Когда вас отвлекают на работе, это может расстраивать, раздражать и вызывать стресс. Однако недавнее исследование демонстрирует, что люди не всегда испытывают неприятные эмоции, когда их отвлекают. Участники исследования, упоминавшие примеры позитивной реакции, говорили, что испытали такие эмоции, как счастье, радостное волнение или удовлетворение.
Думается, что нас расстраивает необходимость переключаться и менять график, чтобы выполнить неожиданную задачу, однако мы можем испытывать и положительные эмоции, если нас отвлекли не напрасно и мы можем положительно ответить на вопросы «Я продвинулся в другом деле? Новая задача важнее, чем та, которой я занимался до этого?» Кроме того, мы более позитивно воспринимаем ситуации, когда нас просят переключиться, если новая задача легко вписывается в рабочий день и позволяет ответить «да» на вопросы «Сейчас подходящий момент, чтобы отвлечься?», «У меня достаточно свободного времени и я смогу выполнить еще одно дело?» и «Я уже мысленно планировал потратить время на эту задачу?»
Как и когда лучше обратиться к человеку, если вам придется его отвлечь, — и к кому именно стоит обратиться? С учетом перечисленных факторов вы сможете определить оптимальный ответ.
1. Оцените, насколько критична задача
Люди чаще считают, что их не зря оторвали от дел, если задача, на которую их попросили переключиться, кажется важной, особенно если она выглядит более важной, чем те, над которыми они до этого работали.
2. Не усугубляйте ситуацию, если человек слишком загружен
Люди реагируют отрицательно, если их отвлечь в тот момент, когда они и так чувствуют себя перегруженными. Чтобы не усугублять, спросите себя, что вы знаете о текущей загруженности сотрудника.
3. Определите, кого лучше отвлечь
Всегда неприятно, когда вас отрывают от дел, а затем выясняется, что вы не тот человек, который может выполнить эту работу. Поэтому, прежде чем стучать кому-то в дверь, спросите себя, подходящий ли это кандидат для вашей просьбы. Кто лучше всех подходит для выполнения задачи, в которой вам нужна помощь? В чьи обязанности обычно входят аналогичные задачи?
4. Обращайте внимание на сигналы занятости
Люди реагируют более позитивно, когда их отвлекают, если это происходит в «подходящее» время. Чтобы определить, подходящий ли сейчас момент, обращайте внимание на сигналы, которые посылает человек: закрыта или открыта у него дверь? Установлен ли у него статус «отсутствую» или «доступен» онлайн? Занят ли у него этот час в календаре?
5. Позаботьтесь о том, чтобы человеку не пришлось тратить лишнее время
На отношение людей к ситуациям, когда их отвлекают, влияет и то, насколько это затягивается. Чтобы решить эту проблему, подумайте, как можно облегчить бремя человека и использовать его время наиболее эффективным образом. Можете ли вы более сжато объяснить контекст просьбы? Можете ли вы сами предпринять какие-либо шаги, прежде чем передать задачу другому? Важно, как вас при этом будут воспринимать: даже если вам это не кажется существенным, постарайтесь, когда к кому-то обращаетесь, показать, что вы уважаете чужое время.
6. Предупредите заранее
Отвлечь — значит объявиться неожиданно. Но необязательно появляться совсем уж внезапно: иногда можно заранее предупредить человека, что он вам может понадобиться в ближайшее время. Это поможет вашему коллеге мысленно запланировать перерыв и выделить время на эту задачу, даже если точное время еще не известно.
Также вас может заинтересовать:
Полную версию статьи «"Есть важное дело": как правильно отвлекать сотрудников от их работы» вы можете прочитать на нашем сайте. Оформить подписку на журнал можно здесь.