Кадровый учёт — это не бухгалтерия, это отдельное направление, которое содержит свои законы и правила. В малом и среднем бизнесе к нему чаще подходят по остаточному принципу. Компании не делают даже минимальных вещей. Но для бизнеса это — риски. Потому что при проверке или спорной ситуации с сотрудником компания будет в проигрыше. Рассказываем, как наладить кадровый учёт малому и среднему бизнесу.
Если в компании не всё в порядке с кадровым учётом, любая проверка Государственной трудовой инспекции может повлечь многотысячные штрафы. А спор с сотрудником в этом случае — нулевой шанс выиграть суд.
При этом в малом бизнесе чаще всего функции кадровой службы исполняет не кадровик, а бухгалтер, секретарь, специалист по подбору персонала — хотя это не их профиль. Что же нужно контролировать, чтобы быть уверенным в правильности кадрового учёта? Мы собрали восемь основных контрольных точек кадрового учёта для руководителя.
Контрольные точки в учёте кадров
- Своевременное и корректное отражение документов в ЗУП.
- Закрытие табеля в установленные сроки.
- Анализ табеля на отклонения.
- Анализ по плановым и фактическим отпускам.
- Анализ по остаткам отпусков.
- Анализ штатного расписания на соблюдение.
- Анализ потери рабочего времени.
- Анализ текучести кадров.
Эти контрольные точки можно реализовать через кадровые отчёты. Их можно найти в программе 1С: ЗУП в закладке «Кадры» — «Кадровые отчёты». И при использовании программы не нужен дорогостоящий специалист в 1С для настройки и создания отчётов — всё интуитивно понятно.
Отчёты, которые мы рекомендуем использовать в работе:
Анализ штатного расписания на соблюдение. Штатное расписание является обязательным документом и весьма удобным инструментом, из которого можно увидеть:
- организационную структуру компании — её структурные подразделения, должности;
- штатную численность и количество штатных единиц по каждой должности;
- систему оплаты труда по должности.
Данный отчёт показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято. Какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием и какой его объём фактически использован. Контрольные точки — соотношение ФОТ и штатных единиц, а также соблюдение лимита по ФОТ и наполняемости штата.
Доверьте учёт зарплаты и кадров профессионалам — переходите на аутсорсинг к специалистам Аутсорсингового центра «Основа Капитал». Узнайте больше и оставьте заявку.
Анализ штатной расстановки позволяет получить штатную расстановку по организации в разрезе иерархии подразделений и должностей по штатному расписанию, фактической расстановке сотрудников. Отображает количество ставок по штатному расписанию, занятых ставок, временно освобожденных, свободных — это вакантные места.
Анализ табеля на соответствие фактическому порядку. Многие компании не уделяют должного внимания данной процедуре. Для анализа вам потребуется сформированный табель из 1С (итоговый вариант — на основании которого начисляется зарплата, он же подписывается и подшивается) и внутренней табель / график работы за месяц / иной документ, который ведётся в отделах. При сравнении данных документов выявляются отклонения. Например: неявки, не проведённые командировки или отпуска без сохранения заработной платы.
Анализ текучести кадров позволяет увидеть закономерности.
Анализ потери рабочего времени. Потери рабочего времени могут вести к падению объёмов производства и перегрузке отдельных сотрудников, поэтому важно выявлять причины. Отчёт можно формировать по работникам, по подразделениям, а также по предприятию в целом. Например, можно увидеть, кто из сотрудников часто отсутствует и по какой причине, из-за чего нагрузка перераспределяется на остальных.
Анализ личных данных позволяет выявить информационные пробелы. Особенно, что касается обязательных персональных данных, полнота отражения которых влияет на персонифицированные бухгалтерские и кадровые отчёты.
Анализ остатков отпусков. Отчёт позволяет увидеть сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по работникам, выявить работников с большими остатками отпускных дней. Чем он полезен: увидите, кого пора отправить в отпуск, чтобы снизить риски привлечения к ответственности за непредставление отпуска в течение двух лет подряд.
Анализ по плановым и фактическим отпускам. Удобный документ, который показывает соотношение запланированных и фактических отпусков, все отклонения от графика отпусков. Позволяет выявить работников, которые не отгуляли запланированный отпуск и возможные пересечения по отпуску у сотрудников с одинаковыми обязанностями.
Как работать с кадровыми отчётами
Выше мы перечислили основные отчёты, каждая компания с учётом своих особенностей дополняет список. При использовании данных отчётов вы снижаете риски привлечения к ответственности надзорными органами.
Регулярность формирования отчётов — ежемесячно или квартально — зависит от специфики вашей компании, а именно от численности, текучести и частоты внесения кадровых изменений. Большую часть отчётов оптимально формировать по итогам квартала. Лучше делать это заранее, чтобы не собирать данные в последний момент.
И последнее — о самом частом нарушении, которое выявляет Государственная инспекция труда.
Работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, кадровыми документами, которые связаны с их работой. Однако предприятия часто упускают этот важный момент из виду.
Важно, чтобы каждый документ был подписан сотрудником -— это юридически значимый факт. За нарушение работодателя могут оштрафовать. А в случае конфликта сотрудник вряд ли согласится подписывать что-либо задним числом. Тогда у компании будет только два пути: соглашаться на условия сотрудника или выплачивать крупный штраф.
Чтобы избежать таких неприятностей, надо обязательно контролировать процесс подписания документов.
Мы оказываем услуги по ведению кадров и расчёту заработной платы. Сейчас на обслуживании — розничная торговля, IT, строительные и производственные компании, охранные предприятия. Специалисты АЦ «Основа Капитал» готовы справляться со сложными задачами кадрового учёта, чтобы у руководителя не болела голова.
