6 бизнес-процессов, которые упрощает электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) сейчас является одним из наиболее простых способов оптимизации бизнес-процессов: ЭДО упрощает сдачу отчётности, ускоряет внутренний и внешний обмен документами, позволяет участвовать в электронных аукционах, работать с маркировкой.

Ускорить подписание документов с нескольких недель до пары секунд? Электронный документооборот умеет и это.

Для чего внедряют ЭДО?

ЭДО представляет собой систему автоматизированных процессов обработки электронных документов, которая реализует концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом в этой системе является электронный документ в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота возможно в самых разных областях — от телекома до нефтегазовой отрасли. И в каждом случае ЭДО позволяет:

✅ Автоматизировать обмен документами. Передача, согласование, подписание — все операции происходят онлайн.

✅ Сократить расходы на делопроизводство. Документы не нужно распечатывать и отправлять с курьером или по почте. Электронный документ получатель видит через несколько секунд после отправления, может его мгновенно согласовать, подписать и вернуть отправителю.

✅ Повысить прозрачность работы внутри компании. Все документы находятся в единой базе, и есть возможность контролировать их статус на протяжении всего маршрута.

✅ Оптимизировать внутренние коммуникации. Электронный документооборот помогает ускорить и упростить обмен документами между сотрудниками.

✅ Упростить работу бухгалтерии. Сотрудникам бухгалтерии не нужно вести архивы бумажных первичных документов и отчётов.

✅ Сократить риски потери и порчи документов. В отличие от бумажных, цифровые документы невозможно потерять или повредить при отправке. В «облаке» их найти гораздо быстрее, чем в стандартном архиве при бумажном делопроизводстве, даже при наличии минимальной информации.

Таким образом, внедрив ЭДО, компания начинает:

✅ Экономить деньги — сводятся к минимуму затраты на бумагу, печать и логистику.

✅ Быстрее обмениваться документами с контрагентами: отправить, согласовать и подписать документ — дело нескольких минут.

✅ Тратить меньше времени на обработку документов — в среднем сотрудники создают и обрабатывают документы на 70 % быстрее.

✅ Работать лучше и эффективнее — производительность сотрудников в связи с сокращением объёма рутинной работы с бумагой и оптимизацией процессов обмена и согласования возрастает в среднем на 30 %.

Как переходить на электронный документооборот?

Многим компаниям удобно переводить документы в «цифру» постепенно. А специальные сервисы позволяют автоматизировать и оптимизировать документооборот по конкретным направлениям с учётом групп документов. Например:

• организовать юридически значимый электронный документооборот помогает СФЕРА Курьер;
• автоматизировать обмен финансовой, коммерческой, логистической документацией с партнёрами можно с помощью СФЕРА EDI;
• удобное решение для документооборота с физлицами и самозанятыми — сервис «Подписант»;
• сдавать отчётность в электронном виде в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат позволяет СФЕРА Отчётность;
• перевести кадровые документы в «цифру» поможет сервис КЭДО.

Подключение к любому из этих сервисов — важный шаг к цифровой трансформации и росту бизнеса.

Новости и инсайды о цифровизации бизнеса в России ежедневно читайте в Telegram-канале СберКорус.