У любого предприятия всегда найдутся издержки, на которых можно сэкономить. Если вам кажется, что ваша смета трещит по швам, не надо паниковать— все поправимо. Другой вопрос, как экономить?
Когда исходящие звонки со стационарных телефонов стали платными, в одном государственном комитете председатель, как и все, получив указание «сверху» пересмотреть расходы, обязал подчиненных экономить на звонках и бумаге для факса. Те, под страхом лишения премии и гнева руководителя, звонили в организации, просили им перезванивать и кидали трубку, а информацию по факсу принимали только в объеме одного листа. Через некоторое время председатель комитета бодро отчитался перед вышестоящим руководством о сэкономленных средствах и, видимо, был поставлен в пример. Все бы ничего, да только работала его структура в основном с подведомственными учреждениями, и теперь их сотрудникам приходилось чаще наведываться в головное учреждение с документами, которые не принимали по факсу, и для того, чтобы решать вопросы, которые раньше можно было обсудить по телефону.
Таким образом получилось, что «находчивый» чиновник, образно говоря, сэкономил мелочь, но разменял купюры, видимо, рассчитывая на то, что «наверху» никто не будет дотошно разбираться в происходящем. Мы не призываем вас клеить из целлофановых пакетов файлы для бумаг, но есть такие статьи расходов, над которыми стоит задуматься, тем более во время кризиса.
Еще раз пересмотрим свои расходы «на свежую голову», возможно, тогда придет нестандартное решение. Приведу пример: в нашей компании достаточно большие суммы уходили на ремонт видеоаппаратуры. Обойтись своими силами мы не могли, а ревизия каждой видеокамеры стоила как минимум 5000 рублей, и прибегать к этому приходилось все чаще. Приобретения нового оборудования в ближайшее время нам не предвиделось. Тогда и появилась идея взять в штат замечательного умельца, к которому все время попадали на ремонт наши видеокамеры, а заодно загрузить его другой важной для компании работой. Несмотря на заработную плату, которую пришлось ежемесячно платить новому сотруднику, эти затраты уже через полгода окупились с лихвой.
Товар это, как правило, очень дорогой и требует отдельной статьи бюджета, но есть и бесплатные программы. На программном обеспечении можно сэкономить не одну тысячу рублей в зависимости от решаемых задач и количества компьютеров в вашей организации.
Перейдем к конкретным примерам. Вне зависимости от специфики вашего предприятия наверняка хотя бы часть Ваших сотрудников, работающих на Microsoft Word, может использовать Open Office — бесплатную программу. Конечно, это потребует определенных усилий: во-первых, сотрудники, как правило, воспринимают любые неудобства, пусть даже временные, негативно; во-вторых, ваша компания технически должна быть готова к подобным переменам.
В недалеком прошлом, когда в России начали наводить порядок с программным обеспечением, в нашей организации, где было полно старых компьютеров, провели ревизию информационного обеспечения, установленного самими сотрудниками, которые обновляли программы, не заботясь об их легальности. Таким образом, перед нами встал выбор: что же использовать, платный Microsoft Office или бесплатный Open Office? , так как денег на лицензионное обеспечение в нашей организации не было, то вывод напрашивался сам собой.
Скажу честно, моя первая попытка перейти на Open Office с треском провалилась.
Программа долго открывалась и медленно работала, у всех, кто садился в редакции за компьютер, нервы были на пределе. Оказывается, наши «печатные машинки» в силу своей допотопности долго обдумывали каждую команду. К концу рабочего дня все вернулось на круги своя, а мы сделали выводы:
1) можно было бы приобрести новые компьютеры, но тогда не было бы никакой экономии;
2) проанализировав документооборот организации, мы обнаружили, что большая часть документов готовилась для внутреннего пользования. Следовательно, можно было работать на старых компьютерах в простых текстовых редакторах (ведь вы же не пригоняете комбайн, чтобы косить газон на вашей даче), при этом пригодилась бы бесплатная операционная система, например Linux;
3) отказываясь от приобретения программного обеспечения, такого как Windows, Microsoft Office, Windows server, мы экономили на каждом компьютере примерно 10000
Приводя этот пример и говоря о программном обеспечении, я надеюсь, что вы не преступаете закон и работаете только с лицензионными программами, в противном случае такая «экономия» может вылиться вам не только в копеечку.
