Продуктивность — величина нестабильная. Мы не можем всегда чувствовать себя на подъёме — апатия или как минимум усталость будут периодически возвращаться. В наших же силах научиться не усугублять физическое и эмоциональное состояние, как можно быстрее вылезая из «апатичной ямы» и возвращая себе энергию с помощью разных техник, принципов и привычек.
Эта статья — целый талмуд продуктивных лайфхаков, которые могут помочь сбалансированно жить и работать, чувствуя себя отлично или хотя бы нормально. Мы собрали его с помощью книги «На пике. Как поддерживать максимальную эффективность без выгорания», советов экспертов и дополнили всей информацией про продуктивность, которая есть в нашем журнале.
Управляем энергией, а не только временем
В периоды вроде предновогоднего хочешь не хочешь, а задач целая гора: сколько ни приоритизируй, всё равно делать дофига. Тут важно, чтобы сама ваша батарейка была заряжена и не садилась от фоновых факторов: лишних эмоций, мыслей, усталости в теле и пустых дел.
Как же сохранить заряд своей внутренней батарейки:
- Не даём негативным эмоциям повлиять на тело: будь то ссоры с близкими или злость на токсичного клиента. Чаще спрашиваем себя: какие эмоции я сейчас чувствую, какие ситуации всплывают в моей голове, как тело на них реагирует, хорошо ли мне от этих реакций?
- Не позволяем пустым раздумьям отвлекать от дел. В нашей голове постоянно крутятся мысли, и важно осознавать, куда нас ведёт та или иная. Кидаем в топку всё, что создаёт мусор в голове: обдумывание новостей, сплетен и того, что не касается вас напрямую.
- Дружим с телом и слушаем сигналы об усталости — не забываем пить, есть, высыпаться и делать перерывы.
- Фокусируемся на важных для себя делах, следим, чтобы в потоке задач, которые важны другим, было то, что нужно нам лично.
Подробнее о том, как не посадить понапрасну внутреннюю батарейку, мы рассказывали в статье про управление энергией — там же собрали действенные упражнения для саморегуляции.
Уважаем планирование
Про грамотное планирование говорят все подряд. Только вот распределять дела на недели вперёд — практически невозможная штука. Тем не менее примерное планирование поможет разгрузить хаос в голове.
Чьи-то просьбы, идеи, сообщения, планы, цели — это дела или же задачи. Их все нужно взять и куда-то записать. Для этого выберите удобное место, которое будет называться «инбокс» — коробка с входящими. Это могут быть заметки в телефоне, блокнот, стикеры, Excel-табличка или какое-нибудь онлайн-приложение вроде Notion. Записав все задачи в одном месте, вы сделаете первый шаг к разгрузке головы от большого количества информации.
После того как вы зафиксировали всё, что было в голове, задачи из инбокса нужно рассортировать:
- ненужные задачи — которые к вечеру вы считаете странными, бесполезными или нелепыми — их выкидываем.
- задачи, которые займут 2−3 минуты — ответить другу, клиенту, подтвердить какую-нибудь доставку — делаем сразу.
- задачи посложнее — важные рабочие задачи, а также те дела, у которых есть временные ограничения — в план на завтра.
- задачи, которые за один день не решить — сделать ремонт в мастерской или студии, подготовить подарки к Новому году — в план на неделю. Их лучше разбить на подзадачи, а те раскидать по дням.
- громадные и непонятные задачи — откладываем «на когда-нибудь». Например, поездка на море, масштабирование своего дела или переезд. Сохраняйте здесь всё, что не имеет значения прямо сейчас, но вы этого хотели бы в будущем. Если со временем передумаете — удалите.
Более подробно про то, как пошагово разобраться с горами задач и всё распланировать, мы рассказывали в статье «Как привести дела в порядок». Там мы поделились экологичным способом планирования GTD.
Делаем перерывы
Перерывы — это такая же базовая забота о себе, как сон, еда и личная гигиена. Но, что греха таить, мы часто на них забиваем или тратим на залипание в соцсетях.
