В чем конкретно проблема?
Оплата по оригиналам сильно затягивает процесс. Обычно, контрагенты из Казахстана, Кипра, Беларуси и даже из РФ просят большую постоплату, но, как правило, оплата осуществляется на основе подписанных оригиналов. Скан я могу отправить уже сегодня, а оригинал может идти несколько недель.
В итоге все недовольны: я жду документы, клиенты бегают и ищут директора для подписи, ведь только после этого счет ставиться в оплату и начинается отсчет даты постоплаты.
Есть ли однозначное решение/ответ на вопрос?
В нашей практике, однозначного решения нет, более того, по закону в РФ еще не принят обмен по электронной почте, к примеру, как в Америке . В штатах вы можете обмениваться сканами по электронной почте и это равнозначно отправке оригиналов документов.
Возможно, вы можете прописать это в условиях договора, но не факт, что это будет иметь юридическую силу в РФ.
Как на практике?
КЕЙС С ИНОСТРАННЫМ ЮР.ЛИЦОМ
Я сотрудничала с компанией из Кипра. У них предусмотрена большая постоплата, поэтому мы предложили прислать подписанные договор, акт и счет в виде скана на электронную почту.
Для того, чтобы сканы имели юридическую силу, в условиях договора прописаны почты обеих сторон. Для России эту практику хорошо использовать, когда заключается контракт с юридическим лицом с зарубежными странами. Там принят закон о том, что все документы, отправленные в электронном виде имеют юридическую силу.
КЕЙС В РФ
В апреле, в разгар пандемии, я заключала большой договор со страховой компанией. У нас встал вопрос обмена документами: офисы закрыты, курьеры перегружены, работу надо начинать через несколько дней. Мы договорились обмениваться актами и другими документами по электронной почте, но этого не было прописано в договоре. Для гарантии добросовестности контрагента мы договорились на предоплату: это защищало исполнителя с точки зрения гарантии оплаты, а заказчик всегда сможет вернуть платеж в суде по отсутствующему акту выполненных работ.
Работы длились 6 месяцев и в конце мы встретились для закрытия процесса оригиналами. Это был первый раз, когда мы обменялись физическими документами. В данном случае и исполнитель и заказчик брали на себя определенные риски, о которых они договорились заранее, но из-за повышенного доверия - юр.лица существовали давно и были проверенными контрагентами, риск нарушения договоренности был минимальным.
Что можно попробовать еще?
В одном из кейсов мы хотели подключить зарубежный электронный документооборот в Казахстане, но пока отложили это. Как только появится информация, обязательно сообщу вам об этом. В России обмениваться по ЭДО можно.
Док-мастер Ольга Ганобина
