Владельцы магазинов на первом этапе бизнеса пытаются сэкономить, выбирая для складского учета бесплатно программу Excel. В статье расскажем о шаблонах для учета товара в Эксель и предложим более интересный бесплатный вариант для товароучета в магазине, чем стандартный софт.
Кому могут помочь электронные таблицы
Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.
Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).
Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” - вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.
Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.
Ведь у Excel есть недостатки: главный - нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную).
Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предпринимателю лучше использовать программу для товароучета, подключенную к кассе (как "Бизнес.Ру" ).
При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:
- можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в Excel бесплатно;
- также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);
- можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).
Как вести складской учет в Excel?
Для ведения складского учета в Excel данные о продажах фиксируются вручную в тетрадку при покупке, а затем вечером, после закрытия магазина проданный товар находят в таблице и количество проданного отмечается.
Таким же образом таблицу обновляют при поступлении товара.
Складской учет в Excel: особенности
Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:
- можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;
- нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;
- нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;
- не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.
Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница - сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.
Рекомендации внедрения складского учета в Excel
Для товароучета в Excel можно использовать готовые шаблоны. Их можно разработать самостоятельно.
Кроме того, необходимо учесть ряд рекомендаций для подготовки к учету товаров в “Эксель”.
- Перед внедрением учета надо провести инвентаризацию, чтобы определить точное количество остатков товара.
Почему лучше и как сделать ночную инвентаризацию >> - Аккуратно, соблюдая внимательность к деталям, внести данные о товаре - название, артикул. Если речь о продовольственных товарах, то следует сделать в таблице “Эксель” графу “срок годности”.
- Учитывать отгрузку товара надо не раньше, чем он поступил на склад. Хронология операций по складу важна, так как иначе может исказиться аналитика и итоговые графики поступлений и продаж в месяце.
- Если вы работаете с несколькими поставщиками, необходимо сделать страницы со справочными данными.
- Важна дополнительная информация в таблице - данные об экспедиторе или менеджере, у которого делался заказ, может спасти ситуацию, если появилась проблема с заказом.
Первый этап учета склада в Excel - заполнение данных о товаре и формирование столбцов в таблице - может потребовать существенного времени, от трех часов до недели. Все зависит от количества товаров в магазине и ваших навыков работы с таблицами.
Структура Excel-шаблона для аналитики продаж
Самое важное для учета товаров в Эксель - подобрать удобный шаблон для занесения данных.
Например, шаблон таблиц продаж может иметь следующие графы:
- название товара;
- артикул;
- единицы;
- количество на складе;
- цена;
- сумма.
Для удобства аналитики необходимо делать новую страницу (Лист) на каждый месяц. Таблица для учета продаж отличается от той, что необходима для складского учета.
Таблица Excel «Складской учет»
Структура шаблона Excel для складского учета должна включать следующие разделы:
1. Артикул - берется по данным производителя, нужен для быстрого поиска товара в списке.
2. Наименование товара. Название товара и краткая характеристика. Например:
- платье “Анфиса” синее;
- платье “Анфиса” красное с цветами;
- сарафан джинсовый мини синий.
Наименование можно придумать самостоятельно или же взять то, что есть у производителя в описании.
3. Единицы измерения. Обычно это штуки, но могут быть погонные метры, кубометры, килограммы и т.д.
4. Остатки (доступно, осталось, бронь - если бронирование товара поощряется).
5. Цена (два столбца - цена продажи и цена покупки).
6. Поставщик.
Кроме того, можно делать и другие столбцы:
- предзаказ (если между заказом товара у поставщика и привозом к вам на склад проходит много времени);
- постоянный покупатель (для выделения постоянных клиентов и назначении им скидки или предоставление особого предложения);
- номер скидки (если при продаже был предъявлен купон и т.д.).
