Денежные средства, выданные из кассы организации (ИП), или перечисленные на карту сотруднику в подотчет должны быть использованы по назначению или возвращены.
О целевом использовании средств сотрудник отчитывается путем составления авансового отчета с приложением к нему подтверждающих первичных документов.
Авансовый отчет утверждается уполномоченным лицом (директором, главным бухгалтером).
Срок, в который подотчетное лицо должно отчитаться по выданной сумме или вернуть ее, утверждается нормативными документами организации.
В случае если подотчетное лицо не отчиталось в использовании полученной суммы, использовало ее не по назначению и подотчетные средства не были возвращены в кассу или на банковский счет организации возможны 2 варианта развития событий.
Первый вариант: долг прощается, выданные сотруднику деньги в подотчет признаются доходом физического лица и облагаются НДФЛ.
Решение об отказе взыскания долга с сотрудника (прощении долга) и удержании НДФЛ может быть принято как компанией самостоятельно, так и налоговым органом, в ходе проведения проверки деятельности компании на предмет полноты и своевременности уплаты налогов.
Позиция налоговых органов по данному вопросу отражена в письме ФНС России от 24.12.2013г. № СА-4-7/23263 с обзором практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, ВС РФ и толкования норм законодательства о налогах и сборах, содержащегося в решениях Конституционного суда РФ.
В пункте 8 обзора указывается, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств и оприходования товарно-материальных ценностей, денежные средства подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.
Организация (ИП), выдавшая подотчетные денежные средства, при развитии событий по налоговому сценарию, может быть привлечена к ответственности за неисполнение обязанностей налогового агента по НДФЛ в виде штрафа.
В некоторых случаях, если заинтересованному лицу удается доказать через суд, что данная выплата фактически являлась вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей сотрудником, неиспользованные подотчетные средства облагаются страховыми взносами.
Страховые взносы и штраф за неисполнение обязанности налогового агента взыскиваются с компании. НДФЛ удерживается с дохода физического лица.
- Заметка для подотчетного лица.
Датой получения физическим лицом дохода в виде невозвращенной суммы подотчетных денежных средств, с целью обложения НДФЛ, считается либо дата Решения компании (ИП) об отказе от взыскания долга с сотрудника по подотчетным денежным средствам (дата прощения долга), либо дата, с которой стало невозможным взыскание денег. Позиция закреплена в письме Минфина России от 24.09.2009г. № 03-03-06/1/610.
В иных случаях, в частности, когда в наличии регулярные операции выдачи-возврата авансовых сумм, представление авансовых отчетов об использовании подотчетных средств или их части, а так же, производятся удержания по отдельным суммам, - признать доходом подотчетные деньги не так просто.
Второй вариант: долг по выданным подотчетным средствам добровольно возвращается подотчетным лицом, либо удерживается работодателем с заработной платы сотрудника (иных начисленных работодателем доходов) с учетом соблюдения норм Трудового законодательства РФ.
Взыскание возможно не позднее одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возврата неиспользованных подотчетных денег и в размере не более 20% в месяц от выплачиваемой заработной платы (ст. 137, ст. 138 ТК РФ).
Если сотрудник самостоятельно примет решение на удержание с его дохода более чем 20%, то гашение долга в большем размере не будет нарушением трудового законодательства и прав сотрудника.
- Заметка для подотчетного лица.
Возможность удержать выданные в подотчет денежные средства с заработной платы, в случае если сотрудником не предоставлен авансовый отчет, и деньги не возвращены компании, предоставляется лишь с согласия подотчетного лица.
Согласие от сотрудника на удержание из заработной платы задолженности по подотчетным средствам, авансовый отчет по которым не был представлен, должно быть получено работодателем в письменном виде (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Работодатель не вправе принимать Решение об удержании задолженности по подотчетным средствам из заработной платы сотрудника по истечении одного месяца, со дня окончания срока, установленного для представления авансового отчета или возвращения неиспользованных подотчетных сумм. Однако работодатель имеет право для взыскания долга с подотчетного лица обратиться в суд.
Сотрудник вправе оспорить размер и основание для удержания подотчета.