Простите за некачественный рисунок - это просто скрин из советского мультика про Золотую Антилопу.
Я хочу поговорить сейчас об избыточности требований. На реальном примере из своей практики. Как и султан требовал больше золота, а в итоге им и захлебнулся, когда золото превратилось в черепки. Полезная практика!
Нормальный СМК-шник никогда не будет предъявлять избыточные требования к какому-то процессу. Обычно, этим занимаются "эффективные менеджеры". Задача любого человека, который курирует СМК - это как раз упрощение процессов до той степени, когда они становятся крайне понятными и по возможности простыми для исполнителей, не нарушая при этом законодательство.
Давайте рассмотрим пример из моей практики.
Ситуация: Человек уходит в отпуск. На его место на это время назначается заместитель. Оформляется замещение докладной запиской на имя директора, в которой указываются:
- Срок замещения
- Согласие другого работника на замещение
- Доплаты за совмещения
На основании докладной записки на имя директора выпускается приказ по Обществу, а, следом, дополнительное соглашение к трудовому договору замещающего работника, в котором указаны срок исполнения дополнительных обязанностей, объем дополнительно испоняемых обязанностей и размер доплаты за это.
Кто не в курсе - см. статьи 60.2 и 151 ТК РФ.
Вопрос, кто должен подписать данную докладную записку?
Логично же, что подписать должен начальник подразделения, т.к. только он может подавать докладные записки руководителю Организации.
Хотя, автор, бывало, в должности инженера, подавал докладные записки директору без согласования с начальником. Что и послужило поводом для организации отдела менеджмента качества отдельно от ОТК предприятия, об этом я напишу еще.
Второй подписант, который должен быть - это работник, который согласен замещать, см. статью 60.2 ТК РФ.
Третий подписант - руководитель структурного подразделения, которое курирует вопросы труда и оплаты - это же логично?
Кто нам еще нужен? Да, собственно, никто больше на данном этапе.
Помним, будет выпущен приказ, оформлено доп. соглашение... Их согласуют уже бухгалтерия, безопасность и т.д.
А теперь про избыточность.
На одном предприятии придумали согласовывать докладные записки о возложении обязанностей на время отсутствия основного работника с целой группой лиц:
- зам. директора
- главный инженер
- начальник экономической службы
- начальник юридического отдела
- и кто-то еще
У меня, как у начальника отдела, возникает вопрос, если я пишу докладную на то, что у меня сотрудник уходит в отпуск, и его будет замещать другой сотрудник отдела - нахрен мне эти согласования, если я получил согласие замещающего сотрудника? Что они решают? И главное, на что никогда не будет ответа:
Согласование документа налагает определенную ответственность на того, кто поставил подпись. Какой объем ответственности у тех, кто согласует назначение МОЕГО сотрудника заместителем МОЕГО же сотрудника? Зачем они мне нужны, согласователи эти?
Это просто пример управленческого кретинизма (пример из образования, я работал там, поверьте, все так!)
Вот таких примеров надо избегать везде.
Согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2015:
7.5.1 Общие положения
Система менеджмента качества организации должна включать:
<....>
b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
Примечание - Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности работников.
Выводы:
1. Не надо ничего усложнять без необходимости. Показанный пример будет решен в данной организации. Но это снова затраты времени. Отличный пример, когда недальновидное решение руководства приводит к неоправданным тратам времени работников. Собери, поди, эти подписи, особенно если между зданиями расстояние - километр!
2. СМК-шник вполне может прийти к директору и рассказать, что какая-то практика порочна. Не убедит - ну и ладно. А если убедит - то лучше на руках иметь проект приказа по Организации. Вы же сами себе сбережете время.
3. На решение таких вопросов лучше всего собирать совещание. Где все смогут высказаться, а директор примет взвешенное решение, основанное на фактах, как обычно, ГОСТ Р ИСО 9001-2015:
8.5.1 Управление производством продукции и предоставлением услуг
Организация должна осуществлять производство продукции и предоставление услуг в управляемых условиях.
Управляемые условия должны включать в себя, насколько это применимо:
<...>
g) выполнение действий с целью предотвращения ошибок, связанных с человеческим фактором;
4. Для каждого своего производства вы сможете провети аналогии сами.
Сегодня вот так, продолжение следует!