В отдыхе и перерывах мы выделили три главных правила:
- Переключаться в течение дня. Когда мы больше часа делаем одно и то же дело — мы устаём, внимательность и работоспособность падает. Устраивать небольшие перерывы после задач поможет таймер. Например, по популярной технике «помидоро» — 5 минут отдыха после 25 минут активной работы. Главная задача перерыва — отключить внимание от текущего дела.
- Час в течение рабочего дня использовать для отдыха. Один большой перерыв поможет качественно сбросить накопившееся напряжение. Как правило, это делают в обед. Важно отложить все дела и дать себе возможность отдохнуть: перекусить, прогуляться, убрать телефон и побыть в тишине.
- Час до или после работы — только для себя. Этот совет мы подглядели у нашего издателя Дианы. Она рекомендует выделять минимум час каждый день только на те дела, которые важны лично вам и вдохновляют вас. Пусть это будет любимый спорт, прогулка, хобби или книга — проведите это время так, как нравится вам. Заносите этот час в календарь как отдельное дело, чтобы относиться к нему так же серьёзно, как к рабочим задачам. Если строго следовать этому правилу, есть большой шанс не выгореть и сохранить продуктивность как можно дольше.
Выкидываем многозадачность в корзину
Делать больше одного дела одновременно — это может казаться чем-то суперкрутым, полезным и эффективным. Но мы не приспособлены быстро переключаться с одного на другое, на это тратятся огромные ресурсы организма. Потому что каждый раз, когда вы переходите к новой задаче, мозгу нужно время, чтобы он в неё «вкатился». Это отнимает много сил, хотя поначалу так не кажется.
Первое, что стоит сделать, — взять свою занятость под контроль. Если этого не делать, 80% времени уйдёт на второстепенные дела. Чтобы этого не допустить, добавляйте свои задачи в диаграмму Парето — найдите те самые 20% усилий и задач, которые принесут вам 80% результата.
Чтобы сохранить продуктивность, в один промежуток времени уделяйте внимание выполнению только одной действительно важной задачи. Сначала час делаем один проект, потом отдыхаем, затем разгребаем почту, а уже после залипаем в соцсетях, но с последним стоит быть вообще поаккуратнее. Соцсети вредят работе куда больше, чем мы думаем.
Подробностями делится нейропсихолог Алексей Леонтьев:
В социальные сети, онлайн-игры и прочие «кликеры» не стоит залипать ни во время рабочего процесса, ни на перерывах.
Объясню по науке: вся наша жизнь состоит из так называемых дофаминовых петель: возникновение потребности, мотивация, выброс энергии для её закрытия, процесс закрытия, результат в виде удовлетворения.
Пролистывание ленты, клики по монеткам в онлайн-приложениях, даже просмотр мотивационных роликов — дофаминовые петли, которые работают по одному и тому же алгоритму. Чем больше человек кликает и получает псевдорезультатов, тем больше он растрачивает дневной заряд мотивации, желание что-либо делать притупляется. Возможно, встав утром, человек готов к новым свершениям, но после того как за чашкой чая он посмотрел несколько роликов на Ютубе, весь энтузиазм куда-то пропадает и намеченные дела откладываются на завтра. Рабочий процесс — это тоже дофаминовая петля. Именно на него и нужно растрачивать мотивацию.
Алексей Леонтьев, психолог, нейропсихолог, нарколог
Принимаем меньше мелких решений
Многие известные предприниматели всегда ходят в одной и той же одежде. Марк Цукерберг рассказывал, что его гардероб состоит из одинаковых вещей, потому что он не хочет тратить силы на решение, в каком костюме ему идти на работу. Чтобы сэкономить энергию, сделайте «заготовки» на все бытовые вещи заранее. Что сегодня надеть, что съесть на завтрак, ехать на метро или на автобусе — пусть такие решения будут всегда одинаковыми или спланированными заранее.
Следующими советами с нами поделилась Шехирева Виктория. Руководитель SMM отдела агентства Galstuki.pro, фрилансер и мама.
Подбираем своё эффективное время
У каждого человека есть своё время, когда работается эффективнее всего. Кто-то делает задачи качественно и быстро до обеда, кто-то — глубоким вечером. Важно определить, когда вы наиболее продуктивны, и стараться работать в это время.
