Организационная структура транспортной компании

Грамотно выстроенная организационная структура транспортной компании позволяет эффективно распределить обязанности между сотрудниками и наладить работу, тем самым повысив производительность всего предприятия и его доход. Объясняем, каким образом, а также разбираем модели разных вариантов организационных структур в такой компании.

Понятие организационной структуры организации

Организационная структура представляет собой схему, на которой отражены управленческий аппарат, подразделения в компании, а также взаимосвязи между ними. Благодаря такой структуре видно, как распределяются задачи, полномочия, ответственность в организации, должностные обязанности.

Отсюда — ключевые элементы такой схемы, а именно:

• звенья — могут отображать отдельные подразделения, сотрудников либо выполняемые ими функции;
• уровни — расположения звеньев относительно управленческого аппарата;
• Связи — отображение взаимодействий между подразделениями или сотрудниками (связи могут быть вертикальными, когда речь идёт о взаимодействии руководства с персоналом, а также горизонтальными, когда руководители взаимодействуют между собой либо персонал).

Для организации эффективной работы деятельность подразделений и сотрудников должна регламентироваться. Так, для разных специальностов необходимо составить должностные инструкции, попутно прописав в них ЦКП каждой должности. Впоследствии это минимизирует риск развития спорных ситуаций, срывов сроков и т. д. Знания ЦКП также облегчает процесс ввода в должность новичков.

Важно! Оргструктура выстраивается в соответствии со стратегией бизнеса, задачами и целями, которые перед ним стоят. Соответственно, если по каким-то причинам стратегия меняется, в компании зачастую происходит реорганизация. При этом будет перестраиваться вся схема либо отдельные подразделения, нуждающиеся в повышении эффективности работы.

Цели работы транспортной компании

Транспортные компании специализируются на организации доставки продукции, перевозке грузов. В этой сфере, как и в других, есть конкуренция, и, чтобы заиметь как можно больше клиентов, владельцу такой компании важно тщательно изучить своего потребителя и его требования к услуге, а затем постараться удовлетворить их.

Попутно можно и нужно делать ставку на одно из своих конкурентных преимуществ, сделав его одной из своих целей. Это может быть:

• оперативная обработка заказов и их быстрое выполнение;
• организация безопасной перевозки (это важно всегда, а особенно если речь идёт о перевозке ценных грузов, антиквариата, хрупких предметов и т. д.);
• сокращение времени пребывания груза в пути (например, если организовывается транспортировка товаров из одной страны в другую либо несколькими видами транспорта);
• расширение собственного автопарка или налаживание сотрудничества с другими компаниями, у которых есть автопарк (чтобы быстрее находить требуемые транспортные средства).

При построении организационной структуры своей компании надо учитывать основную цель бизнеса, она будет неизменной. Каждая компания может формулировать её по-разному, но главное, чтобы цель отражала пользу, которую бизнес сможет принести как можно большему количеству людей. Например, один из вариантов формулировки основной цели транспортной компании — доставлять груз из одного пункта в другой в целости и сохранности за максимально короткие сроки.

Обратите внимание, что прибыль не стоит ставить своей целью, поскольку деньги её не заменят. Но надо понимать, что они помогут быстрее реализовать задуманное.

Задачи транспортной компании

Исходя из своей бизнес-стратегии , можно сформулировать задачи. Для компании, специализирующейся на транспортировке грузов, это может быть:

• их подготовка — взвешивание, упаковка согласно техническим нормам, маркировка и пр.;
• погрузка/разгрузка;
• доставка выбранным видом транспорта;
• хранение в складских помещениях, которые отвечают требованиям, предъявляемым маркировкой;
• оформление документации на оказание услуг и согласование тарифов (так, может составляться один из договоров для бизнеса , например, договор перевозки или транспортной экспедиции, а также будут оформляться ТТН, бумаги на машину и на водителя и пр.);
• контроль над перемещением грузов (чаще всего осуществляется с помощью спутникового мониторинга транспорта);
• техническое обслуживание транспортных средств (его следует осуществлять регулярно, чтобы исключить риск возникновения неисправностей машин и простоя);
• транспортная логистика (сюда относится выбор подходящего транспорта, расчёт стоимости услуги, подготовка документации, загрузка/выгрузка, наконец, непосредственно транспортировка).

Организационная структура транспортной компании: варианты её организации

В транспортных компаниях чаще всего наблюдается линейное и функциональное управление.

