Внедрение электронного документооборота (ЭДО) сейчас является одним из наиболее простых способов оптимизации бизнес-процессов: ЭДО упрощает сдачу отчётности, ускоряет внутренний и внешний обмен документами, позволяет участвовать в электронных аукционах, работать с маркировкой.
Для чего внедряют ЭДО?
ЭДО представляет собой систему автоматизированных процессов обработки электронных документов, которая реализует концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом в этой системе является электронный документ в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Внедрение электронного документооборота возможно в самых разных областях — от телекома до нефтегазовой отрасли. И в каждом случае ЭДО позволяет:
✅ Автоматизировать обмен документами. Передача, согласование, подписание — все операции происходят онлайн.
✅ Сократить расходы на делопроизводство. Документы не нужно распечатывать и отправлять с курьером или по почте. Электронный документ получатель видит через несколько секунд после отправления, может его мгновенно согласовать, подписать и вернуть отправителю.
✅ Повысить прозрачность работы внутри компании. Все документы находятся в единой базе, и есть возможность контролировать их статус на протяжении всего маршрута.
✅ Оптимизировать внутренние коммуникации. Электронный документооборот помогает ускорить и упростить обмен документами между сотрудниками.
✅ Упростить работу бухгалтерии. Сотрудникам бухгалтерии не нужно вести архивы бумажных первичных документов и отчётов.
✅ Сократить риски потери и порчи документов. В отличие от бумажных, цифровые документы невозможно потерять или повредить при отправке. В «облаке» их найти гораздо быстрее, чем в стандартном архиве при бумажном делопроизводстве, даже при наличии минимальной информации.
Таким образом, внедрив ЭДО, компания начинает:
✅ Экономить деньги — сводятся к минимуму затраты на бумагу, печать и логистику.
✅ Быстрее обмениваться документами с контрагентами: отправить, согласовать и подписать документ — дело нескольких минут.
✅ Тратить меньше времени на обработку документов — в среднем сотрудники создают и обрабатывают документы на 70 % быстрее.
✅ Работать лучше и эффективнее — производительность сотрудников в связи с сокращением объёма рутинной работы с бумагой и оптимизацией процессов обмена и согласования возрастает в среднем на 30 %.
Как переходить на электронный документооборот?
Многим компаниям удобно переводить документы в «цифру» постепенно. А специальные сервисы позволяют автоматизировать и оптимизировать документооборот по конкретным направлениям с учётом групп документов. Например:
- автоматизировать обмен финансовой, коммерческой, логистической документацией с партнёрами можно с помощью СФЕРА EDI;
- перевести кадровые документы в «цифру» поможет сервис КЭДО.
Подключение к любому из этих сервисов — важный шаг к цифровой трансформации и росту бизнеса.
Новости и инсайды о цифровизации бизнеса в России ежедневно читайте в Telegram-канале СберКорус.
