Часть I Анализ ситуации.
Часть III
Часть IV
Моя задача и вообще это задача именно управления – повысить отдачу от ресурсов. Сами они этого сделать не могут даже при наличии очень высокой квалификации. Это мы увидели в анализе.
В развёрнутом виде он выглядел так:
Анализ цикла и мероприятия по оптимизации цикла работы предприятия:
1.1 Анализ цикла.
· Филиал убыточен.
· Объем сделок – 240 в месяц.
· 85% сделок Санкт-Петербург – Москва.
· Время оформления одной сделки подготовленным менеджером -20 мин. Максимум 20 сделок за рабочий день.
· Объем документооборота на одну сделку – 6-8 печатных листов с помощью специальной программы.
· Отчет менеджера за рабочий день – 1 час.
· Увеличение продаж сформирует длинные очереди на оформление.
РЕШЕНИЕ.
1. Не менее 85% сделок формализуются. То есть мы про них знаем всё, кроме Ф.И.О. контрагентов, адреса и контактов получателя. Если заказчик постоянный, то эту информацию мы тоже можем получить заранее в удобном для нас формате.
2. Необходимо повысить производительность труда по обработке информации. Для этого необходимо установить и настроить программу управленческого учёта. Это работы на несколько часов. Плюс день на обучение персонала.
Сразу получаем более продвинутую аналитику, предварительный и формализованный ввод всех данных в программное обеспечение в удобном формате.
Использование офисных приложений формализует остальной документооборот.
3. Затраты на отчётность сразу сократились до 30 секунд за рабочий день.
4. Время на оформление сделок сократилось до 2-х минут.
5. Время на подготовку менеджера до одного рабочего дня.
Если первоначальный анализ показал, что подобные мелкие сделки просто невыгодны и надо уходить в более высоко маржинальный сегмент, где конкуренция сильнее. Я принимаю, на первый взгляд, абсурдное решение. Уйти в сегмент недорогих отправлений, ещё и снизив цену на 30%. Выбрал я самый массовый на тот момент сегмент - интернет-магазины. В итоге получил клиента, который мог для начала отправить в день в тестовом режиме до 100 посылок, при реальном портфеле заказов в 5 000 посылок в месяц. За счёт переработанной мной документации ещё и сбросил на клиента подготовку сопроводительной документации, которая у него формировалась автоматически, так как данные по сделкам уже были в его программе. И у меня в пункте приёма почти полностью исчезли затраты на оформление сделки. Итог. Первая поставка -70 посылок со стоимостью услуги 170 рублей была обработана за 40 минут менеджером с опытом работы один месяц.