Устраиваем дни «доделок»
Всегда есть ворох мелких задач из разряда «позвонить», «написать», «ответить», о которых мы забываем. Когда они скапливаются, появляется ощущение загруженности и горящих дедлайнов. И, как следствие, тревожность. Фиксируйте где-нибудь эти дела, и когда их соберётся достаточное количество, выделите день, который посвятите только им.
А вот ещё один личный совет от нашего издателя Дианы:
Если вы сложно включаетесь в работу, то используйте эти мелкие задачи для раскачки в начале дня. Я так и делаю: час с утра непрерывно разбираю мелочи и за счёт них набираю темп, бужу свой мозг — этот подход круто работает. Так ещё закрывается много «галочек» с утра пораньше — мозг ликует, появляется мотивация.
Делегируем рутинное
Если чувствуете, что какие-то задачи из жизни и работы перестали приносить удовольствие, найдите помощника. Передайте ему те задачи, которые вам не нравятся, сложно даются, занимают много времени, например, ведение бухгалтерии или уборку.
В этом есть точка роста, потому что освобождаясь от ненужного, вы открыты для чего-то более важного, но всё получится не сразу. Делегировать — это сложно, и в самом начале придётся потратить немало времени на передачу задач, их проверку, обратную связь и так далее. Но это вложение в будущее, в котором вы потенциально сможете сэкономить время на важное и получить хороший результат.
Для тех, кто хочет как-то расширять сферу задач или просто сбросить с себя часть рутинной работы, но не совсем понимает, как это сделать, мы записали подкаст «Делегирование: что, кому, зачем, когда и как передавать». Уверены, он поможет сделать процесс безболезненным.
Оцениваем процесс по целям
Чтобы разобраться, повышается ли вообще наша эффективность, авторы книги «На пике…» советуют завести себе тетрадку продуктивности, в которую выписываются ближайшие среднесрочные цели. Когда они на виду, это помогает каждый вечер анализировать процесс.
Например, спросите вечером себя, как много я сделал для того, чтобы приблизиться к своей цели запустить магазин, пройти курс, чему-то научиться. Оцените результат от 1 до 10. Если получится от 1 до 5 — подумайте, что сделать, чтобы завтра было лучше. Результат от 8 до 10 — это мотивирует держать планку. Как в старой песне: «А сегодня что для завтра сделал я».
Вместо итогов: пробуем, пробуем, пробуем
Каждому из нас подходят свои методы, и советы из статьи — не панацея, а путеводитель. Нужно перепробовать не один способ, чтобы найти подходящий для себя. Но у вас точно получится, как получилось у карьерного консультанта Дианы Мамедовой:
Я перепробовала все популярные способы повысить продуктивность, особенно когда начала совмещать основную работу HR с деятельностью карьерного консультанта. Ни одна из известных методик не помогла.
Вся эта погоня за модой приводила лишь к тому, что мне хотелось только сутками лежать под пледом и смотреть сериалы. Какая уж тут продуктивность.
А вот что помогло, так это система личной продуктивности. На мой взгляд, основная проблема всех методик тайм-менеджмента как раз в их «универсальности», что они, по утверждению авторов, подходят всем. Я же считаю, что в управлении своим временем, как и в лидерстве, в карьере, нужно опираться на то, что подходит конкретному человеку, на его личные качества и особенности.
Чтобы найти эти личные характеристики, всегда искренне советую книгу Карсон Тейт «Работай легко». Основная мысль книги в том, что каждый может построить индивидуальную систему продуктивности, найти и научиться применять подходящие именно ему инструменты и в конце концов стать более эффективным, креативным и — самое главное — более счастливым.
В книге есть простой тест, пройдя который вы можете узнать свой стиль продуктивности и понять, как с его помощью успевать больше, справляться с лавиной входящих имейлов и сообщений, более эффективно работать с командой и многое другое.
Мне помогает оставаться всегда в контакте с людьми и чередовать разные виды активности в течение дня, чтобы не сталкиваться с рутиной.
Диана Мамедова, карьерный консультант
Что ещё почитать:
- Как многозадачность вредит эффективности. Мнение эксперта
