Управление временем - важный навык хорошего руководителя. От этого навыка часто зависит результат работы всей компании. Иногда список задач похож на запутанный клубок, распутать который кажется нереально.
Предлагаю рассмотреть главные ошибки при планировании времени, устранив которые вы сможете быстрее и легче добиваться результатов.
Ошибка №1
Не держать фокус на главном.
В работе руководителя есть задачи разного уровня: от стратегических до рутинных. Погружаясь в рутинную работу мы теряем фокус на цели. А значит, замедляем движение к ней.
Для планирования рабочего времени воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра.
Ответьте себе на 2 вопроса:
Это важно?
ДА / НЕТ
Это срочно?
ДА / НЕТ
В первую очередь приступайте к важным и срочным задачам. В идеале, если вы гений планирования, задач в этом пункте вообще быть не должно.
Важные и не срочные задачи - это и есть ваша основная деятельность. Эти дела просто вставляйте в свою ежедневную работу.
Задачи не важные и срочные - это то, что отвлекает вас от движения к цели. Постарайтесь максимально их делегировать. Пока они не перешли в разряд важных.
Иногда, не важными и не срочными делами полезно не только заниматься в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя, простой дружеский разговор по телефону или просмотр сериала, может дать вам ресурс для работы, а значит такое дело не стоит игнорировать. Но об этом дальше.
Ошибка №2
Боятся делегировать.
Каждый руководитель хочет, чтобы работа была сделана идеально. Времени на обучение сотрудников нет. Самый простой способ - это сделать работу самому.
В результате времени на решение глобальных стратегических задач у руководителя становится меньше, а сотрудники не развиваются.
Есть ещё много установок, которые мешают руководителю делегировать: некому поручить, они не справятся, развалят бизнес, уведут клиентов, уйдут к конкурентам и тд.
Справится с такой проблемой на уровне мышления и плана действий вам поможет профессиональный коуч.
Не стоит игнорировать эту проблему, так как навык делегирования - один из самых важных для руководителя.
Ошибка №3
Не планировать время отдыха
Одна из важнейших задач руководителя - мотивировать и вдохновлять своих сотрудников. Это очень сложно сделать, если собственная батарейка на нуле. Забота о собственном ресурсе - ещё одна цель планирования.
Чаще всего руководители планируют рабочее время, а отдыху уделяется время по остаточному принципу: останется время - отдохну, если нет - значит нет.
Игнорирование заботы о собственном восстановлении может привести к выгоранию, прокрастинации, отсутствию энергии и мотивации. А ведь то, что не имеешь сам - нельзя передать другим (своей команде).
Время на отдых нужно и важно планировать.
Ошибка №4
Слишком плотное планирование.
Если ваш рабочий день расписан по минутам - высока вероятность того, что планы могут разрушиться.
Затянулись переговоры, застряли в пробке, не успели проверить договор - все это может отразиться на последующих результатах в течение дня.
Важно оставлять "временные зазоры" между важными делами, не только на случай непредвиденных обстоятельств, но и я для сохранения эмоционального спокойствия.
Ошибка №5
Держать все задачи в голове.
Даже у людей с отличной памятью могут случаться провалы. Привычка записывать задачи и вести календарь - гарантия того, что вы не упустите важного.
Существуют множество программ и приложений, которые облегчают планирование и помогают держать фокус на главном. Или старый-добрый бумажный ежедневник может стать вашим ценным помощником.
Ваш коуч, Виктория Залогина.