2020 год показал, что многие процессы и сопутствующие им документы эффективно переводить в цифру. Уже сейчас счета-фактуры, отчёты в госорганы или кадровые документы дистанционных работников, оформляют в электронном виде, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - КЭП) для обеспечения юридической значимости электронных документов.
КЭП в силу закона приравнена к собственноручной подписи и может применяться при подписании электронных документов без соглашения между сторонами.
Использование КЭП позволяет:
- обеспечить сохранность и неизменность содержания подписанного документа;
- использовать подписанные КЭП документы в качестве доказательств в суде;
- шифровать файлы, содержащие конфиденциальную информацию и коммерческую тайну.
Во внутреннем документообороте можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись (далее - НЭП), если стороны заключили соглашение о правилах использования и её взаимном признании согласно требованиям закона .
Электронный документооборот существенно экономит время на обработку документов. Процесс согласования текстов договоров и иных юридических, бухгалтерских, проектных документов является одним из самых затратных по времени этапом жизненного цикла документа. Данный процесс можно оптимизировать с использованием инструментов электронного документооборота на базе 1C-Битрикс “Корпоративный портал” и модуля “КриптоАРМ Документы”.
Преимущества ЭДО с КриптоАРМ Документы
Данный модуль позволяет:
- использовать шаблоны или создавать собственные бизнес-процессы, подписывая сопутствующие документы КЭП;
- централизованно хранить электронные документы;
- использовать функцию соподписи;
- иметь доступ к актуальной информации о стадиях выполнения бизнес-процессов.
Важно! Рекомендуется иметь Положение об электронном документообороте внутри компании в целях упрощения реализации процессов и контроля за их исполнением.
Требуемые средства
Для организации электронного документооборота на корпортале вам понадобится “ КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал ”. Для корректной работы модуля на рабочих местах сотрудников должны быть установлены:
Ознакомиться с инструкциями по установке и настройке модуля можно по ссылке .