Если вместо вас подписывает документы и сдаёт отчётность работник или другой ваш представитель, нужна доверенность. Её можно оформить на бумаге, но налоговая служба рекомендует переходить на электронный вариант. Расскажем, для чего нужна такая доверенность, как её оформлять и использовать, будет ли она обязательной с 2023 года.
Что такое электронная доверенность и для чего она нужна
Это электронный аналог обычной бумажной доверенности, в которой вы даёте право представлять ваши интересы — сдавать отчёты, подписывать документы, принимать товары и материалы, получать деньги в банке и др. Представителем может быть ваш работник или человек со стороны, другая организация или ИП.
Электронную доверенность формируют в виде файла с расширением .XML, а передают по телекоммуникационным каналам связи через операторов ЭДО. Официально её называют машиночитаемой доверенностью — МЧД.
Такой вид доверенностей появился в 2022 году после изменения закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». По новым правилам чтобы сотрудники могли подписывать рабочие документы от имени организации или ИП, у них должна быть отдельная электронная подпись физлица без реквизитов работодателя, а к ней — машиночитаемая доверенность.
Для сдачи электронной отчётности ФНС утвердила формат доверенностей в приказе № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 и запустила сервис, где организации и ИП могут их формировать, скачивать и проверять.
Если пользоваться такой доверенностью, бумажную версию уже не понадобится предоставлять в налоговую инспекцию, а ИП не придётся заверять её у нотариуса. Одну МЧД можно оформлять для нескольких налоговых инспекций или даже для всех сразу.
К сервису ФНС подключаются операторы ЭДО, поэтому работу с электронными доверенностями постепенно внедряют в программы и сервисы для сдачи отчётности.
Обязательно ли оформлять электронную доверенность
В письме № ЕА-3-26/5811@ от 3 июня 2022 года ФНС сообщила, что продолжает принимать отчётность по ТКС от представителей налогоплательщиков на основании бумажных доверенностей. Обязанности использовать их исключительно в электронном виде в НК РФ пока нет. Но налоговики рекомендуют именно такой способ, потому что в дальнейшем он будет предпочтительнее.
Также пока остаётся вариант со сканом бумажной доверенности. Его по-прежнему можно отправлять в налоговую по каналам ТКС. Главное — заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Но в отличие от доверенности в формате XML, сервис ФНС не считывает автоматически информацию со сканов.
По информации от ФНС до 1 сентября 2023 года действует переходный период, когда пользоваться электронными доверенностями можно по желанию. Предполагается, что после этой даты отчётность от представителей компаний и ИП будут принимать только с МЧД.
Как оформить электронную доверенность
В электронной доверенности должна быть информация из п. 2 Единых требований, утверждённых Приказом Минкомсвязи № 857 от 18.08.2021:
- наименование документа;
- сведения о доверителе — название организации, ИНН/КПП, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, ФИО директора или ИП и их СНИЛС;
- сведения о представителе;
- дата выдачи и номер доверенности;
- срок действия (если устанавливаете его);
- перечень полномочий, которыми наделяете представителя — в виде идентификаторов из единого справочника от Минцифры или текстом;
- сведения об информационной системе, которая предоставит сведения об отзыве доверенности;
- разрешено или нет передоверие.
Как сформировать доверенность в сервисе ФНС:
- На стартовой странице нажмите кнопку «Продолжить» и дайте согласие на обработку персональных данных — поставьте галочку в пустой ячейке и нажмите «Подтвердить».
- Выберите пункт «Формирование доверенности» и нажмите «Сформировать».
- Заполните первую вкладку со сведениями о доверенности — её номер и дату начала действия. Конечную дату можно не вписывать, а выбрать «Бессрочное действие». Тогда доверенность будет действительна в течение года с даты оформления.
- Заполните вкладки со сведениями о доверителе и представителе. Часть реквизитов подтягивается из базы ФНС. Например, заполните ИНН, КПП и ОГРН организации и нажмите кнопку «Загрузить» — название и юридический адрес заполнятся автоматически.
- Заполните сведения о полномочиях представителя. В поле «Признак (код) области регистрации» отметьте галочкой нужные пункты: подписать налоговую декларацию, получить документы в инспекции, внести изменения в документы налоговой отчетности и т. д.
- В следующем поле можно выбрать номера ИФНС, в которых будет действовать доверенность. Можно оставить его незаполненным и отметить галочкой ячейку «Действует в отношении всех налоговых органов».
- На последней вкладке будет просмотр готовой доверенности. Проверьте текст и нажмите «Сформировать XML» — сформируется файл, который нужно сохранить.
В сервисе можно на любом этапе сохранить черновик доверенности в XML-формате и продолжить заполнение позже. Также есть функция проверки файла, созданного на стороннем ресурсе.
Отдельно можно оформить электронную доверенность и для работы с контрагентами, если с ними налажен ЭДО и есть нужный функционал. Сформировать такую доверенность можно на сайте реестра МЧД, выбрав «B2B доверенность», или в своей учётной программе.
Как пользоваться электронной доверенностью
Для оформления МЧД у руководителя ООО должна быть КЭП юридического лица, где в качестве владельца сертификата он указан как физлицо, действующее от имени организации без доверенности. У ИП — КЭП индивидуального предпринимателя. С 2022 года их получают только в налоговой и её доверенных центрах.
Работнику ООО или ИП нужен сертификат КЭП физлица, в котором будут только его данные, без реквизитов работодателя. Получить его можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Работодатель отправляет доверенность по ТКС, то есть через программы или сервисы для сдачи отчётности. Отправить МЧД нужно в налоговую, в которой он стоит на учёте: ООО — по месту нахождения, а ИП — по прописке. Сделать это нужно до того, как представитель начнёт сдавать электронные отчёты и обмениваться документами с налоговиками.
Если МЧД оформили для нескольких ИФНС, достаточно отправить её только в свою инспекцию, на все остальные она распространится автоматически.
Информация о доверенности сохранится в базе ФНС. Работнику не придётся прикладывать МЧД при каждой отправке. Отчётность и документы для налоговой он будет заверять своей подписью и отправлять вместе с информацией о реквизитах доверенности и сведениями о себе. Формат такого информационного сообщения утверждён приказом ФНС № ММВ-7-6/602@ от 19.10.2018. Система проверит совпадает ли информация из этого файла с реквизитами владельца электронной подписи.
Работодатель может отозвать электронную доверенность. Например, это нужно, когда у работника изменились обязанности или он увольняется. Для этого тоже есть специальный формат заявления, в котором указывают, с какого дня МЧД перестанет действовать. Подать его нужно в ту же инспекцию, что и саму доверенность и таким же способом.
Кроме налоговой, свой формат машиночитаемой доверенности подготовил ФСС. Но пока работа с МЧД у них в тестовом режиме и действует старая схема — скан бумажной доверенности формате .pdf отправляют через личный кабинет, а оригинал предоставляют в отделение фонда. В дальнейшем к обмену документами по МЧД присоединятся и другие госорганы.
