Когда мы говорим с родителями о сборах средств в родительских чатах, нередко слышим, что многие ведут учет в тетрадках или заметках на телефоне. Часть родителей недовольна отсутствием прозрачности процесса, потому что не всегда понятно куда уходят деньги и сколько их вообще осталось.
Мы спросили родителей, готовы ли они попробовать учет средств в новом месте с возможностью доступа к записям другим родителям?
Многие согласились и предложили идею с Гугл-таблицами. Идея с таблицами, действительно, приходит в голову одной из первых первых. Это довольно понятный и доступный каждому инструмент, но, как оказалось, у ответственных за сбор просто не хватает времени, чтобы сесть и сделать удобный шаблон для себя и других родителей.
В этом материале мы разберем простой и эффективный шаблон. В конце материала вы сможете скопировать ее себе в несколько кликов и уже следующий сбор средств провести с ее помощью.
Давайте разбирать по порядку:
- Название таблицы – так как мы предлагаем хранить все в одном месте, таблицу лучше назвать в формате Таблица для учета средства // Класс Здесь будет храниться вся история сборов, вы и любой родитель сможете открыть таблицу и посмотреть когда, сколько и на что собирались средства.
- Блок общей информации. Здесь указываем предмет и сумму сбора. Почему это лучше делать в отдельных ячейках и всегда в одном и том же месте? Для удобства. Таблица достаточно простая и любой человек быстро запомнит местонахождение нужной информации. Поэтому в следующий раз не составит труда быстро узнать предмет сбора, сумму и тд.
3. Блок ответственный за сбор. Заполняем информацию об ответственном лице и не забываем про номер карты, если сбор осуществляется онлайн.
4. Основная таблица для учета сдавших средства. Здесь просим обратить внимание на столбцы Сдал? и Карта или наличные? Мы сделали для вас условное форматирование и возможность выбрать вариант ответа. Эти опции будут работать в любом Экселе или Гугл-таблицах.
5. Внизу Основной таблицы есть возможность вбить количество сдавших человек, в таком случае сумма посчитается автоматически.
6. В Расходах указываем наши траты. Указав стоимость каждой статьи, внизу автоматически посчитается оставшаяся сумма.
Как работать с таблицей? 🤔
Мы рекомендуем работать в Гугл-таблицах, в таком случае каждый родитель сможет зайти и посмотреть текущий статус сбора, расходы и информацию о прошлых сборах. Для этого:
2. Назовите ее, например: Для учета средств
3. Далее переходим по ссылке 👉к нашей таблице , которую мы разбирали выше.
Кликаем по стрелочке на листе → Копировать в... → Существующая таблица
Откроется окно. Выбираем Недавние → Только что созданную пустую таблицу, которую мы назвали Для учета средств → Выбрать
После этого появится маленькое окошко, кликаем по Открыть таблицу
Вуаля! 🥳
Осталось только переименовать таблицу как сказано выше, удалить Лист 1, он нам не понадобится и переименовать основной лист под ваши нужды. Мы рекомендуем сделать копию этого листа как шаблона. В дальнейшем, когда вы будете проводить сбор средств, скопируйте лист шаблона и переименуйте под нужное событие (один лист – один сбор средств). Таким образом, каждый родитель будет видеть все сборы средств (все листы).
Последний штрих, надо открыть доступ родителям по ссылке. Для этого кликаем по Настройки Доступа → Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.
Вот и все! Осталось только скопировать ссылку и отправить в групповой чат.
Если вы предпочитаете работать в Эксель на компьютере, а не в браузере, то вы можете скачать таблицу.
Файл → Скачать → Microsoft Excel. Но обратите внимание, что в таком случае родители не будут иметь доступ к файлу.
______________________________________________________________________________________
Благодарим вас за прочтение этого материала! Если вы испытываете сложности со сбором средств в вашей родительской группе, вы можете получить бесплатную консультацию от автора это блога.
По всем вопросам обращайтесь:
👨💻Виктор Гусев – телеграм @spasibo или на почту viktor@mvplab.org
Вступайте в наше сообщество активных родителей в телеграме!
