Считать, что управление — это легко может только человек, который ни разу в жизни не руководил. Ведь это просто только со стороны. Достаточно попробовать, чтобы сразу столкнуться с проблемами и трудными решениями. И за вас с этим никто не разберется. Кроме людей, которые уже с такими проблемами столкнулись. Ведь зачем изобретать велосипед, который уже сделали?
Люди бережно собирают свои знания и лучшие практики и делятся ими с миром. Одним из важных источников информации для руководителя можно считать PMBoK, или Project Management Body of Knowledge. Это свод знаний по управлению проектами, где описаны процессы, их цели и способы их внедрения. Можно сказать, что этот сборник — это настольная книга руководителя или библия тимлида. Называйте как больше нравится, сути дела это не меняет.
Выпускается PMBoK с 1986 года и регулярно переиздается. В последней, 7 версии, в руководстве более 700 страниц. Само собой, одной статьи недостаточно, чтобы разобрать всю книгу, поэтому постараемся разобрать основные тезисы о проектах, чтобы стало ясно, зачем нужен сборник.
Плюсы и минусы PMBoK
Плюсы:
- Применим к любым проектам в любых сферах. Чаще к крупным.
- Работа с документацией делает процессы более структурированными.
- Есть уже готовые процессы, которые можно просто адаптировать под свой проект.
- Ответственность не размывается, ведь за проект отвечает один руководитель.
Минусы:
- Плохо адаптируется для небольших проектов. Большое количество процессов утяжеляет работу и становится избыточным.
- Процессы могут замкнуться на одном человеке, эффективность работы напрямую зависит от пропускной способности руководителя.
- Слабо учитывает особенности отрасли, некоторые процессы нужно адаптировать или убирать.
Что такое проект?
Чтобы не было недопониманий, важно сразу разобраться с самыми базовыми понятиями. Проект — это совокупность действий, у которых есть конечный уникальный результат. Каждый раз на выходе у вас получается что-то новое. То есть разработка приложения по доставке еды — это проект, вы получили уникальный результат. А работа курьером — процесс, ведь итог один и тот же, доставленный заказ. Оба этих подхода важны для бизнеса, но нужно их различать.
Что может быть результатом проекта:
- Продукт, как конечный, так и часть итогового изделия.
- Услуга или возможность предоставлять услугу.
- Улучшение существующих продуктов и услуг.
- Получение информации, как, например, на курсах языка.
Кроме уникальности проект также имеет начало и конец, когда процесс может быть бесконечным. Причем вопрос необязательно во времени. Границы проекта могут состоять из удовлетворенности заказчика, бюджета, сроков. Подробнее о различиях между проектным и процессным подходом мы рассказали в другой статье.
Этапы проекта
Само собой, все проекты непохожи друг на друга, ведь их цель, как мы помним, уникальный результат. Но классифицировать основные этапы вполне возможно. В PMBoK предполагается 5 этапов, с помощью которых группируют все процессы внутри проекта:
- Инициация. То, что дает толчок новому проекту, разработка базового запроса заказчика или возникновение идеи. На этом этапе может быть один только желаемый результат.
- Планирование. Проект начинает обретать очертания, появляется план его реализации.
- Выполнение. Претворение в жизнь того, что наметили на стадии планирования. Исполнители приступают к работе.
- Контроль за выполнением. Сюда входит отчетности, отслеживание результата, контроль сроков и качества.
- Завершение. Процессы, которые подводят проект к завершению. Результат уже практически достигнут, нужно лишь предъявить его аудитории или заказчику.
Давайте остановимся на них чуть подробнее.
Инициация
На этом этапе главное обнаружить общую задачу, которую необходимо решить. Команда проекта еще немногочисленна, на самом деле это может быть только один человек. После выяснения проблемы, важно проработать 2 процесса:
- Определить участников проекта. Как минимум нужны заказчики или те, для кого мы достигаем результат. Также важно учесть все стороны, на которые повлияет наш проект.
- Подготовить устав проекта. Это техническое задание, экономическая сторона вопроса и результат, которого хотим достичь.
Планирование
Это самый важный этап, ведь от того, насколько реалистично и подробно проработан план действий, напрямую зависит успех проекта. Согласно PMBoK в эту группу входит 24 процесса, вот некоторые из них:
- Сбор требований помогает определить качество конечного результата.
- Определение операций и их последовательности.
- Оценка ресурсов операций.
- Определение бюджета на проект.
- Определение рисков, их качественный и количественный анализ. Эти процессы помогают избежать осложнений в ходе проекта.
- Планирование вовлечения заинтересованных сторон.
В конце этапа планирования у вас получится подробный план управления проектом, который стоит зафиксировать в виде документа. При этом его можно изменять, если в ходе работ обнаружатся новые обстоятельства или возможности.
Выполнение
Как правило, это самый длительный этап всего проекта, а также самый дорогостоящий. Здесь важно следить за тем, чтобы процессы шли непрерывно, участники проекта были вовлечены в работу и реагировать на риски. В ходе предыдущих двух стадий вы уже собрали команду, которая будет реализовывать проект. О том, как добавлять в этот микс новых сотрудников, мы рассказывали в другой статье.
Всего на этом этапе 10 процессов, среди них:
- Управление знаниями. В ходе работы могут и будут появляться инструкции, регламенты и документация по проекту. Важно фиксировать эту информацию так, чтобы у команды был доступ к ней в любой момент. Для этого подойдет база знаний в Аспро.Cloud.
- Управление коммуникацией. Грамотная коммуникация — залог успешного проекта. В ходе работы могут возникать конфликты, поэтому руководителю важно знать, как их урегулировать. У нас в блоге уже выходила статья о том, как действовать в таких ситуациях.
- Развитие команды проекта. Хороший руководитель развивает своих сотрудников вместе с ходом проекта. Это помогает достигать лучших результатов.
- Проведение закупок. Важно, чтобы работа над проектом шла без задержек. Поэтому нельзя допустить нехватки ключевых ресурсов. Это грозит смещением сроков и незапланированным тратам.
Контроль за выполнением
Группа контролирующих процессов действуют на протяжении всего проекта. Важно следить за выполнением требований, качеством работы и расписанием. Всего в этой группе 12 процессов. Руководителю нужно всегда держать их в уме, поэтому мы подготовили плакат, который можно повесить перед глазами.
Само собой, одним мониторингом дело не обходится. В случае непредвиденных ситуаций важно уметь на них отреагировать и скорректировать ход проекта.
Завершение
Процесс здесь всего один — завершение проекта. Здесь ваш продукт, услуга, улучшение или информация уже готовы. Остается лишь передать заказчику. Но перед этим PMBoK рекомендует проверить:
- Соответствие изначальным целям. Их зафиксировали еще на ранних этапах, нужно сравнить, насколько техзадание совпадает с итоговым результатом. В ходе проекта могли произойти изменения, поэтому важно быть готовым объяснить клиенту эти расхождения.
- Каналы доставки заказчику. Важно, чтобы клиент все же получил продукт в том же виде, что у вас на руках. В зависимости от целей проекта, каналы доставки могут быть свои.
Также на этом этапе заключают все завершающие документы, подписывают акты проделанных работ, оплачивают счета, сверяют финансы и отчеты.
Чем мы занимаемся?
- Пишем полезные материалы в Дзен (:
