Кейс
Заказчик обратился с проблемой расчета финансового результата в программе по продуктовому магазину с торговой площадью ~ 200 м2, основная проблема - наличие отрицательных остатков в программе, которые не позволяют закрыть месяц и рассчитать себестоимость проданных товаров и остатков.
В периоде 2х лет - постоянное наличие отрицательных остатков к концу месяца, которыми никто не заморачивается и периоды не закрываются, не считается себестоимость товара в программе при выбытии и по остаткам.
Что делать в таком случае? Общий план:
а) выявить проблемы в процессах и усилить контроль над отрицательным остатками материально ответственным лицами (МОЛ)
б) провести инвентаризацию товаров в магазине
в) допускать меньше пересорта и ошибок при продаже на кассе, например путем ограничения поиска товара по наименованию или цене, больше фокуса на использование штрихкода
г) ввести регламентные процедуры по учету товаров в магазине: закрытие периодов, списание естественной убыли, погрешность измерения, пересорта и т.п.
Рассмотрим "технический" пункт – как правильно провести инвентаризацию в магазине.
Как правильно провести инвентаризацию в магазине
В идеальном мире розничный магазин закрывается на 1-2 дня для проведения сплошной инвентаризации магазина – то есть абсолютно все товары пересчитываются и в программу учета вносятся остатки соответствующие реальности.
Естественно, владелец магазина не хочет допустить закрытия магазина и отсутствия выручки в эти дни.
Выход – проведение частичной инвентаризации, без закрытия магазина. И в чем тут сложность? Сложность в том, что при неправильном порядке можно усугубить ситуацию по учету товаров в программе и сделать еще хуже.
Пример: розничный магазин открывается в 7 утра, закрывается в 22. Кассовая смена по продажам грузится в бэкенд вечером. Ревизор проводит инвентаризацию по конкретному товару в 11 дня и грузит данные после пересчета в бэкенд
На схеме ниже на примере одного товара можно увидеть ситуацию, которая приводит к тому, что товар пересчитанный ревизором в середине рабочего дня и товар проданный несколько раз до пересчета, приводит к тому, что ситуация по остаткам после инвентаризации осталась такой же невнятной как и до нее.
Таким образом можно получить ситуацию по остаткам хуже, чем было на начало инвентаризации.
Как избежать этой беды и провести частичную инвентаризацию в магазине правильно?
1) Выбрать группу товаров или конкретные товары для инвентаризации.
Важно: товары соответствующие ОДНОЙ номенклатурной позиции в программе должны пересчитываться в реале единовременно (без попытки их продажи на кассе или другого списания).
2) С утра “физически” закрыть полку (с нее не происходят продажи, только после инвентаризации).
Теоретически, на кассе можно обновить товары к продаже, и не выгружать в нее тот товар, который ревизор будет пересчитывать, чтобы кассир не смог пробить его и отпустить, тем самым исказив остатки пересчета. Можно этого и не делать, если покупатели будут ограничены от покупки этих товаров.
3) Пересчитать товар – вручную, указывая в бумажной ведомости фактическое количество или с помощью терминала сбора данных (ТСД).
4) Внести результаты инвентаризации в программу и зафиксировать результат на момент начала пересчета.
5) Пометить позицию номенклатуры в программе специальным флагом, что она была пересчитана.
Это нужно для того чтобы отслеживать прогресс с помощью любого отчета по остаткам с отбором по этому флагу, где он не установлен. Когда позиций больше 1к штук нелегко вспомнить что уже было пересчитано, а что нет.
Вторая фича от этого флага – по окончанию инвентаризации, можно все позиции с не установленным флагом списать в 0, т.к. инвентаризация прошла и все позиции в реале пересчитаны, а этих значит просто не было.
6) Повторить пункты 1-5 до окончания инвентаризации по всем товарам в магазине.
Больше статей и кейсов тут – https://interlogika.ru/blog