Под инвентаризацией мы понимаем некую деятельность, связанную с обязательной и периодической проверкой наличия числящегося за предприятием имущества. Параллельно проверке наличия материальных средств, проверяется, также их сохранность и правильность хранения. Если судить об инвентаризации с позиции бухгалтерского учета, то выявляя факты необоснованного уменьшения капитала предприятия, инвентаризация реализует его контрольную функцию данной разновидности учета. Поэтому, финал инвентаризации выглядит как юридический значимый документ, составленный в установленной письменной форме. Перечислим случаи, когда без инвентаризации обойтись невозможно.
1. Передача имущества в аренду, выкупе и продаже. Также бывают случаи, когда законодательство при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия требует обязательное осуществление инвентаризации.
2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Кроме объектов основных средств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. При этом, инвентаризация может осуществляться один раз в три года. Библиотечных фондов – один раз в пять лет.
3. Инвентаризация обязательно проводится при смене материально ответственных лиц на день приёма-передачи дел.
4. Инвентаризация крайне необходима при установлении случаев хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей.
5. Стихийные бедствия, пожары, аварии или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными ситуациями, после устранения их негативных последствий, обязательно завершаются инвентаризацией.
6. Также, инвентаризацию необходимо проводить при ликвидации (реорганизации) предприятия, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.
Поскольку инвентаризация представлена с позиции фактора объективного контроля, то ее осуществляет специальная комиссия. Комиссия создается на основании приказа руководителя предприятия. В ее состав включаются представители администрации фирмы, прочие сотрудники организации. Не возбраняется привлекать к инвентаризационной деятельности представителей сторонних организаций, когда они являются крупными и авторитетными экспертами в области аудита и оценки имущества. Приказ о проведении инвентаризации должен содержать план проведения инвентаризации, определяющий порядок действий, разграничивающий обязанности между членами комиссии и определяющий сроки окончания инвентаризации проверяемых объектов.
В процессе инвентаризации комиссия в обязательном порядке осматривает объекты в натуре и заносит в инвентаризационные описи их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные характеристики. Если в ходе инвентаризации выявлены объекты, которые не были приняты к бухгалтерскому учету, а также объекты, по которым отсутствует или приведены неправильные данные, комиссия должна включить в инвентаризационную опись правильные сведения и технические показатели по указанным объектам.
Неучтенные объекты, выявленные в ходе инвентаризации, оценивают с учетом рыночных цен, а их износ может быть определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке соответствующими актами. При этом следует исходить из того, что в бухгалтерском учете физический и моральный износ как качественный показатель состояния основных средств не будет отражен. Если проверяемы объекты подвергались восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось их прямое назначение, то данные о них вносятся в инвентаризационную опись под наименованиями, соответствующими новому назначению.
Если в ходе инвентаризации выявлены объекты основных средств, которые непригодны к эксплуатации и не подлежат восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени их принятия к бухгалтерскому учету, причин, приведших указанные объекты к непригодности (порча, полная изношенность и т.п.). По фактам образования излишков или недостач объектов основных средств комиссия должна получить подробные объяснения у ответственных лиц. Выявленные в ходе инвентаризации неучтенные объекты основных средств принимают к учету по рыночной стоимости в составе внереализационных доходов.
Предложения инвентаризационной комиссии обобщаются в соответствующем документе. На заключительном этапе инвентаризации ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передают в бухгалтерскую службу организации, где их хранят не менее пяти лет.
Итак, инвентаризация является надежным приемом объективного контроля над реальным состоянием имущества предприятия. В свою очередь, само наличие этого имущества, а также безопасность условий его хранения являются надежными показателями (критериями) деятельности сотрудников предприятия в сфере соблюдения норм и требований экономической безопасности организации. Поэтому, на наш взгляд в состав инвентаризационной комиссии обязательно должен входить опытный сотрудник службы безопасности предприятия, вооруженный соответствующими профессиональными знаниями, навыками и умениями.
