Планерки, оперативные совещания и мозговые штурмы в одних компаниях проходят четко, слаженно и результативно, в других считаются потерей времени и сил.
Сегодня с экспертами Высшей медицинской школы поговорим о том, как правильно проводить совещания. Насколько часто, как долго, с кем и о чем говорить?
Правила успешных совещаний
Рабочие совещания нужны. Они позволяют:
- Координировать работу сотрудников;
- Четко обозначить цели и планы;
- Спланировать стратегию и выбрать методы действий;
- Поделиться опытом;
- Назначить ответственных и выслушать отчеты;
- Узнать, что думают о происходящих переменах сами сотрудники;
- Познакомить персонал с новичками.
Эти и множество других рабочих вопросов можно обсуждать и решать на совещаниях.
Ниже базовые правила, чтобы продуктивное общение не перешло в дружеские посиделки, пустую трату времени и не стало местом, где разгорится конфликт.
Планируя рабочую встречу с коллективом (неважно, это будет 2-3 сотрудника или весь штат), нужно ответить на основные вопросы:
- Зачем?
Здесь не подойдут принципы «а поговорить…» и «просто для укрепления командного духа». Собирая совещание, определяем цели, продумываем возможные варианты решения, возражения.
- Кто участвует?
Приглашаем тех, кто причастен к целям совещания. Остальные остаются на своих местах.
- Какой формат?
Среди базовых форм совещания: встреча для информирования сотрудников о чем-то, совещание для принятия общего решения, подведение итогов. Верно выбрав формат общения, можно поддержать вовлеченность сотрудников и быстрее добиться выполнения запланированного.
- Где?
Нужно найти помещение, где людям и спикеру будет удобно. Это должно быть не проходное помещение, с нужным количеством мест и техникой (если она нужна).
- Когда и сколько?
Оптимальное время собрания – через час после начала работы или после обеда. В это время сотрудники успеют спокойно подготовиться и войти в работоспособное состояние. До работы и после лучше не задерживаться, у всех еще (или уже) недостаточно деловой настрой.
Предполагаемую длительность встречи стоит разделить так:
- 60% на обсуждение дел;
- 20% на вопросы, возражения, мнения коллектива;
- 20% на перерывы, если планируется долгое совещание.
Оптимальное время – 30-60 минут. Максимум – 2,5 часа (и то с перерывом). Это связано с тем, что память, внимание и мыслительные процессы притупляются у человека через 30-40 минут.
План и итоги
Расскажите участникам в самом начале повестку. В конце подведите итоги (можно сделать это письменно в протоколе заседания), чтобы позже опираться на принятые решения в действиях.
Составлять повестку совещания можно по модели «Колокол Джона Е. Тропмана»:
Согласно ей, активность участников постепенно нарастает, позже – уменьшается. Значит, самые сложные вопросы планируем обсудить в середине встречи.
Возможные ошибки
Между успехом и неудачей тонкая грань. Наиболее частые:
- Нет конечной цели. Она должна быть не в процессе, а в результате. То есть говорим не «подумать о возможных решениях», а «найти решения», не «обсудить работу», а «поставить задачи, выбрать ответственных и исполнителей»;
- Неправильная цель. Не стоит надеяться, что если директор собирает и «воспитывает» персонал по несколько часов в неделю, у людей возрастет компетентность, мотивация, и снизятся ошибки. Для этого намного больше подошли бы другие форматы работы – тренинг, мотивационная программа;
- Неподготовленность. Нет наглядных материалов, фактов;
- Нет границ. Не запланирована продолжительность встречи.
Лайфхаки о том, как провести совещание от ТОП-компаний мира
Вот, как это работает у них:
- Apple и Google приглашают только экспертов в обсуждаемом вопросе;
- Неписаное правило Google – подкреплять свои слова проверенными фактами и цифрами;
- У Apple назначается ответственный сотрудник по каждому пункту повестки. Он может делать доклад, подводить итог и, главное, отвечает за выполнение принятого решения;
- В Mail.ru проходят ежедневные планерки по 15 минут. Участвовать может любой сотрудник, независимо от отдела и должности. Цель такого широкого привлечения персонала – дать возможность лучше понять коллег и генерировать как можно больше креативных идей.
Почему организовать и провести совещание может быть сложно? Искусству работы с командой учат на специальных программах и специальностях в ВУЗах. Но чаще бывает так, что руководителем становится простой, но успешный в работе сотрудник. Он профессионал в своем деле, но часто не знает, что и как делать. Заменить его человеком со стороны без опыта работы и профильных знаний не всегда возможно. Да и не нужно – куда проще освоить базовые знания успешного управленца.
В этом и поможет тренинг «Проведение эффективных совещаний» Высшей медицинской школы. Один день и практическая отработка позволят познакомиться с основными правилами, алгоритмами и техниками. Проводить собрания и работать с коллективом станет проще.
Хотите подать заявку на участие, узнать больше о программе или других тренингах – звоните: +7 (495) 023-61-62.
Найдем эффективные решения вместе!
