Цейтнот на работе, сгоревшие сроки, конец года, большие объемы работ, постоянно новые вводные и задачи - знакомая ситуация? Это стресс, расход сил без восполнения, постоянные задержки на работе, работа без выходных.
Сделал? - Переделай - Переделал? - Исправляй
Вся проблема в отсутствии знаний и навыков планирования работы и попытках выполнить все, сразу и хорошо.
Основываясь на своем опыте, знаниях полученных из специализированной литературы и на тренингах по управлению, могу предложить Вам правила для грамотной организации работы.
Мой опыт - это более 20 лет проектирование инженерных систем для сложных объектов из них более 14 лет связано с организацией работ и управлением людьми.
Да, есть метод тайм менеджмента - матрица Эйзенхауэра. С матрицей Эйзенхауэра основная проблема на практике в том, чтобы понять что срочно и важно, а что несрочное и неважно. Тут могут быть варианты, которые на практике сильно субъективны и подвижны в течение времени.
Итак, приступим:
1. Сортировка и учет задач.
Все поступающие задачи должны сразу рассматриваться и сортироваться. Рассмотрение позволит Вам понять уровень задачи, степень приоритетности и "А она вообще к Вам?". Из-за того, что она просто пролежала у Вас на столе, возникает риск передать правильному адресату когда выйдут сроки исполнения.
Рассмотрение позволяет рассортировать задачи по приоритетам, правильно их учесть, отсечь задачи не Вам, исключить из дальнейшей работы задачи требующие только ознакомления т.е. не требующие затрат на выполнение.
Учет необходимо осуществлять в письменной или электронной форме т.е. этот вал поручений и задач будет иметь некий формализованный вид.
Не держите все в голове. Как часто я слышу фразу: "Зачем записывать? Я все запомню". Не запомните, а если запомните, то не так - поверьте, проверено не раз и не два.
2. Уточняй приоритеты и объем требуемой работы.
Важно сразу уточнить приоритет задачи над остальными. Мы можем неправильно понимать приоритеты, приоритеты могут динамично изменяться. Уточнил - не тратил время, на не срочную задачу.
Часто получая задачу, мы неосознанно вкладываем в нее больший смысл и объем требуемой работы, чем это требуется на самом деле. Проверено - не уточнил, сделал кучу лишней работы "в корзину".
3. Планируй и информируй о сроках
План работ должен быть обязательно. Необязательно подробный, хотя бы общий. Но план должен иметь основные шаги и вехи выполнения. Это позволит правильно запустить процессы. По вехам будете отслеживать реализацию. Например, решение требует участие другого специалиста, а ему нужно так же время и пока он занят этой задачей, Вы можете выполнять следующую по приоритету.
Все шаги должны быть понятны, структурированы, привязаны к срокам.
Часто встречающаяся ошибка: исполнение неверно выставленных сроков. Если выполнение сроков невозможно и задача требует большего количества времени и ресурсов - сразу информируй об этом.
Во-первых, можно перенести сроки. Во-вторых, можно уточнить приоритеты. В-третьих, пессимистичный прогноз никто не отменял и нужно это просто понимать заранее, а не в последний день.
4. "Хочешь насмешить Бога, расскажи о своих планах на завтра"
Негибкость мышления и управленческое эго - главный враг любой организации работы.
Вне зависимости от запланированного, необходимо всегда быть готовым к изменениям. Как минимум морально. Не нужно паниковать и нервничать - жизнь всегда вносит в наши планы изменения.
Поменялись приоритеты, появилась новая информация, требующая осмысления и учета в работе, болезнь, увольнение, смерть, режим самоизоляции - учесть и предусмотреть все не получиться, но сохранять самообладание, здравый смысл и конструктивный настрой необходимо!
5. Систематизируй и структурируй работу
Работа должна быть систематизирована, структурирована. Никаких "У меня все в голове". Для меня эта фраза маркер - значить все плохо и ничего нет.
Необходимо системно отрабатывать задачу, у каждого этапа должны быть начало и конец. Необходимо четко понимать, что конкретно нужно сделать, как сделать и что будет итогом.
Систематизация и структурирование подразумевает, в том числе под собой, уточнение приоритетов и объемов требуемой работы. Время на сортировку, учет и планирование должно выделяться каждый день, как правило в начале дня. Это позволит "держать руку на пульсе".
Если работу невозможно передать другому специалисту в течении 5-10 минут - Ваша работа не систематизирована!
Систематизация повышает качество выполнения и позволяет при необходимости насыщать человеческим ресурсом срочные приоритетные работы. Своеобразный маневр ресурсом. Если этого нет - забудьте, сколько людей не привлечете толку будет мало.
По опыту: работа, для которой по начальным оценкам требовалось около 40 человек и около года работы, после систематизации процессов, была выполнена 6-ю специалистами за 5 месяцев.
6. "Исключи срочность"
Мой любимый пункт. Всем и всегда все нужно срочно - это прям бич настоящего времени. Срочность - это эмоциональный накал, подкрепление карами начальственными и небесными … но … эмоции и рациональное мышление не совместимы!
Как раз тут и всплывает вопрос уточнения приоритетов и требуемых объемов работы. А если этого не делать, то будете не раз переделывать)
Что нужно сделать, когда прилетел "срочный" вопрос?
✅ Во-первых, пойти пройтись неважно куда: к автомату за кофе, к коллеге в соседний кабинет, покурить, в туалет в конце концов) - главное недолго минут 5 не больше.
✅ Во-вторых, завершить выполняемую работу т.е. поставить некую понятную промежуточную точку, Вы с нее потом продолжите, а может и передадите другому человеку.
✅ В-третьих, Вы уже спокойно ознакомитесь с задачей и зададите правильные уточняющие вопросы.
В противном случае переделка сделанного, если повезет, и нервный срыв, если не повезёт.
Напоминаю, что это в состоянии цейтнота и тут такое)
7. Отдыхай
Важно помнить, что организм не может тратить ресурсы и накапливать одновременною. Дополнительные усилия и переработка не должны превышать около 10-20 процентов Вашего времени и желательно быть разнесены во времени. Больше? Начнется накопление усталости.
Срочная работа - временно напряглись, сделали сверхусилие. Потом обязательно восстановили силы - взяли положенный выходной, встретились с друзьями/подругами, отдохнули на выходных на природе...
Если не отдыхать, то вначале будет прирост производительности, а потом резкий спад ниже нормы, профессиональное и эмоциональное выгорание.
По опыту: то что делал после 18:00 до полночи, утром будешь переделывать.
8. Позитивный настрой
Строго обязательно!
Не получилось всегда начинается со слов "не получиться"!
Мне всегда позитивный настрой в сложных ситуациях помогал сохранить спокойствие и здравость мышления! Правда начальников это раздражает, они же нервничают и рисуют у себя в голове кары начальственные и небесные. А тут я такой счастливый! Непорядок)
Резюме
На практике не все может получиться выполнить из представленных правил. Ситуации бывают разные и все возможные варианты не опишешь, но это основные "якоря", которые помогут Вам удержаться в этом бушующем "море цейтнота".
Правила универсальные и пригодятся не только на работе.