Зададимся вопросом: кто в вашей организации пользуется служебным транспортом и с какой целью? Бухгалтер, который везет наличные деньги в банк, или секретарь, которая едет с письмами на почту? Если в первом случае это необходимость, то до почты можно добраться и общественным транспортом или вместе с тем же бухгалтером по дороге в банк. Для того, чтобы использовать транспорт экономно, в больших компаниях, которые специализируются на перевозках, есть специальная должность диспетчера. Конечно, если у вас всего три-четыре машины, вводить в штатное расписание дополнительную единицу глупо, но можно поручить составлять расписание поездок, например, вашему секретарю. Она не знает города, скажете вы? Так пусть вооружится картой. Даже в небольших городах сложно сориентироваться в многочисленных переулках и улицах с названиями типа «1-я Песковская», «2-я Песковская», «3-я» и т. д. , однако именно там могут находиться ваши потенциальные клиенты, тем более что сегодня появилась тенденция открывать офисы подальше от центра, чтобы сэкономить на аренде. Если утром все сотрудники вашего коллектива, которые пользуются служебным автотранспортом, скажут секретарюо необходимых поездках, она составит список, в котором будут указаны: а) автомобиль и водитель; б) время выезда; в) попутчики; г) маршрут.
Кстати, будьте готовы к тому, что у вас высвободится как минимум одна единица транспорта. Можно уже начинать думать о том, как ее использовать.
В нашем учреждении такие списки вывешивались на видном месте, чтобы все могли видеть, какая съемочная группа, в каком составе и где находится, и не задавали лишних вопросов.
А вообще начать лучше с себя. Понятно, что вы руководитель и «что дозволено Юпитеру, не дозволено быку», но если придется выговаривать кому-то из подчиненных, что решать свои проблемы за счет служебного транспорта, да еще и в рабочее время, некрасиво, вы будете подразумевать, что и вы так не поступаете. Не правда ли?
Если вы пользуетесь офисным телефоном всего несколько раз в день, а большинство звонков совершаете по мобильному, можно вообще отказаться от безлимитного тарифа стационарной связи в пользу сотовой.
А вот еще раз посмотреть список тех, кто пользуется сотовой связью, в каком объеме и с какой целью, не лишнее. Надеюсь, что в вашей компании давно не бросают денег на ветер, речь о другом — о тарифах. Важно помнить о том, что, как правило, больше выигрывает тот, кто чаще меняет тарифы и «не стесняется» менять оператора.
Сегодня сотовые операторы, соревнуясь друг с другом, делают свои услуги дешевле. Проанализировать ваши звонки нужно для того, чтобы решить, какой тариф выбрать. Поручите бухгалтеру или экономисту собрать информацию об услугах сотовых операторов и сопоставить их предложения с характером ваших звонков. Пусть ваши сотрудники проводят такой анализ регулярно.
Сократить затраты на электроэнергию можно, уменьшив освещение помещений в дневное время и используя энергосберегающие технологии. По данным производителей флуоресцентная лампа использует на 75% электроэнергии меньше, чем обычная лампа накаливания, а работает в 10 раз дольше, экономя за время своей работы электроэнергию на сумму около $30. Даже если эта информация верна хотя бы наполовину, это уже существенное снижение издержек по данной статье. Ну, а если утеплить окна и поставить теплоизоляционные покрытия в офисе, таким образом можно сократить затраты на обогрев и обойтись без калориферов и кондиционеров, работающих «на тепло».
Бартер? Это не самый эффективный способ сэкономить. Но, если вам действительно нужен тот или иной товар, тогда да, ведь бартер позволяет ускорить расчеты, что в условиях кризиса немаловажно. Так почему бы вам не оказывать услуги вашему поставщику? Например, если ваша компания занимается аудитом, можно провести его в обмен на услуги поставщика расходных материалов (на кассеты, бумагу), то есть произвести взаимозачет. Обязательно заключайте соответствующие договоры официально.
