Пожиратели времени – это не персонажи фэнтези. Они существуют. С ними сталкиваются многие. Это негативные факторы, которые “поедают” секунды, минуты и даже часы, заставляют нерационально использовать свое время или вовсе терять его. Главные признаки того, что “пожиратели времени” вторглись в жизнь:
- отсутствие результата;
- невозможность сконцентрироваться на деле;
- нарастающее количество невыполненных задач;
- горящие дедлайны.
Конечно, любой сотрудник может внимательно присмотреться к себе и проанализировать положение дел, чтобы осознать, что теряет массу времени, причем не своего, а рабочего. К сожалению, самостоятельно подчиненные редко могут сделать правильные выводы и встать на путь исправления.
Врага нужно знать в лицо
Чтобы понимать, с чем именно бороться руководителю, важно знать, как выглядит его противник – тот самый “пожиратель времени”. По науке, они бывают нескольких видов:
- подконтрольные. При желании сотрудник может их сократить или навсегда вычеркнуть из повседневной жизни;
- неконтролируемые. Обычно происходят вне зависимости от подчиненного – их негативное воздействие невозможно отрицать, но реально свести к минимуму;
- предсказуемые. Сотрудник заранее понимает, сколько времени у него уйдет на выполнение той или иной нерабочей задачи и прогнозирует дальнейшие действия;
- непредсказуемые. Происходят спонтанно, и не понятно, как долго продлятся.
У сотрудников, попавших под подозрение, найдутся свои, индивидуальные “пожиратели”. Если понять, у кого – какие, можно смело наметить методы борьбы. В любом случае стоит лучше изучить то, чем же занимаются сотрудники на рабочем месте.
А что это вы тут делаете?
Результаты одного из исследований медико-сервисной компании показали: у сотрудников различных организаций существует свой собственный ТОП по занятию чем угодно, только не работой. Вот он:
5 место . Регулярная проверка почтового ящика на рабочем компьютере. 41% опрошенных тратят на это примерно полчаса в день.
4 место. Разговоры с коллегами на кухне за чашкой чая или кофе. Тот же 41% и столько же времени.
3 место . Пребывание в социальных сетях. Целых 67% опрошенных честно признались, что сидят там по часу.
2 место. Телефонные разговоры и поиск информации на просторах интернета – 87% и 40 минут.
1 место. Прокрастинация. 10% и 1 час.
Помимо всего этого, большая часть подчиненных иногда отпрашивается по личным делам: к врачу или побыть с семьей. У мужской половины специалистов самой популярной причиной стало посещение автосервиса.
Методы борьбы
Есть выражение: на войне все средства хороши. Но главное – избежать фанатизма. Когда руководителю не под силу видеть все и вся, на помощь приходят современные технологии.
- Первое, что важно сделать – завести планировщик. Есть масса инструментов, способных организовывать задачи и проекты, упорядочивать список дел, контролировать их выполнение. Как пример – Trello . Очень популярное приложение, простое в пользовании и, главное, полезное.
- Каким бы бдительным ни был руководитель, в ситуации с потерей рабочего времени невозможно обойтись без системы его контроля. Среди подобного софта стоит обратить внимание на продукт CrocoTime , и вот почему:
- программа может предоставить статистику по каждому отдельному подчиненному;
- социальные сети, другие сайты и приложения, где теряет время сотрудник, будут видны для руководителя. При этом можно визуально поделить сервисы на полезные и не очень;
- фотография рабочего дня отобразит полную картину использования рабочего времени: пики, спады активности, отвлечения.
Все подробные данные о работе коллектива система получает автоматически, подделать статистику невозможно. Выводы делаются прозрачно и для шефа, и для сотрудников.