Линейное управление

Его проще организовать. В этом случае компанией управляет генеральный директор, в обязанности которого входит также подбор персонала , заключение договоров, контроль работы звеньев низших уровней.

Подчиняются гендиректору:

• Эксплуатационная служба. Она организовывает процесс транспортировки таким образом, чтобы оптимизировать затраты на него.
• Техническая. Её сотрудники ответственны за исправность машин, поэтому они следят за условиями их хранения, контролируют своевременность прохождения ТО, учёт расходных материалов и т. д.
• Экономическая. Ведёт бухгалтерию, занимается планированием и т. д.

Функциональное управление

Более сложное, поскольку предполагает наличие функциональных, а не линейных руководителей. Последние управляют подразделениями в рамках той или иной группы однородных функций. Пример функционального руководителя — начальник отдела сбыта. При таком варианте наблюдается больше горизонтальных связей между сотрудниками, но и усложняется координация подразделений.

Модель организационной структуры транспортной компании

Под моделью понимается принцип формирования структурных элементов в компании:

• при функциональной модели подразделения создаются с учётом функций (одна функция — одно подразделение);
• при процессной — с учётом процессов.

Может быть модель, ориентированная на контрагента (один структурный элемент для работы с одним поставщиком или клиентом).

В то же время на практике чаще всего используются функциональная и процессная модели и их варианты.

Персонал транспортной компании

В организационной структуре транспортной компании будут выделяться следующие должности:

• Гендиректор и его заместитель. В обязанности последнего будет входить руководство транспортными потоками, работа с заказчиками.
• Старший диспетчер, начальник автоколонны. Оба сотрудника будут подчиняться заместителю гендиректора. При этом первый возьмёт на себя обязанности по работе с диспетчерами, оформление транспортной документации. Второй — работу с водителями и распределение их по маршрутам. Начальнику автоколонны будет также подчиняться автомеханик.
• Главный инженер. Следит за техническим состоянием транспортных средств организации. Ему будут подчиняться: отдел охраны труда, менеджер по снабжению, начальник ПТО (производственно-технического отдела).
• Начальник ПТО. На нём преимущественно — техническая документация, контроль соблюдения регламентов. В подчинении — инженер, механик.

Также в компании будут: медик, сотрудники юридического отдела, отдела маркетинга и продаж, менеджеры по работе с клиентами и др.

Требования к организационной структуре транспортной компании

Выбор оргструктуры зависит от ряда факторов (типа перевозок, утверждённого порядка работы, величины компании и её автопарка и т. д.). В то же время, независимо от этих моментов, готовая схема должна соответствовать некоторым требованиям, а именно:

• простота и определённость в назначении, соподчинении звеньев;
• жёсткость, надёжность и в то же время гибкость, чтобы она могла подстраиваться под меняющиеся условия предприятия, а также расти и развиваться вместе с ним;
• иерархичность в управлении, что обеспечивает надёжность (таким образом, если возникнут сложности в работе верхнего уровня, низшие ещё какое-то время смогут продолжать работать, это ключевое преимущество многоуровневых систем управления);
• рациональная соподчинённость звеньев;
• определённость по отношению к оргструктурам в ряду последовательных уровней управления;
• обеспечение надёжных связей между звеньями;
• взаимозаменяемость звеньев по требованию.

Взаимосвязь оптимальной организационной структуры транспортной компании и эффективности её деятельности

Оргструктура, по сути, отражает строение организации, то есть показывает, сколько есть подразделений, как они взаимосвязаны, кто принимает важные управленческие решения и т. д. Более того, она обеспечивает распределение труда.

Надо ли говорить о том, что, если она выстроена правильно, все подразделения работают слаженно, не возникает накладок и срывов сроков. Кроме того, компания растёт, развивается, и оргструктура трансформируется вместе с ней (например, «обрастает» новыми звеньями).

Если в какой-то момент существующая структура перестаёт отвечать запросам бизнеса, её пересматривают. Саму компанию при этом, скорее всего, будет ожидать реорганизация.

Выводы

Владелец транспортной компании обязательно должен строить эффективную организационную структуру , так как, если этого не делать, она всё равно будет складываться сама. Для этого необходимо разобраться с тем, что она собой представляет, и выбрать подходящий для себя способ её организации. Затем определить звенья, уровни с учётом своей бизнес-стратегии и, наконец, сформировать саму оргструктуру.

Чтоб оставаться в курсе о новых статьях - подписывайтесь на канал!