборудование, инструмент, комплектующих изделия, материалы и сырье, средства измерений и контроля, услуги, электроэнергия и др.) для реализации этих процессов и деятельности в соответствии с установленными требованиями.
Важно: работы в рамках процесса «Управление закупками» должны минимизировать риск приобретения нелегитимной и (или) контрафактной продукции.
Карта процесса с перечнем процедур и установленных порядков действий, посредством которых осуществляется процесс «Управление закупками», может быть оформлена так.
В большинстве случаев, процесс «Управление закупками» в организациях осуществляется реализацией следующих процедур:
- планирование закупок;
- обеспечение достаточности установленных требований к закупаемой продукции (услугам) до их сообщения поставщику;
- поиск, оценка и выбор поставщиков на основе их способности поставлять продукцию (услуги) в соответствии с требованиями Вашей организации;
- проведение анализа качества закупаемой продукции (услуг) до начала ее поставки;
- проведение необходимых переговоров с поставщиками, заключение и контроль выполнения договоров;
- верификация закупленной продукции, ее хранение в соответствии с установленными требованиями;
- хранение верифицированной закупленной продукции в соответствии с установленными требованиями и её выдача;
- предъявление претензий и рекламаций поставщикам (при наличии оснований);
- оценка функционирования процесса.
Не забываем, что по ГОСТ Р ИСО 9001 (8.4.2):
«Организация должна обеспечить, чтобы процессы, продукция и услуги, поставляемые внешними поставщиками, не оказывали негативного влияния на способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующую продукцию и услуги.
Организация должна:
а) обеспечивать, чтобы процессы, поставляемые внешними поставщиками, находились под управлением ее системы менеджмента качества;
b) определять средства управления, которые она планирует применять как в отношении внешнего поставщика, так и к поставляемым им результатам...».
Если обязали – выполняем! Вносим в СТО (инструкцию, регламент и др.) по управлению закупками запись, похожую на эту:
«Организация ООО «ООО» определило средства управления, которые она планирует применять как в отношении внешнего поставщика, так и к поставляемым им результатам. К этим средствам относятся следующие процедуры:
а) выбор, оценка и повторная оценка поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями ООО «ООО»;
б) проведение анализа качества закупаемой продукции до начала ее поставки;
в) проведение необходимых переговоров с поставщиком, заключение и контроль выполнения договоров;
г) верификация закупленной продукции;
д) предъявление претензий и рекламаций поставщикам (при наличии оснований).
Указанные процедуры описываем в создаваемом СТО или в отдельных стандартах. Отдельные СТО целесообразны для процедур в), г) и д) – в очередных статьях будем рассматривать эти стандарты.
Наиболее распространенной кандидатурой на пост «генерального» руководителя процесса «Управление закупками» является начальник отдела снабжения. Но, если у Вас над ним еще пара заместителей генерального – целесообразно руководство одного из них. Чем увереннее открывает дверь гендиректора руководитель процесса, тем лучше для процесса.
Планирование (начало нашего любимого цикла PDCA) закупок производится, как правило, на основании заключенных (в отдельных случаях – планируемых к заключению) договоров с потребителями, плановыми документами (техразвитие, ремонты и др.) организации, а также с учетом поданных от подразделений и должностных лиц организации заявок.
Форма и период планирования закупок – по вкусу, зависит от особенностей организации.
Достаточность установленных требований к закупаемой продукции до их сообщения поставщику обычно обеспечивают подразделения и должностные лица, подающие заявки на приобретение продукции и услуг. В стандарте нужно обязать их указывать в заявках:
- полное обозначение и наименование заказываемой продукции (услуг);
- требования нормативной документацию и стандартов на заказываемую продукцию (услуги), действующих на момент оформления заявки;
- сроки приобретения, другую необходимую информацию для исполнения заявки (сортамент, требования к упаковке и сопроводительной документации и др.).
Целесообразно, чтобы заявку визировал специалист по направлению: например: по средствам измерений – метролог, по инструменту – технолог и т.д. Это поможет избежать излишних неразумных затрат...
Поиск, оценка и выбор поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями Вашей организации
Задача – не из лёгких. Желательно разработать методику оценку поставщиков и вести реестры этих поставщиков.
Для обеспечения реализации закупок на электронных торговых площадках, целесообразно разработать положение (инструкцию, регламент) о порядке проведения закупок на электронных торговых площадках. С электронными торгами нужно быть очень внимательными, бОльшая часть «котов в мешке» приходит оттуда.
Проведение анализа качества закупаемой продукции до начала ее поставки
Для такого анализа могут быть использованы следующие методы:
- изучение коммерческих предложений;
- анкетирование поставщиков (в том числе по информации об официальном одобрении продукции, предполагаемой для закупки; по информации о наличии сертифицированной СМК, аттестованного персонала, специальных процессов (операций), результатов аттестации этих процессов (операций);
- посещение поставщика для ознакомления с состоянием производства и контроля качества продукции, предполагаемой для закупки;
- ознакомление с образцами продукции, предполагаемой для закупки (в том числе отработка в производстве пробной партии – при необходимости);
- мониторинг информации о поставщике.
По каждому поставщику целесообразно формирование и ведение электронных баз данных о качестве продукции, предполагаемой для закупки и закупаемой продукции.
Остальные процедуры (договоры, верификация, претензии), реализуемые в рамках процесса «Управление закупками» рассмотрим в ближайших публикациях.
Не забываем регламентировать действия в отношении рисков и возможностей, возникающих при реализации процесса (об этом мы говорили здесь).
При оценке функционирования процесса не забываем про:
- отчеты об оценке процедур процесса, оформленные ответственными за процедуры;
- отчет о степени достижения целей отдела закупок в области качества и реализации мероприятий по их достижению.
Содержание типового стандарта по управлению закупками можно посмотреть:
- для гражданской продукции - здесь: «СТО 8765RISO-153-2022 Система менеджмента качества. Управление закупками. Общие положения»;
- для военной продукции (по ГОСТ РВ 0015–002) – здесь: «СТО 123456RW-160-2021 Система менеджмента качества. Управление закупками. Общие положения»
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками посмотреть/скачать.
11.05.2021
