Во время изоляции и на первое время после нее многим компаниям пришлось попросить сотрудников работать дистанционно. Менеджеры по продажам, ассистенты и бухгалтеры почти за одну ночь стали удаленным работниками. Как переговоры и общение, так и совещания с отчетами перетекли в онлайн.
Мы уже привыкли через интернет разговаривать друг с другом, оплачивать счета или записываться к врачу, но совсем другое дело – контролировать работу менеджеров, дизайнеров или программистов вне офиса так, чтобы никто не «выпадал» из рабочего процесса, все оставались на связи и продолжали эффективно трудиться. Для этого нужны хороший интернет и надежная телефонная связь, а также вовлеченность сотрудников.
В этой статье вместе со специалистами компании «Телфин» рассказываем, как распределить обязанности между теми, кто остался в офисе, и удаленными сотрудниками, а также наладить хорошую связь и помочь им оставаться продуктивными.
Что важно учесть при переводе сотрудников на удаленную работу
Руководители должны понимать, что переводить сотрудников на дистанционную работу можно только с их личного согласия – для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если работник против перехода на удаленку, заставить его нельзя.
Обязанности и рабочее время сотрудника остаются такими же, поэтому он должен организовать себе полноценное рабочее место, надежную связь с коллегами по интернету и телефону и подключение к CRM-системе.
Кого можно перевести на удаленную работу
Полноценно работать на удаленке без потери эффективности могут специалисты колл-центра, секретари и менеджеры отдела продаж, которые занимаются общением с клиентами, работой с документами и отправкой отчетов или презентаций. Дизайнеры сайтов или SMM-специалисты также могут выполнять свои обязанности удаленно. Им нужно в течение дня ставить задачи по написанию постов, дизайну баннеров или проработке элементов сайта, а ближе к вечеру или на утреннем созвоне обсуждать результаты работы.
Перевести на удаленку можно и ответственных людей, которые умеют четко следовать поставленным задачам, например, юриста или директора по персоналу. Еще на дистанционной работе хорошо чувствуют себя сотрудники, которые до этого какую-то часть задач уже выполняли из дома. Например, программисты, закупщики товаров и копирайтеры.
Кого точно не получится перевести на удаленку
Если менеджеров среднего звена еще можно переводить на внеофисную работу, то начальника отдела продаж, директора по маркетингу или исполнительного директора компании точно не стоит. Это может привести к проблемам с управлением сотрудниками, сложностям в ведении переговоров и сокращению прибыли.
Как настроить работу сотрудников из дома
Чтобы компании работали удаленно так же эффективно, как в офисе, есть множество специальных сервисов и программ. Одни фиксируют рабочее время, другие – выполненные задачи.
Сотрудники могут работать через удаленный рабочий стол: подключаться с личного компьютера к общему серверу и выполнять задачи в единой системе со всеми документами и доступами. Такая система называется CRM. На внутреннем портале компании могут лежать папки с документами, фото, видео и отчеты. Всегда видно, с чем какой сотрудник работает. К такой CRM-системе можно подключить и сервис интеграции виртуальной телефонной станции.
Если поступает входящий звонок от клиента, она тут же соединяет его с нужным менеджером, например, по продажам запчастей или сервисных услуг. Не нужно заставлять человека ждать, пока секретарь примет звонок, а потом вручную переведет на специалиста. К тому же вы точно успеете ответить на все звонки и не упустите потенциального покупателя.
Виртуальная АТС заранее знает, кто чем занимается, и сразу переключает на нужного человека, даже если он работает из дома, или находится у себя на даче. К тому же она автоматически сохраняет все контакты в клиентскую базу и помогает составлять расписание и нагрузку для операторов на день.
Если нужно организовать общее совещание, для качественной связи без обрывов, а также хорошего звука и видео воспользуйтесь сервисом для видеоконференций от «Телфин». С ним работа будет удобной, почти как в офисе, независимо от того, как далеко друг от друга находятся сотрудники. По времени и числу участников нет никаких ограничений, и при этом на сайте можно даже не регистрироваться.
А если у работников свободный график, и они выполняют свои задачи за день или два, стоит воспользоваться сервисом по организации виртуального офиса со всеми сотрудниками, чтобы никто из них потерялся. С одной стороны, они будут видеть друг друга в онлайне, а с другой, у них перед глазами будет пул задач, которые нужно выполнить, поэтому заниматься вместо работы чем-то другим не получится.
Чек-лист, как сохранить продуктивность удаленных сотрудников
На удаленке сотрудникам не нужно вставать по будильнику и толкаться в переполненном транспорте, а при легкой простуде можно не брать больничный и спокойно работать, не чихая в офисе на коллег.
Руководитель экономит на аренде помещения, не ходит и не следит за перекурами и работой каждого. При этом снижаются затраты на обеды, канцелярию и электричество, а при интеграции всех отчетов удаленных сотрудников с CRM понятно, как выполняются задачи.
Мы составили чек-лист из советов, как правильно организовать удаленную работу для сотрудников:
- Создайте виртуальный офис, чтобы объединить удаленных и офисных сотрудников в едином виртуальном пространстве. Все работники будут видеть свои задачи и нагрузку коллег, смогут написать друг другу или позвонить и обсудить рабочие процессы.
- Подключите видеосвязь, по которой сотрудники смогут общаться друг с другом, улаживать сложные вопросы и не чувствовать себя оторванными от коллектива.
- Установите виртуальную АТС, с которой звонки доходят до нужных сотрудников автоматически, а все данные по ним поступают в клиентскую базу.
- Создайте в Excel календарь задач по отделам. Следите за их выполнением при помощи виртуальной АТС и CRM, чтобы контролировать продуктивность сотрудников, выполнение плана продаж или переговоры по сделке.
Если хотите сэкономить на аренде и сократить затраты на сотрудников, задумайтесь об организации удаленной работы. Простые и эффективные решения вы найдете у компании «Телфин», которая предлагает сервисы для простого и быстрого создания полноценного виртуального офиса.
Подключить виртуальную АТС можно за один день:
Заполните форму ниже и дождитесь звонка менеджера, который уточнит все детали и ответит на дополнительные вопросы. Это бесплатно и ни к чему не обязывает. Пользуйтесь почти сразу – специалисты подключат телефонию за один день.