Какие только варианты обмена не умудряются совершать наши современники! Вот пример: одному предприятию учредители в числе прочих автомобилей выделили подержанный «УАЗ». Через год главный бухгалтер пришла к директору с выводами о том, что эксплуатация этой машины стоит дороже, чем наем водителя с личным автомобилем. «УАЗик» бессовестно «ел» бензин и «запивал» все это огромным количеством масла, а продать такой раритет было сложно.
Тогда главный инженер нашел тепличное хозяйство, которое согласилось на обмен. В итоге обе стороны остались довольны. Одни получили машину, без которой на селе не обойтись, а другие — саженцы для озеленения территории.
Кризис заставляет многих быть сговорчивее. Компании, чтобы сохранить продажи, идут на уступки клиентам. Не зря существуют конкурсы, тендеры и котировки.
А вообще можно и нужно взять за правило: прежде чем сделать то или иное приобретение, следует обратиться как минимум в три организации с просьбой выставить счет или выслать коммерческое предложение с ценой на интересующий вас товар.
Порой это экономит затраты в разы. И, конечно, долой посредников!
Сейчас лучше не спешить с покупками. Вы ведь знаете, в кризис легче купить, чем продать. Перед тем как сделать «ценное приобретение», не лишне провести инвентаризацию, чтобы понять, так ли оно вам необходимо. А если покупать что-то все равно придется, не нужно гнушаться подержанными вещами. Часто приличные, практически новые вещи можно недорого приобрести по объявлениям, в том числе мебель для офиса, технику, не говоря уже об автомобилях. «Стоит ли руководителю совать нос в такие мелочи? » — спросите вы. Конечно, стоит, на то вы и руководитель, а что касается экономии, то она ведь и складывается из мелочей. К тому же только вы как профессионал и главный менеджер понимаете все процессы, происходящие в организации, знаете, сколько на них тратится средств, а, следовательно, можете проанализировать, какие из процессов обходятся организации дороже всего, и определить, от чего можно отказаться.
Если же все то, о чем вы прочитали, для вас очевидно, значит, у вас есть свои статьи экономии, о которых вы даже не подозреваете. Возможно, подобные мысли уже витают в вашем коллективе, и если поощрять подчиненных за такие идеи, это позволит снизить затраты.
Но есть вещи, на которых нельзя экономить. Многие успешные менеджеры высшего звена сходятся на том, что нельзя экономить на клиентах. Ваш клиент не должен чувствовать этого, в противном случае он может уйти от вас. Так, например, в Курске в известной сети супермаркетов в целях экономии останавливают эскалаторы и транспортерные ленты на кассах, уменьшают освещение в торговых залах, чем вызывают недовольство покупателей. Недавно этот факт был обнародован курскими СМИ, и это отразилось на количестве покупателей, а, следовательно, и на прибыли супермаркетов. Часть людей предпочла другие магазины.
Отказ от рекламы тоже может привести к сокращению клиентской базы, кроме того, после завершения кризиса компания может уже не вернуть себе первоначальную долю рынка.
Увольнение сотрудников — это тоже крайность.
Сегодня ваши клиенты заняты собственными проблемами, связанными с кризисом, а завтра пойдут в вашу фирму — и кто будет оказывать им услуги? Люди — самый главный и ценный для компании капитал. Но если заказов стало меньше, или есть проблемы с оборудованием и может образоваться простой, или финансирование проекта, в котором задействованы конкретные сотрудники, задерживается, поговорите с людьми: вдруг кто-то из них захочет сходить в отпуск, если, конечно, он ему положен. Тогда в следующем месяце, возможно, проблемы будут решены, а ваш специалист с новыми силами возьмется за работу.
Снижение издержек является стратегической целью для многих компаний в условиях экономического кризиса. «Режим экономии» позволяет держать дистанцию между расходами и доходами, и чем она больше, тем больше шансов выжить. Но в конечном итоге нужно помнить о том, что кризис не вечен, а экономия — не самоцель, и главная задача бизнеса — не экономить, а зарабатывать.
